Wydatki na delegacje przedsiębiorca wrzuci w koszty podatkowe. Pracownik nie płaci od nich podatku.
Piotr Jędrzejak, dyrektor finansowy spółki akcyjnej Prosper, uśmiecha się na wspomnienie służbowego rejsu Stanisława Tyma w filmie „Rejs” Marka Piwowskiego. Jednak uśmiech znika z jego ust, gdy musi pilnować pracowników księgowości. Czasami zapominają, że jeśli pracownik w umowie o zatrudnieniu ma na przykład wpisane, że jeden z oddziałów firmy (obok paru innych) jest miejscem jego pracy, to nie jest w podróży służbowej, gdy jedzie w delegację do tego oddziału.
— Rozliczanie podatkowe podróży służbowych pracowników to chleb powszedni pracowników działu księgowości. Trzeba wiedzieć, co jest przychodem pracownika, a co kosztem podatkowym firmy — mówi Piotr Jędrzejak.
Bez podatku
Bilet na pociąg, samolot, paliwo do samochodu, pieniądze na taksówkę — to wydatki, jakie ponosi pracodawca w związku z podróżą służbową pracownika i zleceniobiorcy (np. menedżera). Główna księgowa w firmie nie pobiera od nich podatku, bo są one z niego zwolnione. Ta sama reguła odnosi się do diety.
— Jest ona przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży. Dla delegacji krajowych wynosi 22 zł za dobę podróży — twierdzi Marek Kolibski, doradca podatkowy w Spółce Doradztwa Podatkowego Ożóg i Wspólnicy.
Urzędnicy fiskusa zawsze sprawdzają w trakcie kontroli podatkowych lub skarbowych, czy firma poprawnie rozliczyła podróże służbowe. Wszystkie wydatki trzeba dobrze udokumentować. W segregatorach muszą się znajdować np. rachunki za hotel i bilety za przejazdy pociągiem czy samolotem. Każdy wydatek musi zostać udokumentowany na papierze.
A czy pracodawca może wypłacić pracownikowi więcej, niż wynika to z rachunków?
— Pracodawca może mu wypłacić tyle, ile uważa za stosowne. Ale od podatku są zwolnione jedynie udokumentowane wydatki — odpowiada Marek Kolibski.
— I uzasadnione, czyli wiążące się z interesami spółki — podkreśla Paweł Tomczykowski, partner w tej samej spółce.
Ta szeroka interpretacja daje niemal nieograniczone możliwości zakwalifikowania wydatków jako służbowe. Bez obaw przed fiskusem można zaprosić kontrahenta na wystawę czy targi. A jeśli z kontrahentem chcemy zadzierzgnąć naprawdę bardzo bliskie stosunki, to także na kolację przy świecach, z szampanem i orkiestrą na żywo.
Podróż zagraniczna
Za komuny, jak ktoś do roboty za granicę legalnie pojechał, to jakby Pana Boga za nogi złapał. Teraz jest podobnie. Na dietach zagranicznych pracownicy oszczędzają. Jak? Przed wyjazdem otrzymują od pracodawcy zaliczkę w walucie obcej na każdy dzień pobytu.
— Jeśli na transport, jedzenie i hotel wydadzą mniej niż zaliczka, to reszta trafia do ich kieszeni —mówi Paweł Tomczykowski.
Oczywiście najłatwiej zaoszczędzić na wyżywieniu. Stąd — jeśli można — to jedzenie zabierają z kraju.
Rozporządzenie określa, ile waluty obcej otrzymuje pracownik na podróż zagraniczną. Konkretne kwoty zależą od tego, do jakiego kraju taki pracownik jedzie. Przykładowo doba pobytu na Cyprze to 33 euro, a w Australii — 87 dolarów australijskich. Dieta ma odpowiadać rzeczywistym kosztom, jakie musi ponieść pracownik w danym kraju.
— Z tym, że jeśli otrzyma więcej niż wynika z rachunków, to nadwyżka będzie opodatkowana —dodaje Paweł Tomczykowski.
Zdarza się, że pracownicy za hotel płacą więcej niż dopuszczalny limit z rozporządzenia o podróżach zagranicznych.
— Nadwyżka ponad limit nie będzie opodatkowana, jeśli pracownik z uzasadnionych powodów nie mógł skorzystać z tańszego noclegu, a pracodawca poniósł rzeczywiste koszty hotelu — zaznacza Marek Kolibski.
Nie tylko nasz ekspert prezentuje takie podejście w tej sprawie. Również niektóre urzędy skar- bowe, np. w interpretacji naczelnika świętokrzyskiego urzędu skarbowego z 18 sierpnia 2004 r. (RO/436/166/2004).
Koszty pracodawcy
Przedsiębiorca wrzuca w koszty wydatki, jakie poniósł na podróż służbową pracownika. Również te, które są wyższe od dopuszczalnych limitów określonych w rozporządzeniach o krajowych i zagranicznych podróżach służbowych. Potwierdził to również naczelnik urzędu skarbowego w przytoczonym piśmie, stwierdzając, że wydatki udokumentowane rachunkami są kosztem uzyskania przychodu firmy bez względu na ich wysokość. Jest jednak pewien wyjątek.
— Chodzi o wydatki związane z używaniem samochodów, których właścicielem nie jest pracodawca, ale np. pracownik. Wtedy kosztem podatkowym mogą być tylko wydatki nieprzekraczające limitu, tzw. kilometrówki. Dodatkowo pracownik musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu — wyjaśnia Paweł Tomczykowski.
Poza samochodowym wyjątkiem pozostałe wydatki na podróże są traktowane przez organy podatkowe jako mające związek z przychodem przedsiębiorcy. Takie podejście jest zgodne z logiką prowadzenia biznesu. Przecież pracownik jedzie na drugi koniec Polski albo do Australii nie po to, żeby wypoczywać, ale po to, aby dopiąć kontrakt lub naprawić sieć transformatorową. Ale i tutaj jest pewien wyjątek.
— Wydatki na podróż służbową i dieta dla członka rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej nie są kosztem podatkowym przedsiębiorcy — sumuje Marek Kolibski.