Sale konferencyjne są oblężone jesienią
W stołecznych hotelach nie można wynająć pomieszczeń seminaryjnych
NIE LUBIĄ PONIEDZIAŁKÓW: Poniedziałki i piątki to dni, w których sale konferencyjne są wynajmowane najrzadziej — mówi Agata Osiak z warszawskiego hotelu Marriott. fot. MP
Wrzesień i październik to okres, w którym firmy organizują najwięcej szkoleń i konferencji. Hotelowe centra konferencyjne przeżywają w tym czasie prawdziwe oblężenie. Jednak taka sytuacja jest typowa tylko dla stolicy. W innych miastach sale można wynająć znacznie łatwiej i taniej.
Wrzesień i październik to okres, w którym odbywa się najwięcej szkoleń, konferencji i spotkań. Większość warszawskich hoteli, dysponujących salami konferencyjnymi, nie przyjmuje już rezerwacji na ten termin.
Zapełnione terminarze
Firmy, które chciały wynająć salę w stołecznym hotelu Marriott, np. na cztery dni, musiały ją zarezerwować z sześciomiesięcznym wyprzedzeniem.
— Tylko dokonując rezerwacji na początku roku, klient ma duży wybór wolnych terminów i różnych sal. We wrześniu zostały tylko trzy dni, na które nasza sala na 60 osób nie jest zarezerwowana — informuje Agata Osiak z hotelu Marriott.
Gdy liczba uczestników spotkania przekracza 50, organizator musi zapłacić Marriottowi 35 USD (około 150 zł) za każdego z nich. Przy mniejszej liczbie koszt wzrasta o 2 USD (8,6 zł) od osoby. W tej cenie mieści się tak zwany pakiet konferencyjny, czyli kawa, herbata oraz obiad dla uczestników.
Za wynajęcie sali konferencyjnej w Marriotcie, hotel pobiera pełną opłatę na 7 dni przed imprezą. W razie rezygnacji na 2-3 tygodnie przed terminem, klient i tak musi zapłacić 50 proc. ceny wynajmu.
Także w warszawskim hotelu Sheraton sale konferencyjne są już zarezerwowane prawie na cały wrzesień i październik. Wyprzedzenie, z jakim należy dokonywać rezerwacji, zależy od liczby osób, które będą uczestniczyć w spotkaniu.
— 100-osobowe sale należy rezerwować 7-8 miesięcy wcześniej. Jeśli liczba uczestników nie przekracza 50, rezerwacji można dokonać 3-4 miesiące wcześniej. We wrześniu i październiku nie ma już wolnych terminów, natomiast na listopad salę można jeszcze zarezerwować — zapewnia Agnieszka Sarna z hotelu Sheraton.
Sheraton daje klientowi możliwość wyboru systemu rozliczania. Sala dla 60 osób wynajęta na cały dzień kosztuje 550 USD (2,3 tys. zł) i dodatkowo 26 USD (111,8 zł) od każdego uczestnika. Napoje, obiad i wynajęcie sprzętu audiowizualnego to dodatkowy wydatek 78 USD (335 zł) od osoby.
W warszawskim hotelu Sobieski sale konferencyjne również są już zarezerwowane na cały wrzesień i październik. Rezerwacji na ten okres dokonuje się w maju i czerwcu. Za wynajem sali na 5 lub mniej godzin należy zapłacić 250 USD (1075 zł). Powyżej pięciu godzin cena wzrośnie do 400 USD (1,7 tys. zł). Koszt obiadu dla jednej osoby wynosi 110 zł. Za podanie napojów podczas przerwy w spotkaniu płaci się 15 zł od osoby.
Poza Warszawą łatwiej
Inaczej przedstawia się sytuacja we wrocławskim hotelu Maria Magdalena, gdzie do dyspozycji pozostało jeszcze wiele wolnych, wrześniowych i październikowych terminów.
— Za wynajęcie sali dla 60 osób należy zapłacić 300 zł za dwie pierwsze godziny i 50 zł za każdą następną. Pakiet konferencyjny, czyli napoje i przekąski, to wydatek 15 zł od osoby. Za obiad dla jednego uczestnika trzeba zapłacić 40-50 zł — wylicza Bożena Angnelus, kierownik gastronomiczny hotelu Maria Magdalena.
W innym wrocławskim hotelu — Wodniku, zajęte są tylko weekendy. Nie ma problemu z organizacją imprez w ciągu tygodnia. Koszt wynajmu sali to 30 zł za godzinę, przy liczbie gości poniżej 20. Cena wzrasta do 50 zł, gdy liczba uczestników jest wyższa.
Problemów z rezerwacją sal konferencyjnych na pierwsze jesienne miesiące nie ma również w katowickich hotelach.
— Hotel Katowice za wynajęcie sali dla 60 osób pobiera 44,7 zł za godzinę. Za kawę, herbatę, soki oraz obiad dla tej liczby osób trzeba zapłacić 1,7 tys. zł — informuje Andrzej Wichary z hotelu Katowice.
Również katowicki hotel Warszawa ma jeszcze wiele wolnych terminów we wrześniu.
Także w Poznaniu, gdzie na początku września odbywają się targi mody, nieco później targi zabawek i rolnicza Polagra, hotelowe sale konferencyjne nie są jeszcze zarezerwowane.
W hotelu Merkury za wynajęcie sali trzeba zapłacić 150 zł za godzinę, w przypadku gdy organizator korzysta z obsługi gastronomicznej. Natomiast jeżeli klient rezygnuje z hotelowego catteringu, koszt wynajmu wzrasta do 250 zł.
Również poznański Polonez ma jeszcze wiele wolnych terminów w najbardziej obleganych miesiącach roku. Jak informuje Katarzyna Kycia z działu marketingu, za wynajem sali konferencyjnej na okres do pięciu godzin należy zapłacić 400 zł. Powyżej pięciu godzin cena rośnie o 100 zł.