Nawiązanie współpracy z profesjonalnym operatorem logistycznym prowadzi do uzyskania większej konkurencyjności na rynku. Jest to możliwe głównie przez obniżenie kosztów logistycznych, ich zmienność, poprawę jakości dostaw oraz uelastycznienie możliwości składowania, obsługi magazynowej i transportu. Dlatego też przed wybraniem usługodawcy — zewnętrznego operatora logistycznego — należy uważnie i dokładnie analizować rynek.
Po przeprowadzeniu wstępnej analizy finansowej, uwzględniającej wszystkie czynniki kosztotwórcze występujące w firmie, wskazane jest określenie grupy potencjalnych dostawców zewnętrznych usług logistycznych — renomowanych operatorów, dysponujących największym potencjałem i wolumenem obrotów, u których efekty synergii w procesie magazynowania, obsługi magazynowej i dystrybucji pozwalają na uzyskanie najniższych kosztów.
— W tym procesie pomocne będą publikacje w prasie fachowej oraz rankingi operatorów ogłaszane przez wiarygodne, niezależne źródła. Warto również skontaktować się z firmami, które już współpracują z operatorami, aby uzyskać ich rekomendacje — radzi Dariusz Walczak, wiceprezes zarządu Raben Logistics.
Poszukując odpowiedniego usługodawcy — operatora logistycznego — należy mieć wcześniej sprecyzowane potrzeby.
— Istotne jest to, czy usługobiorcę interesuje tylko pewna, specjalistyczna obsługa, np. przesyłki kurierskie, czy też usługa kompleksowa, tj. transport międzynarodowy i odprawy celne, magazynowanie wraz z całym pakietem usług dodatkowych oraz dystrybucja. Niemałe znaczenie ma również branża, w której działa potencjalny klient operatora. Dobrze jest dowiedzieć się, jakich innych klientów obsługuje i do jakich miejsc dostarcza towary. Kolejnym krokiem może być potwierdzenie referencji. Ważna jest zarówno opinia samego klienta, jak i odbiorców jego towarów — twierdzi Rafał Bochenek, dyrektor działu. sprzedaży w P&O Trans European Polska.
Pierwsze spotkanie z firmą logistyczną powinno służyć wzajemnemu poznaniu się oraz organizacji i określeniu dalszych kroków prowadzących do sformułowania ostatecznej oferty.
— Potencjalny klient, podając podstawowe informacje o swojej działalności, charakteryzując produkt, opisując wolumeny obrotu i obecny system dystrybucji oraz podając zasadnicze wymagania swojego rynku pozwoli określić operatorowi, czy jego infrastruktura, poziom technologiczny, doświadczenie, zakres świadczonych usług i jakość pozwolą przedstawić odpowiednią ofertę. Prezentacja możliwości operatora będzie dostosowana do specyfiki wymogów potencjalnego klienta. Następnie uzgodniony zostanie zakres i forma dalszego przekazania danych niezbędnych do kalkulacji projektu. Ich szczegółowość będzie zależeć od specyficznych wymogów dostawcy. Profesjonalizm potencjalnych partnerów zapewni zachowanie poufności informacji przez obydwie strony. Poufność jest podstawową zasadą działania renomowanego operatora świadczącego na co dzień usługi dla wielu klientów — mówi Dariusz Walczak.
Jak zaznacza Rafał Bochenek, niezmiernie istotne jest uwzględnienie zakresu usługi podczas przygotowań do pierwszej rozmowy z operatorem.
— Na przykład, aby otrzymać ofertę na przewozy w transporcie międzynarodowym, wystarczy dostarczyć wykaz relacji (z kodami pocztowymi), określić roczny wolumen dostaw, przedstawić informacje o sezonowości dostaw i specyficznych wymogach dotyczących ładunku, takich jak rejestracja, temperatura czy ubezpieczenie. Klient, który oczekuje kompleksowej usługi, najczęściej wypełnia kwestionariusz i załącza historyczne dane o przepływach magazynowych i wysyłkach — uzupełnia Rafał Bochenek.
Analizując oferty operatorów logistycznych, oprócz rzetelnego porównania kosztów, należy sprawdzić, czy operator będzie w stanie przejąć obsługę wolumenów klienta, czy jest wystarczająco elastyczny, aby skutecznie poradzić sobie np. z sezonowością sprzedaży, oraz czy rzeczywiście w okresach wzmożonej sprzedaży terminowość dostaw nie ulegnie pogorszeniu.
— Można sprawdzić, czy obecnie wybrany przez nas operator obsługuje firmy o podobnym do naszego profilu i czy owe przedsiębiorstwa są zadowolone ze współpracy, oraz co jest równe waźne, czy obietnice składane w ofercie przekładają się na rzeczywistość — mówi Dariusz Walczak.
Oferty poszczególnych operatorów należy analizować bardzo uważnie, porównując ceny tylko porównywalnych serwisów — jabłko z jabłkiem.
— Warto sprawdzić, czy oferenci tak samo rozumieją terminy: „czas dostawy 48 godzin” czy „terminowość dostaw powyżej 99 proc.”. Poza tym w procesie wyboru należy szczegółowo sprawdzać — na miejscu, w centrum dystrybucyjnym — w jakim środowisku składowane będą powierzone operatorowi towary, jak wypełniane są tam warunki kontroli temperatury (gdy występuje taki wymóg), jakie są możliwości kontroli przepływu towarów w systemie operatora, jakimi środkami transportu będą dystrybuowane produkty i wreszcie, jakie i czy wszystkie usługi i elementy serwisu wliczone są w podane ceny — przypomina Dariusz Walczak.