Spotkanie wśród dzieł sztuki

W tzw. obiektach alternatywnych odbywają się konferencje, gale i koktajle charytatywne.

— Wykorzystuje się je także na imprezy związane z wprowadzaniem nowych produktów, np. modeli samochodów, sprzętu elektronicznego czy linii kosmetyków, a także szkolenia i targi — wymienia Alex Kloszewski, partner i dyrektor działu inwestycji hotelowo-rekreacyjnych Colliers International. Jak twierdzi, wydarzenia w galeriach sztuki i muzeach zapewniają zwykle większą frekwencję niż organizowane w tradycyjnych hotelach lub centrach konferencyjnych.

Bogata oferta

W Centrum Sztuki Współczesnej (CSW) na Zamku Ujazdowskim w Warszawie konferencje, gale i bankiety odbywają się m.in. na otoczonym krużgankami dziedzińcu.

— Jest funkcjonalny nie tylko w lecie, ale także w okresie jesienno-zimowym, ponieważ można go zadaszyć i ogrzać. Dziedziniec mieści do 300 osób. Ma zaplecze cateringowe, pomieszczenie techniczne i garderobę — opisuje Katarzyna Olechowska, event manager CSW Zamek Ujazdowski. Konferencje i prelekcje odbywają się również w sali kinowej, która może pomieścić do 74 osób. Z kolei na warsztaty najchętniej wybierana jest sala edukacyjna na 70 osób.

— Otoczenie Zamku Ujazdowskiego, czyli park i parking, wykorzystuje się natomiast na imprezy plenerowe, pikniki firmowe, happeningi i akcje PR — dodaje Katarzyna Olechowska. Powierzchnie na różne wydarzenia wynajmuje firmom również warszawskie Muzeum Łazienki Królewskie.

— Imprezy odbywają się w Pałacu na Wyspie, amfiteatrze lub Starej Pomarańczarni z Teatrem Stanisławowskim. Dysponujemy powierzchniami idealnymi zarówno na kameralne spotkania, jak i wydarzenia dla prawie 300 osób — zapewnia Jolanta Gumula, zastępca dyrektora ds. muzealnych Muzeum Łazienki Królewskie. Konferencje, kongresy i szkolenia odbywają się również w Galerii Bunkier Sztuki w Krakowie.

— Najczęściej udostępniany klientom salę audiowizualną, choć zdarza się, że w przerwach między wystawami wynajmujemy także sale ekspozycyjne. Organizacja wydarzenia w galerii ma wiele zalet — jedną z nich jest to, że w przerwie uczestnicy spotkania mogą obejrzeć wystawę, na co zwykle niełatwo jest im znaleźć czas — wyjaśnia Martyna Chołys z zespołu ds. komunikacji w Galerii Sztuki Współczesnej Bunkier Sztuki.

Wysoka jakość

Zrządzający galeriami i muzeami oraz ich właściciele zapewniają, że dokładają wszelkich starań, by zorganizować wydarzenia specjalne na najwyższym poziomie.

— Oferujemy pełne zaplecze techniczne, w tym wynajem mebli i multimediów, a także catering z restauracji Belvedere, działającej na terenie Muzeum — mówi Jolanta Gumula.

Z kolei Galeria Bunkier Sztuki poza wyposażeniem technicznym (nagłośnienie, oświetlenie ekspozycyjne, rzutniki, projektory multimedialne, monitory, dostęp do internetu) i jego obsługą oferuje klientom także tzw. wydarzenia towarzyszące, np. oprowadzanie po wystawach, spotkania z artystami, warsztaty i dyskusje. Martyna Chołys tłumaczy, że koszty wynajmu powierzchni są ustalane indywidualnie i zależą od jej wielkości, czasu wynajmu, a także rodzaju usług dodatkowych i wymagań klientów.

— Stawiamy na dużą elastyczność. Salę audiowizualną na jednorazowe wydarzenie można wynająć już za kilkaset złotych, natomiast koszt wynajęcia całej galerii, czyli 1,3 tys. mkw., to nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych — mówi Martyna Chołys.

Różne sektory

Na organizację wydarzeń w galeriach i muzeach decyduje się coraz więcej firm z różnych branż.

— Naszymi klientami były m.in. TVP, Canal+, TVN, Samsung, Nokia, Mercedes Benz, Agora „Gazeta Wyborcza”, Margaret Astor, Ernst & Young, „Twój Styl”, Laboratorium Kosmetyczne Dr Irena Eris, Coca Cola, L’Oreal, Bank BPH, Reiffeisen Bank, BRE Bank, Citibank, Żywiec — wymienia Katarzyna Olechowska.

Wydarzenia w obiektach niekonwencjonalnych nie ograniczają się jednak do imprez komercyjnych. W Zamku Ujazdowskim odbywały się również spotkania najwyższej rangi, np. Pierwsze Śniadanie Europejskie z udziałem prezydenta RP z okazji przystąpienia Polski do Unii Europejskiej, zorganizowane przez Fundację im. Roberta Schumana.

— Konferencję prasową z okazji szczytu Partnerstwa Wschodniego w Warszawie zorganizowały u nas Ministerstwo Spraw Zagranicznych RP i Centrum Prasowe Polskiej Agencji Prasowej. W spotkaniu uczestniczyli premierzy Polski i Republiki Węgierskiej oraz przewodniczący Rady Europejskiej i Komisji Europejskiej — dodaje Katarzyna Olechowska.