Służbowo można taniej

ROZMOWA Z PAWŁEM REKIEM, prezesem firmy Amadeus Polska, dostawcy usług technologicznych dla branży turystycznej

„Puls Biznesu”: Co sprawia firmom największa trudność przy organizowaniu podróży służbowych dla pracowników?

Paweł Rek, prezes Amadeus Polska: Trudności mogą być bardzo różne, ale największym wyzwaniem jest uzyskanie przez zarząd firmy pewności, że pracownicy podróżują w najbardziej optymalny sposób, że ich wygoda, bezpieczeństwo, czas i koszt podróży są właściwie zbilansowane.

Na czym najczęściej firmy oszczędzają?

Na kosztach przelotów i hoteli. Oszczędzać pomaga ustalanie zasad organizowania i odbywania podróży służbowych, czyli polityka zarządzania takimi podróżami. Chodzi między innymi o to, z jakiej klasy hoteli i środków transportu pracownicy mogą korzystać, kto zatwierdza ich podróże i na jakich zasadach, jakie są zasady płatności, czy i jakie usługi mogą być zamawiane na zewnątrz, np. w biurach podróży. Zapisane powinny być również kontrakty wynegocjowane z liniami lotniczymi i hotelami. Ceny ofert są bardzo różne, więc warto, żeby takie zasady miały duże, ale i małe przedsiębiorstwa.

Dlaczego?

Dzięki temu firmy mają kontrolę nad wydatkami na podróże pracowników. Ale obok aspektu finansowego bardzo ważny jest także aspekt HR-owy. Jasne zasady, które obowiązują wszystkich, wpływają na lepszą atmosferę. Wszyscy traktowani są równo i nie ma sytuacji, że ktoś zamawia sobie lepszy hotel albo leci biznes klasą, bo ma dobre układy z szefem. Warto też wyznaczyć w firmie osobę, która koordynuje podróże służbowe. W firmach, w których podróżuje wielu pracowników uzasadnione jest zatrudnianie tzw. travel managera na etacie. W innych firmach podróżami zajmują się na ogół wyznaczone osoby z działu administracji lub HR. Współpracują z biurem podróży, negocjują stawki za przeloty, hotele, analizują raporty wydatków. Do rezerwacji noclegów czy transportu znakomicie się sprawdzają specjalistyczne narzędzia technologiczne.

To znaczy?

Coraz popularniejsze są specjalne programy rezerwacyjne. Z pozoru przypominają wyszukiwarki, które można znaleźć na stronach internetowych biur podróży, do których zresztą są podłączone. Dostęp do nich jest możliwy przez całą dobę, a pracownik sam może dokonać rezerwacji zgodnie z zasadami podróżowania firmy, bo program je zawiera i nie pozwoli np. przekroczyć ustalonego limitu kosztów. W ten sposób można się również ubezpieczyć. Takie programy mogą też być zintegrowane z systemami księgowymi. Dzięki temu organizowanie podróży znacznie się skraca. Programy zawierają wszelkie informacje na temat podróżowania. Nie trzeba nigdzie dzwonić i dopytywać o szczegóły. W naszej ofercie mamy dwa takie narzędzia do rezerwacji podróży. Amadeus e-Travel Management i Amadeus e-Power Corporate. Pierwsze jest bardziej rozbudowane i ma zastosowanie w większych przedsiębiorstwach. Drugiego mogą z powodzeniem używać firmy mniejsze.

Ale taki program też kosztuje.

Tak, ale dzięki niemu firma oszczędza czas i pieniądze. W niektórych przypadkach może to być nawet ponad 20 proc. rocznego budżetu przeznaczonego na podróże służbowe. Mniejsze są też opłaty transakcyjne. W Stanach Zjednoczonych już 40 proc. rezerwacji podróży służbowych odbywa się w ten sposób.

Co jeszcze może zrobić firma, żeby zaoszczędzić na podróżach?

Skoncentrować swoje zakupy u określonych dostawców usług, np. hoteli i linii lotniczych. Dzięki temu można wynegocjować u nich lepsze stawki.

Nowe technologie pomagają ograniczyć liczbę służbowych podróży?

Widać to było w latach 2008- -09, kiedy firmy bardzo ograniczały koszty. Teraz już wiedzą, że pewne wewnętrzne spotkania czy szkolenia można przeprowadzić przy użyciu nowoczesnych technologii, ale nie da się wyeliminować spotkań z klientami czy kontrahentami, z którymi trzeba nawiązywać bezpośrednie relacje. Bez nich nie da się robić biznesu.