Funkcjonalności związane z charakterem działalności prowadzonej przez firmę stają się coraz bardziej złożone i rozbudowane.
Firmy zajmujące się obrotem wierzytelnościami zazwyczaj przetwarzają bardzo dużą ilość informacji. Jedna transakcja kupna-sprzedaży może opiewać nawet na kilkaset pozycji (np. przeterminowanych należności). W natłoku takich informacji nie istnieje fizyczna możliwość funkcjonowania firmy bez odpowiedniego zaplecza informatycznego (infrastruktury komputerowej i oprogramowania).
Od podstaw lub z półki
O ile oczywiste wydaje się używanie przez takie firmy programów finansowo-księgowych czy standardowego pakietu biurowego, tyle należy uświadomić sobie fakt korzystania przez pracowników tych firm ze specjalistycznego oprogramowania.
Może ono być kupione „z półki” i później dostosowane (jak np. oferuje firma Kambit z Piotrkowa Trybunalskiego) lub napisane od podstaw przez jedną z firm informatycznych dla konkretnej firmy windykacyjnej (na takie rozwiązanie zdecydowała się firma GPM Vindexus z Warszawy).
Systemy takie przede wszystkim służą do ewidencji posiadanych wierzytelności oraz monitorowania stanu postępowania prawnego i komorniczego. Ponadto umożliwiają śledzenie terminów przedawnień, płatności i rozpraw sądowych itp. Zazwyczaj zaprogramowane są też funkcje wspierające korespondencję z kontrahentami, a także zarządzanie obciążeniem pracowników danej instytucji finansowej.
W większości przypadków takie specjalistyczne oprogramowanie współpracuje z modułem finansowo-księgowym działającym w danej firmie windykacyjnej. Umożliwia to zintegrowane zarządzanie przelewami, gotówką, a także ułatwia wystawianie faktur i rozliczanie kosztów, co w konsekwencji umożliwia badanie rentowności poszczególnych wierzytelności.
Archiwum w dysku
Inny problem to zarządzanie obiegiem dokumentów w takich firmach. Normą jest codzienna olbrzymia korespondencja z dłużnikami, sądami czy też wierzycielami oraz przechowywanie różnych innych dokumentów niezbędnych do prowadzenia działalności gospodarczej. Aby zapobiec gromadzeniu papierowej dokumentacji można zlecić przechowywanie tego firmie zajmującej się archiwizacją danych (np. Stowarzyszeniu Archiwistów Polskich) lub wdrożyć system elektronicznego archiwizowania dokumentów (np. Komputerowe Archiwum Dokumentów firmy SoftHard z Płocka lub System Zarządzania Dokumentami firmy Decsoft z Warszawy).
Elektroniczne systemy archiwizacji dokumentów umożliwiają składowanie i przede wszystkim szybkie wyszukiwanie danych według różnych kryteriów. Umożliwiają zaoszczędzenie przestrzeni biurowej, a także skrócenie czasu odszukiwania dokumentu. Należy pamiętać, że wszystkie systemy informatyczne umożliwiają nadawanie uprawnień, tak by konkretny pracownik miał dostęp tylko do tych dokumentów, które są mu niezbędne do pracy.
Własnymi siłami
Bardzo interesujące i nowatorskie rozwiązanie wybrała firma Euler Hermes będąca liderem na rynku ubezpieczeń i windykacji należności. Całe oprogramowanie zostało napisane siłami własnego zespołu programistów. Oprócz oprogramowania do ewidencji wierzytelności i stworzenia elektronicznej teczki z dokumentami (dla każdego klienta) powstały moduły umożliwiające badanie ryzyka ubezpieczeniowego oraz stworzono własną wywiadownię gospodarczą (w tym własny rating firm), a aktualnie prowadzone są prace nad zintegrowaniem systemu z produktem typu GIS (System Informacji Geograficznej) firmy Emapa z Łodzi. Część systemu jest dostępna dla pracowników, a część (przez internet i e-mail) dla kontrahentów i wierzycieli (których długi są odzyskiwane przez firmę Euler Hermes). Oczywiście dostęp do danych jest chroniony prawem dostępu i certyfikatem, by każdy użytkownik miał wgląd tylko do swoich wierzytelności. Natomiast pracownicy firmy będący w terenie komunikują się z centralą za pośrednictwem GPRS, a w niedługim czasie UMTS. Tak rozbudowany system umożliwia podejmowanie lepszych decyzji biznesowych w krótszym czasie i zapewnia podniesienie poziomu obsługi klientów.
Biorąc pod uwagę koszty, stworzenie systemu dla firmy windykacyjnej nie jest tanim przedsięwzięciem. Jest to jednak niezbędny wydatek. Planowane nakłady finansowe oczywiście można zmniejszać używając np. Linuxa (jak firma Euler Hermes) lub tańszych narzędzi, np. Microsoft Access (jeśli firma jest kilkunastoosobowa jak Vindexus).
Krzysztof Zegarowski, analityk departamentu informatyki w Allianz Polska
Procedury
Praktycznie nie można uzyskać krótszego niż 6 miesięcy czasu wdrożenia systemu ERP, obejmującego co najmniej zakres modułów finansowych, magazynowych i dystrybucyjnych. Ograniczenia te nie wynikają z nawału prac wdrożeniowych wykonywanych przez konsultantów, których nie da się przyspieszyć. Są one uwarunkowane koniecznością pełnego transferu wiedzy na przyszłych użytkowników systemu, tak, aby po uruchomieniu systemu byli oni zdolni do jego samodzielnej obsługi i rozwoju.
Transfer wiedzy występuje na każdym etapie wdrożenia. Jednak kluczowe są fazy parametryzacji i testów. Poza zagadnieniami czysto systemowymi takimi jak struktura oprogramowania, znaczenie określonych pól na ekranach, zrozumienie zależności w bazie danych nie mniej ważne stają się kwestie zrozumienia i zaprojektowania elementów pozasystemowych towarzyszących danemu procesowi biznesowemu. Czasami okazuje się, że w większych organizacjach wdrożenie w życie procedury opartej na wypełnieniu ręcznym nowego formularza (na przykład dla celów założenia w bazie danych nowego kontrahenta) urasta do rangi małego podprojektu trwającego wiele tygodni.
Marek Wojtachnia, partner Whitehouse Consulants