Wybór aplikacji komputerowych, wspomagających zarządzanie dokumentacją w firmie jest obecnie ogromny. Firmy branży IT oferujące tego typu programy wypracowują pewne mechanizmy informatyczne charakterystyczne dla oferowanych przez siebie systemów. Jednak ogólna idea pozostaje ta sama — chodzi o uporządkowanie dokumentacji, usprawnienie obiegu i kontroli nad jej aktualnością.
Dzięki tego typu systemom całe pliki papierów zostają przeniesione z segregatorów i szaf na pole wirtualne, czyli do bazy danych, zainstalowanej na serwerze — centralnym komputerze. Rozpowszechnianie dokumentacji w tej formie odbywa się najczęściej przez firmową sieć intranetową. Dzięki stałemu dostępowi do aplikacji możliwy jest ciągły nadzór nad dokumentami, przy korzystaniu ze zwykłej przeglądarki internetowej.
— Elektroniczny nadzór nad dokumentacją i mapowanie procesów on-line, w przeglądarce internetowej są niezbędne, ale nie są wystarczające — mówi Tomasz Kruszewski, dyrektor firmy T Komp.
Wszystkie walory systemu informatycznego można docenić dopiero wtedy, gdy wyposażony jest on w zintegrowane ze sobą moduły, pozwalające na nadzór nad reklamacjami, niezgodnościami i zagrożeniami, realizacją audytów oraz na ewidencję narzędzi kontrolno-pomiarowych, ocenę dostawców i planowanie szkoleń.
Według specjalistów, problematyka jakości stała się dla większości polskich firm jedną z priorytetowych kwestii w zarządzaniu.
Coraz większe jest również zainteresowanie komputerowymi systemami wspomagającymi zarządzanie. Ponadto znaczna część firm decyduje się na wdrożenie systemu zarządzania jakością (SZJ) jednocześnie z systemem informatycznym, ułatwiającym sprostanie wymaganiom norm.
— Dawniej naszymi klientami były w znacznej mierze firmy, które posiadały już wdrożony SZJ i doświadczyły poważnych problemów z prawidłowym nadzorem nad dokumentacją — mówi Tomasz Kruszewski.
Również konsultanci i audytorzy zmienili swoje podejście do zagadnienia systemów informatycznych. Firmy konsultingowe zwracają się coraz częściej do dostawców oprogramowania wspomagającego zarządzanie jakością z propozycją współpracy. Właśnie dlatego firmy IT prowadzą dla nich kompleksowe szkolenia z zakresu wykorzystywania oferowanych przez siebie systemów.
Poza pomocą ze strony samych firm informatycznych istnieje wiele programów wspierających rozwój przedsiębiorstw, dzięki którym systemy wspomagające są dostępne nie tylko dla bogatych przedsiębiorstw, ale również dla małych i średnich. Część firm IT posiada już akredytacje PARP na działanie w programie „Innowacje i Technologie dla Rozwoju Przedsiębiorstw”, który pozwala ich klientom uzyskać dofinansowanie na wdrożenie aplikacji.