Istnieją różne formy spełniania tego obowiązku. Do rejestracji czasu pracy (RCP), będącej częścią procesu ewidencji, stosowane są różne metody: od tradycyjnych papierowych list obecności, przez rejestratory kart magnetycznych, po aplikacje webowe czy mobilne. Przyjrzyjmy się tym ostatnim.
Od papieru do smartfona
Wydawałoby się, że najprostszym systemem jest ten papierowy. Jest on jednak podatny na wiele błędów. Niewypełnienie któregoś wiersza w tabeli, wpisanie niewłaściwej godziny czy brak zapisu za dany dzień nieuzasadniony innym wnioskiem to zaledwie kilka z nich. Generuje to sporo dodatkowej pracy dla działu kadr.
— Listy należy zebrać, ewentualne nieścisłości wyjaśnić, a dane przepisać do ewidencji, do kartotek. Podejrzewam, że przy 10 zatrudnionych osobach można by na tej czynności spędzić przynajmniej osiem godzin miesięcznie. My natomiast gwarantujemy realizację tych zadań w czasie rzeczywistym — mówi Jacek Pytlik, prezes zarządu inEwi, firmy, która stworzyła aplikację pozwalającą zarządzać procesami ewidencji czasu pracy.
Dużą zaletą rozwiązania inEwi jest to, że za rejestrator czasu pracy mogą służyć zwykłe urządzenia mobilne, takie jak tablet czy smartfon. Aplikacja ma również moduły związane z grafikami pracy oraz wnioskami pracowniczymi. Te urlopowe w wielu miejscach funkcjonują jeszcze w obiegu tradycyjnym. W aplikacji inEwi za sprawą kilku kliknięć można natomiast taki wniosek wystawić czy zaakceptować i — na bieżąco — śledzić jego status. Ważne jest, że inEwi można w pełni zintegrować z wiodącym oprogramowaniem kadrowo-płacowym. Aplikacja ma też integrację z PUE ZUS, zatem sama zaciąga informacje o zwolnieniach lekarskich.
Stare kamery i biometria
Zespół inEwi opracował rozwiązanie nowatorskie na skalę światową, na które otrzymał dofinansowanie z funduszy UE. Wartość projektu „Innowacyjna technologia wieloetapowej weryfikacji pracowników i wykrywania nadużyć podczas rejestracji czasu pracy” sięga prawie 6,5 mln zł.
— Postanowiliśmy wykorzystać potencjał sztucznej inteligencji (AI) przy użyciu tych samych urządzeń rejestrujących, których używają nasi klienci, również takich, które wyposażone są w kamery niejednokrotnie niskiej jakości — tłumaczy Jacek Pytlik. — Celem, który nam przyświecał, było wyeliminowanie zjawiska tzw. buddy punchingu, czyli sytuacji, w której jeden pracownik odbija kartę za drugiego. Obok AI wykorzystujemy też technologię uczenia maszynowego. To znaczy, że za każdym razem, kiedy pracownik rejestruje wejście/wyjście, obraz jest porównywany z tym wzorcowym, a algorytm jest ciągle douczany. A wiemy, że ludzka twarz z czasem się zmienia. W przypadku wykrycia braku zgodności wystąpi alert, a każde takie zdarzenie zostanie jednocześnie zarejestrowane — dodaje prezes.
Firma inEwi zapowiada, że funkcjonalność ta ukaże się już grudniu tego roku. Zyskają ją obecni i przyszli użytkownicy rozwiązań firmy, aplikacja działa bowiem w modelu SaaS, co oznacza, że wszelkie aktualizacje pojawiają się niejako z automatu. Przetwarzane dane są bezpieczne.
— Działamy mniej więcej na takiej zasadzie jak provider (dostawca — przyp. red.) skrzynek pocztowych. To klient jest właścicielem swojego konta, a informacje, które się na nim znajdują, są zaszyfrowane, czyli w pełni bezpieczne — mówi Jacek Pytlik.
Informacje na temat rozwiązania InEwi: https://inewi.pl/
Jacek Bies