Zamiana korespondencji papierowej na cyfrową — taki cel przyświecał wdrożeniu, jakie Comarch przeprowadził w zakładach opieki zdrowotnej podległych samorządowi województwa łódzkiego.
Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) ma zapewnić tym placówkom większe bezpieczeństwo przez ograniczenie dostępu nieupoważnionych osób do dokumentacji i zmniejszenie kosztów wydruków. Swoją administrację usprawnił także Uniwersytet Rolniczy im. Hugona Kołłątaja w Krakowie dzięki wdrożeniu Simple.Edu — system pozwala uczelni lepiej zarządzać m.in. danymi osobowymi, umowami cywilnoprawnymi.
Więcej niż oszczędności
Elektroniczny obieg dokumentów to przyszłość przedsiębiorstw, urzędów, organizacji, jednostek medycznych i szkół. Nawet kadra kierownicza w małych i średnich firmach przekonała się już do tych systemów. Chęć ich wdrożenia w tym roku zadeklarowało 43 proc. menedżerów ankietowanych przez spółkę Quocirca.
Takie firmy wydają na druk średnio 15 proc. budżetu IT. Głównymi problemami są dla nich kontrola kosztów (51 proc.), niezawodność urządzeń (40 proc.), zmniejszenie zużycia papieru (35 proc.) i zarządzanie materiałami eksploatacyjnymi (32 proc.). Wprowadzenie cyfrowych rozwiązań ma wyeliminować te dolegliwości.
— Trzy czwarte przedstawicieli biznesu i administracji publicznej, ankietowanych przez KPMG, stwierdziło, że ich instytucje kontrolują koszty druku. Ale to tylko deklaracje: aż 80-90 proc. decydentów nie ma pojęcia, ile pieniędzy przeznaczają na produkcję dokumentów w miesiącu, kwartale czy roku — tłumaczy Michał Czeredys, prezes spółki Arcus.
Gdyby zaczęli tą dziedziną zarządzać, mogliby rocznie zaoszczędzić nawet kilkaset złotych w przeliczeniu na pracownika. Jednym z najważniejszych argumentów przemawiających za EOD jest jednak potrzeba usprawnienia działań administracyjnych. Większa część wiedzy (niektóre źródła wskazują, że 80 proc.) znajduje się właśnie w dokumentach, a ich wyszukiwanie, przetwarzanie i zatwierdzanie to często główna część obowiązków pracowników biurowych. Warto ich odciążyć, by mieli czas i siły na bardziej twórcze działania.
— Łatwy dostęp do informacji zawartych w umowach, teczkach personalnych czy raportachpozwala szefom różnych działów, np. finansowych, sprzedażowych czy kadrowych, podejmować szybsze i lepsze decyzje — podkreśla Michał Czeredys. Maciej Nuckowski, dyrektor działu usług w Xerox Polska, zwraca uwagę, że integracja fizycznego i cyfrowego obiegu dokumentów zwiększa bezpieczeństwo informatyczne przedsiębiorstwa.
— Brak zarządzania dokumentacją sprawia, że dane biznesowe pojawiają się czasem w tak wielu miejscach i formatach, że kontrola nad nimi staje się niemal niemożliwa. Koordynacja i uporządkowanie procedur w tej dziedzinie to skuteczna ochrona przed takimi komplikacjami — zapewnia dyrektor Nuckowski.
A może outsourcing?
Czy małych i średnich przedsiębiorców do wdrożeń EOD nie zniechęcają koszty? Na szczęście na takie innowacje może sobie pozwolić coraz więcej firm. Usługowy model IT znacznie obniżył tzw. barierę wejścia.
— Do tej pory najpowszechniejszy był zakup stałych licencji. Teraz coraz częściej są to subskrypcje, czyli klient płaci za to, czego faktycznie używa i co akurat jest mu potrzebne — wyjaśnia Aneta Waszkiewicz, dyrektor zarządzający segmentem małych i średnich firm w Sage. Nie każda firma ma dość zasobów kadrowych i technologicznych, aby sama mogła zarządzać drukiem i obiegiem dokumentów. Nadzieja w partnerach zewnętrznych, którzy zajmując się tymi sprawami, pozwalają klientowi koncentrować się na jego podstawowej działalności.
— Przedsiębiorstwa wahają się, czy skorzystać z outsourcingu. Nie chcą, by ktokolwiek spoza firmy miał dostęp do ich informacji finansowych, dokumentów, umów, akt, danych o klientach. W razie ich wycieku straciłyby wiarygodność. Ale obawy zwykle nie mają odzwierciedlenia w rzeczywistości — uspokaja prezes Czeredys.
Na potwierdzenie pokazuje badania, według których ponad 80 proc. wycieków danych wynika z błędów lub nieodpowiedzialności pracowników, a nie z działań dostawców usługi. Outsoucerzy mają silną motywację, by postępować uczciwie: w razie utraty wrażliwych informacji płacą wielotysięczne lub wielomilionowe kary przewidziane w kontraktach. Na taką stratę nie mogą sobie pozwolić.