Skuteczne zlecanie usług na zewnątrz

09-10-2017, 22:00

Efektywność outsourcingu zależy m.in. od konstrukcji umowy i zawartych w niej szczegółów. Przydatna będzie wiedza o poziomach zarządzania kontraktami

Jakie zadania wydzielać ze struktury firmy i zlecać do wykonania zewnętrznym podmiotom? Jak zbudować skuteczne rozwiązania hybrydowe w outsourcingu? O czym trzeba pamiętać, by efektywnie przeprowadzić proces przetargowy? To niektóre kwestie, jakie były poruszane podczas „II Polskiego Forum Outsourcingu 2017” zorganizowanego przez „Puls Biznesu”.

Zobacz więcej

NOWE PODEJŚCIE:  Jak mówili eksperci podczas debaty na forum, outsourcing ewoluuje — od układu dostawca — odbiorca w kierunku partnerstwa strategicznego. — Cel umowy ma krytyczne znaczenie, ale metody dojścia do niego powinny być raczej elastyczne — podkreślała Aurelia Cieślińska (czwarta od prawej), zarządczyni radą polską z Capgemini Polska. Fot. Marek Wiśniewski

Wsparcie z zewnątrz

Zarządzanie outsourcingiem to kwestia bardzo istotna dla dwóch stron — zarówno dostawcy, jak i odbiorcy. Jest także ogromnym wyzwaniem dla menedżerów, którzy dbają o to, by ich firmy były jak najbardziej konkurencyjne — i w tym celu muszą wciąż dostosowywać sie do nowych potrzeb klientów. Outsourcing w dużym stopniu wyznacza więc trendy rozwoju gospodarczego. Jego istotę określił w latach 20. ubiegłego wieku Henry Ford, mówiąc, że „jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili — i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my”. Czasem więc lepszym rozwiązaniem dla firmy będzie przekazanie wyodrębnionej części działalności innemu podmiotowi.

— Przykładem takiego działania jest zlecanie usług w zakresie nowych technologii, np. wdrożenie w firmie zdalnego podpisu elektronicznego, gdzie jego samodzielna budowa byłaby skomplikowana i kosztowna, a także wymagałaby zaangażowania w procesy niebędące głównym obszarem działalności zlecającego. Zewnętrzne usługi technologiczne stają się uzupełnieniem procesów biznesowych przedsiębiorstw z wielu branżach — mówi Artur Miękina, kierownik zespołu projektów kluczowych w pionie usług bezpieczeństwa i zaufania z Asseco Data Systems.

Trzy poziomy

Warto podkreślić, że obecnie outsourcing jest też traktowany jako metoda kształtowania struktury firmy. Jednak, jak zaznaczają eksperci, bardzo istotna jest jego ewolucja od układu dostawca — odbiorca w kierunku partnerstwa strategicznego.

Taka kooperacja ma zapewnić obu stronom synergiczną przewagę konkurencyjną. W takim układzie wszystkie relacje są sformalizowane odpowiednim kontraktem, który określa zadania i obowiązki stron transakcji. Warto przy tym pamiętać, że powodzenie outsourcingu często uzależnione jest od konstrukcji umowy oraz zakresu i szczegółowości zawartych w niej ustaleń. Pomocny w tym może okazać się trzypoziomowy model zarządzania kontraktami.

— Pierwszym poziomem zarządzania jest strategia rozwoju biznesu klienta, którą strony wdrażają przez zawarcie umowy. Metoda ta często nie ogranicza się wyłącznie do wygenerowania oszczędności związanych z klasycznym świadczeniem usługi outsourcingowej. Obecnie koncentruje się na poprawieniu podstawowych wskaźników biznesowych klienta, realizacji jego strategii zarządczej oraz dotyczącej obszarów produkcji i logistyki. Drugim poziomem jest operacyjne nadzorowanie jego wykonania, które powinno być elastyczne i pozwalać na krytyczne wsparcie strategii biznesowej klienta. Co istotne, świadczenie usługi outsourcingowej na poziomie światowym bezpośrednio związane jest z ambicją dostawcy, by wejść do tzw. namiotu decyzyjnego odbiorcy i w ten sposób przyjąć pozycję jego partnera biznesowego — mówi Aurelia Cieślińska, zarządczyni radą polską z Capgemini Polska. Trzecim poziomem jest tzw. disciplined performance, a więc rzetelne dostarczanie usługi według specyfikacji, parametrów i twardych mierników efektywności kontraktowych.

— Efektem połączenia tych trzech etapów oczywiście powinna być synergia — dodaje Aurelia Cieślińska.

Liczy się plan

Podpisanie kontraktu outsourcingowego zazwyczaj poprzedzają negocjacje. W założeniu powinny one doprowadzić do pogodzenia interesów obu stron i zlikwidowania ich obaw. Jednak, jak zauważa Artur Miękina, byłoby warto, aby klienci dokonali wpierw merytorycznej analizy, która potwierdzi, czy i w jakim zakresie potrzebują zlecać wykonanie danych zadań na zewnątrz.

— Następny krok to zaprojektowanie usługi, która będzie wspierać i automatyzować kluczowe dla danej działalności procesy biznesowe w systemach informatycznych. Oczywiście trzeba sprawdzić rynkową wiarygodność dostawcy, określić model finansowy i prawny nowej usługi oraz zaplanować jej wdrożenie — wylicza Artur Miękina.

Klienci powinni szczegółowo określić, czego oczekują w związku z zawarciem umowy.

— Ów cel nigdy nie może zniknąć z naszego pola widzenia. Przez brak zdyscyplinowanego zarządzania relacją outsourcingową oraz niepełną współpracę stron bardzo łatwo jest bowiem rozmyć marże po stronie dostawcy czy też utracić rentowność relacji outsourcingowej po stronie klienta. Cel umowy ma krytyczne znaczenie, podczas gdy metody dojścia do niego powinny być raczej elastyczne. Inną rzeczą są dobre praktyki, standardowo stosowane przez dostawcę usługi outsourcingowej, które często są wzbogacone własnym unikalnym know-how — podsumowuje Aurelia Cieślińska.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Paulina Kostro

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Tematy

Puls Biznesu

Puls Firmy / Skuteczne zlecanie usług na zewnątrz