Narzędzia informatyczne spoza klasy business intelligence mogą dostarczać równie cennych danych. Po co więc inwestować w tę technologię?
Budowę systemów business intelligence łączy się zazwyczaj z tworzeniem hurtowni danych czy choćby tzw. data martu. Są to wydzielone bazy danych, łączące w sobie informacje przechowywane wcześniej w odrębnych bazach danych. Łączenie tych pojęć jest słuszne tylko w przypadku dużych przedsiębiorstw, mających wiele systemów transakcyjnych.
— Duże firmy gromadzą informacje najczęściej w wielu systemach. One więc wyjątkowo potrzebują swoistej „czapki” analitycznej, która pozwala jednocześnie analizować dane z wielu źródeł — zaznacza Agata Olbrycht, dyrektor ds. sprzedaży i marketingu w firmie GramSoftware, będącej dystrybutorem oprogramowania MicroStrategy.
W mniejszych przedsiębiorstwach systemy business intelligence można jednak z powodzeniem uruchamiać bez stworzenia hurtowni danych czy data martu. Oczywiście, aby odnieść prawdziwe korzyści z aplikacji business intelligence, trzeba dysponować dużą ilością danych, które mogą one analizować. Takie zbiory pojawiają się dopiero po wdrożeniu systemów ERP, a właściwie dopiero po kilku latach ich pracy. Wcześniej do analiz wystarczają zazwyczaj elementy analityczne zawarte w systemach ERP, a niekiedy zaledwie zwykłe arkusze kalkulacyjne.
Wraz ze wzrostem ilości danych, które mogą być uwzględnione w analizie, ich funkcjonalność pozostawia jednak coraz więcej do życzenia.
— Producenci systemów ERP koncentrują się na jak najlepszym funkcjonowaniu elementów ewidencyjnych. Robią to kosztem funkcjonalności analitycznych. Użytkownikom wystarczają początkowo funkcje analityczne systemów ERP. Z czasem stają się oni jednak głodni informacji, które są gromadzone w systemach ERP, ale za ich pośrednictwem nie są łatwo i szybko dostępne — tłumaczy Bernard Knapik, dyrektor działu Business Objects w będącej dystrybutorem tego oprogramowania firmie Premium Technology.
Jednym ze sposobów obejścia skromnej funkcjonalności analitycznej systemów ERP jest konstruowanie dedykowanych systemów analitycznych obsługiwanych bądź poprzez działy informatyki bądź też specjalnie tworzone działy analiz. Raporty z takich systemów bywają bardzo udane. Problem z ich obsługą polega jednak na tym, że są one dostępne wyłącznie dla delegowanych do tego celu pracowników ze wspomnianych działów. Dlatego też przy spiętrzeniu „zamówień” na analizy mogą się one okazać nieefektywne.
Wszystkie te kłopoty znikają po wdrożeniu typowego oprogramowania klasy business intelligence.
— Systemy typu business intelligence nie tylko pozwalają uwzględniać w jednej analizie dane pochodzące z różnych źródeł, ale też eliminują wąskie gardła powstające wtedy, gdy pracownicy potrzebujący jakichś analiz nie mogą ich przeprowadzić samodzielnie, ale muszą zlecać jakiemuś wyspecjalizowanemu działowi — przypomina Dariusz Nurzyński, kierownik projektów w dziale korporacyjnych systemów informacyjnych Hogartu, będącego dystrybutorem aplikacji Cognos.
— Nie chodzi tylko o to, by mieć świetny system analityczny, ale o to, by był on również łatwy w obsłudze. Jeżeli bowiem stworzenie jakiejkolwiek nowej analizy wymaga ingerencji informatyków to opóźnia otrzymanie wyniku. Tymczasem we współczesnych firmach struktury decyzyjne są coraz bardziej płaskie, a wiadomo, że informacja jest walutą współczesnej ekonomii — podkreśla Bernard Knapik.
Okiem konkurenta
Ważne informacje
Zdobyta podczas wdrożenia systemu ERP wiedza na temat funkcjonowania firmy stanowi solidny fundament do budowy rozwiązania klasy business intelligence. Znajomość procesów i sposobu przetwarzania transakcji, możliwość wprowadzania modyfikacji w systemie źródłowym, jasno określona odpowiedzialność za spójność danych oraz sprawdzone już wcześniej zasady współpracy międzyludzkiej to potencjał, którego zdobycie przez niezależnego dostawcę wymaga dodatkowego czasu i nakładów finansowych.
Maciej Hendzel prezes Safo, dodającego do swojego systemu ERP specjalne narzędzia analityczne