– Zarząd podjął decyzję o zbudowaniu planu transformacji data driven, który pokaże, co musimy zrobić, aby podnieść dojrzałość naszych procesów informacyjnych. W marcu 2020 r. uruchomiliśmy pierwsze prace projektowe w obszarze finansowym – wymienia Katarzyna Zdrojewska, information management officer w Ciech.
Z czasem transformacja objęła również produkcję, utrzymanie ruchu, monitorowanie efektywności energetycznej czy KPI w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Projekt cały czas się rozwija. Transformacja cyfrowa się nie kończy.
Cel: data driven
Jak to opisał Jarosław Romanowski, CFO w Grupie CIECH, celem procesu transformacji jest stworzenie organizacji, w której decyzje biznesowe opierają się na efektywnej analizie danych, a obszar raportowania zarządczego skupia się nie tyle na dostarczaniu danych, ile na sygnalizacji szans i ryzyk oraz prezentacji dynamicznych scenariuszy wspierających proces decyzyjny. Podkreślił, że tak właśnie rozumie ideę organizacji data driven.
W uproszczeniu można więc powiedzieć, że Ciechowi zależało na tym, by korzystając z danych (historycznych, finansowych, z produkcji, sprzedażowych, informujących o ponoszonych kosztach itd.), móc rozwijać swój biznes, prawidłowo monitorować, przewidywać, w którym kierunku powinien on ewoluować.
– Przyświeca nam jedna idea: chcemy się opierać na faktach przy podejmowaniu decyzji – tłumaczy Katarzyna Zdrojewska.
Istota problemu
Ciech to wielosegmentowa grupa kapitałowa, operująca na wielu rynkach, skupiająca różnego rodzaju spółki, w tym zagraniczne, prowadząca wielokierunkową działalność produkcyjną. Przy takiej skali biznesu dysponowanie aktualną, szybko dostępną informacją, jest kluczowe dla podejmowania trafnych decyzji zarządczych i operacyjnych.
Tymczasem firma posiadała wiele niezintegrowanych źródeł danych w wielu jednostkach biznesowych, a proces raportowania wymagał standaryzacji. Obszar raportowania zarządczego charakteryzowało manualne pozyskiwanie danych z business unitów, ręczna integracja danych w plikach Excel, a dostępność wiarygodnej informacji wymagała nieraz wielodniowego oczekiwania. Możliwości szczegółowej analizy danych były ograniczone, nie było jednego miejsca, w którym można by analizować wyniki pod różnymi kątami, stosując określone kryteria doboru danych. Nieefektywności w procesie pozyskiwania informacji skutkowały także ograniczonym zaufaniem co do ich rzetelności i aktualności.
Po drodze do celu
Do rozwiązania problemu Ciech znalazł partnera.
– PwC Polska pełniło funkcję doradczą podczas budowania nowej strategii. Oprócz tego, że jesteśmy doradcą biznesowym, jesteśmy też doradcą technologicznym [zespoły technologiczne firmy liczą ponad 1,5 tys. osób w Polsce – przyp. red.], czyli patrzymy na spółkę, na wyzwanie, z którym się mierzy, i oprócz budowania planu rozwiązania problemu pomagamy wdrożyć nowoczesną technologię w taki sposób, żeby prowadzone procesy były bardziej efektywne, a tym samym lepiej wspierały biznes. W ten sposób tworzymy rozwiązania biznesowe szyte na miarę – tłumaczy Marcin Makusak, partner w zespole Risk & Data Assurance PwC Polska.
W obszarze narzędziowym postawiono na rozwiązanie chmurowe Microsoft Synapse, czyli technologię służącą właśnie do czerpania wiedzy z dostępnych danych i ich korelacji, do analizy i wizualizacji informacji.
To, z czym musiał się na początku zmierzyć zespół projektowy, to fakt, iż procesy zarządzania danymi, jak również odpowiedzialność za jakość danych w Grupie CIECH nie były wystarczająco sprecyzowane. Organizacja dysponowała znacznym wolumenem danych, szczególnie operacyjnych, które w różnych obszarach w różnym zakresie podlegały analizie na potrzeby procesów decyzyjnych.
Kluczową rolę w tym procesie odegrało utworzenie w strukturach zarządczych CFO nowego obszaru biznesowego odpowiedzialnego za realizację strategii Data & Analytics. Od tego czasu strategia ta jest sukcesywnie wdrażana w kolejnych obszarach operacyjnych.
Postępowanie
Proces transformacji organizacji w stronę data driven nie jest realizowany metodyką z podziałem na fazy, które się zaczynają i kończą. Działania prowadzone są w tzw. metodyce zwinnej.
– Robimy to przyrostowo, dobudowujemy kolejne aplikacje informacyjne. Nie budujemy na samym początku dużego zakresu, koncentrujemy się na dostarczeniu wartości dla biznesu, a w kolejnych iteracjach rozbudowujemy te rozwiązania w odpowiedzi na kolejne potrzeby informacyjne. Sukcesywnie obejmujemy nowe obszary biznesowe – wyjaśnia Katarzyna Zdrojewska.
– Rozpoczęliśmy od naszych największych business unitów i kluczowych dla nich obszarów, w tej chwili rozwijamy nasze modele o kolejne business unity – dodaje Katarzyna Zdrojewska.
Transformacja wymagała realizacji działań równolegle w trzech obszarach:
– procesach zapewnienia informacji zarządczej na potrzeby podejmowania decyzji biznesowych,
– narzędzi do zaawansowanej analizy danych,
– kompetencji analitycznych w obszarze finansów, a przede wszystkim kontrolingu.
Powołano nową jednostkę organizacyjną skoncentrowaną na kompleksowym przeprowadzeniu transformacji data driven, W pierwszym strumieniu zidentyfikowano źródła danych, rozpoczęto proces uspójniania pojęć i definicji oraz pomiar jakości danych. W drugim rozpoczęto budowę środowiska analitycznego, które ma na celu konsolidację i przetwarzanie danych z wielu źródeł. Natomiast trzeci strumień to szkolenia zespołów analitycznych z wykorzystania nowoczesnych rozwiązań klasy business intelligence.
– Transformację data driven rozpoczęliśmy w bardzo trudnym momencie wybuchu pandemii COVID-19 i wysokiej niepewności co do tego, w jakim kierunku pójdzie gospodarka. Zdecydowaliśmy się zmodyfikować scenariusz transformacji, uwzględniając nie tylko ówczesny poziom dojrzałości informacyjnej, stopień cyfryzacji i kulturę organizacyjną, ale także szybko zmieniające się czynniki zewnętrzne oraz zupełnie nowe potrzeby informacyjne. Wybierając technologię, kierowaliśmy się tym, aby osiągnąć maksymalnie szybką adaptację biznesu do zmiany i stworzyć najlepsze warunki dla zespołów analitycznych do pracy z danymi – tłumaczy Katarzyna Zdrojewska.
Zwinne zarządzanie całą organizacją z wykorzystaniem danych jest nowym standardem. W czasach dużej zmienności czynników wpływających na funkcjonowanie biznesu dostępność danych na jeden klik, możliwość uszczegółowienia wyników czy raportowanie dzienne stanowią niezbędne wsparcie dla zarządzających. Transformacja cyfrowa w Grupie CIECH to idealne studium przypadku dla dużych organizacji, które zdecydowały się wykorzystać ogromny potencjał swoich danych do zbudowania środowiska opartego na koncepcji Data Driven Decision Making. Dzięki sprecyzowanej wizji oraz ogromnemu zaangażowaniu zarządu Ciech i wielu osób na różnych pozycjach, które dostrzegły użyteczność i skuteczność narzędzi Business Intelligence, transformacja, która rozpoczęła się od chęci usprawnienia raportowania zarządczego, zakończyła się sukcesem. Szybko ewoluowała w stronę wykorzystania ogromnego potencjału danych na różnych płaszczyznach decyzji zarządczych i operacyjnych.
Tworzenie kokpitu zarządczego
Wspólnie z ekspertami PwC z obszaru Data & Business Intelligence Ciech rozpoczął budowę chmurowego środowiska analitycznego, wykorzystując przy tym rozwiązania klasy BI oparte na platformie Microsoft Azure. Zbudowano kokpit zarządczy, tzw. TOP5 KPI dla kluczowych wskaźników biznesowych, dzięki któremu uzyskano uproszczony proces raportowania zarządczego, ograniczenie manualnych czynności w procesie raportowania przez zastosowanie centralnych wytycznych i automatyzacji, a finalnie skrócenie czasu raportowania.
Realizacja pierwszej części projektu, duża dynamika, kolejne efekty pracy zespołu Data & Analytics pozytywnie wpłynęły na poparcie innych obszarów organizacji dla projektu (buy in) i otworzyły perspektywę dalszych zmian w zakresie procesów i narzędzi.
Dane są paliwem cyfrowej transformacji. Przetwarzanie ogromnych zbiorów danych, a przede wszystkim ich umiejętne wykorzystanie pozwala firmom zwiększać efektywność i konkurencyjność. Ich analiza w czasie rzeczywistym jest możliwa dzięki innowacyjnym technologiom, takim jak chmura, na którą postawiła Grupa CIECH.
Efekty i potencjał na przyszłość
Zainicjowanie procesu transformacji opartego na narzędziach analitycznych na platformie Microsoft Azure, przy wykorzystaniu rozwiązań Power Platform, umożliwiło rozwój raportowania zarządczego na poziomie odpowiadającym potrzebom biznesu. Nastąpiło też przejście na bieżące monitorowanie kluczowych parametrów oraz raportowanie ich w dowolnych cyklach czasowych (dziennie/tygodniowo/miesięcznie). Ta zmiana pozwoliła obszarowi finansów na efektywne przekazywanie informacji decydentom. Analityka (do pojedynczej operacji gospodarczej) oraz dynamiczna prezentacja informacji, osiągnięte dzięki nowoczesnym narzędziom, wpłynęły na wzrost zaufania do danych.
– Po pół roku od uruchomienia projektu menedżerowie odpowiedzialni za kluczowe decyzje biznesowe dostali już pierwsze rozwiązania analityczne do podejmowania decyzji. Uruchomione zostały rozwiązania do monitorowania kluczowych wskaźników na poziomie grupy. W kolejnych miesiącach rada nadzorcza oraz zarząd grupy otrzymały dedykowane dashboardy, prezentujące zagregowane wskaźniki finansowe oraz kluczowe dane dotyczące bieżącej sprzedaży i produkcji – informuje Katarzyna Zdrojewska.
Dostęp do bieżącej informacji o sprzedaży i produkcji pozwala nam lepiej dopasowywać się do potrzeb naszych klientów – ułatwia ustalanie właściwych priorytetów i optymalizuje proces zarządzania marżą. Zbudowaliśmy transparentny proces zarządzania kosztami stałymi i daliśmy narzędzia naszym menedżerom do proaktywnego działania w kontekście założeń budżetowych i ich wpływu na wyniki spółki. Kombinacja tych czynników pozwala nam lepiej zarządzać rentownością naszych biznesów i zwiększać trafność prognozowanych wyników, ponieważ podejmujemy decyzje w warunkach głębszej wiedzy o przyczynach zaistniałych zdarzeń i większej przewidywalności przyszłości. Dodatkowo wszystkie informacje dostępne są w spójnej formie na tzw. one-click, co znacząco ułatwia wewnętrzną komunikację i skraca czas potrzebny na wyciągnięcie wniosków.
Obecnie nowoczesna analityka i dashboardy wykorzystywane są do monitorowania zleceń w zakresie utrzymania ruchu na kluczowych instalacjach, efektywności energetycznej czy KPI w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Trwają prace nad wykorzystaniem rozwiązań BI na potrzeby raportowania ESG. Transformacja się nie kończy.