We wtorek opublikowaliśmy pierwszą część tekstu na temat dokumentacji transakcji spółek powiązanych. Dziś dokończenie.
Dokumentacja jest odzwierciedleniem wiedzy biznesowej przedsiębiorcy o transakcji z powiązanym kontrahentem. Stąd też informacje potrzebne do jej sporządzenia na ogół znajdują się w firmie poza działem finansowym. Dlatego przy sporządzeniu dokumentacji niezbędna jest współpraca poszczególnych działów operacyjnych, w szczególności działu sprzedaży w przypadku kontraktów handlowych (eksport, import), itd. Dział sprzedaży ma bowiem bezpośredni kontakt z kontrahentami, zarówno powiązanymi, jak i niezależnymi, zna mechanizmy kalkulowania cen transakcyjnych, jest w stanie uzasadnić stosowanie określonej polityki rabatowej wobec spółek powiązanych, potrafi zidentyfikować różnice funkcjonalne pomiędzy transakcjami z kontrahentami powiązanymi oraz podmiotami niezależnymi, zna warunki transakcji. Ta wiedza może okazać się bezcenna przy tworzeniu dokumentacji cen transferowych.
Instrukcja pomoże
W większych przedsiębiorstwach, gdzie ilość i różnorodność transakcji z podmiotami powiązanymi jest duża, warto rozważyć przygotowanie instrukcji, która usystematyzuje, kto w firmie jest zobligowany do dostarczania informacji na potrzeby dokumentacji podatkowej, określi format informacji, wyznaczy terminy, itp. Należy pamiętać, iż dokumentacja powinna być archiwizowana w spółce przez okres 5 lat. Zalecana jest aktualizacja dokumentacji na bieżąco, w szczególności gdy radykalnie zmienia się struktura danej transakcji z podmiotem powiązanym, sposób kalkulowania ceny, warunki transakcji, itp.
Poziom szczegółowości
Brak jest oficjalnych wytycznych dotyczących szczegółowości dokumentacji podatkowej. W praktyce dokumentacja może być przygotowana na trzech poziomach szczegółowości:
- minimalnym — gdy dokumentacja będzie jedynie spełniała wymogi formalne. Dokumentacja taka może być przygotowana dla transakcji np. sprzedaży, które są zawierane na tych samych warunkach z podmiotami powiązanymi i niezależnymi lub transakcji nie wiążących się z materialnymi kwotami;
- poziomie zawierającym dodatkowe dane, np. w zakresie metody ustalania cen i czynników wpływających na poziom cen;
- kompleksowym, zawierającym dodatkowo: uzasadnienie w jaki sposób ustalona została podstawa kosztowa w kalkulacji ceny transakcyjnej, analizę zasadności zastosowania danej metody do ustalenia ceny transakcyjnej, analizę cen rynkowych itp.
Wybór poziomu szczegółowości dokumentacji dla poszczególnych transakcji powinien być każdorazowo indywidualnie oceniony przez firmę. Dokumentacja podatkowa powinna być wspierana przez dokumenty stanowiące źródło danych, które zostały w niej zawarte. Mogą one obejmować: umowę między podmiotami, zamówienia, faktury oraz dokumenty przewozowe, kosztorysy, wyceny będące podstawą do ustalenia ceny, opis zasad polityki grupowej w zakresie określania cen transferowych.
Krystyna Szydłowska Menedżer w Zespole Cen Transferowych Deloitte