Efektywny system informatyczny wspomagający zarządzanie firmą może zwiększyć przychody firmy nawet o kilkanaście procent.
Systemy klas ERP/CRM stały się w kraju popularne stosunkowo niedawno. Pierwszymi aplikacjami, pomagającymi w działalności biznesowej, były pakiety dla działów finansowo-księgowych. Do dziś pozostają one najczęściej wdrażanymi przez firmy programami. Gdy księgowi uwolnili się od konieczności ręcznego sumowania obrotów na kontach, pojawiło się zapotrzebowanie na zautomatyzowanie innych działów, a pakiety finansowe stały się częścią systemów zintegrowanych, służących m.in. do optymalizowania poziomu zapasów, lepszego wykorzystywania maszyn i czasu pracowników oraz kontrolowania kosztów działalności.
— O ile wcześniej istotna była łatwość wprowadzania dużej liczby dokumentów księgowych, o tyle obecnie — większość dekretów w systemie zintegrowanym trafia do księgowości z innych pakietów, obsługujących sprzedaż, gospodarkę magazynową czy produkcję — mówi Mariusz Bachowski, prezes firmy Exact Software Poland.
Dodaje przy tym, że wdrożenie pakietów produkcyjnych, choć jest trudniejsze i bardziej kosztowne niż pozostałych elementów systemu ERP, to osiągnięte dzięki niemu usprawnienie produkcji w średniej firmie może przynieść większe korzyści niż najlepszy pakiet finansowy.
Aplikacja do wymiany
Do wywodzących się z sektora średnich firm klientów Exacta należą najczęściej przedstawicielstwa międzynarodowych koncernów, które po kilku latach dystrybucji towarów zajęły się produkcją. Drugą grupę użytkowników programów stanowią prywatne spółki — ofiary własnego sukcesu rynkowego.
— Twórcy i osoby zarządzające takimi firmami dostrzegły, że wąskim gardłem, blokującym dalszy ich rozwój staje się efektywne zarządzanie produkcją. Kolejna grupa to firmy, które w ostatnich dziesięciu latach automatyzowały poszczególne obszary działalności. Ich obecne pakiety nie tworzą zintegrowanego systemu, a na dodatek są przestarzałe technologicznie i dość zawodne. Dlatego wymagają modernizacji — opowiada Mariusz Bachowski.
Trafny wybór systemu informatycznego skutkuje usprawnieniem procesów gospodarczych i zwiększeniem przychodów. Błędny — powoduje zamęt w księgowości, problemy w relacjach z kontrahentami i w konsekwencji straty finansowe. Według Wojciecha Popowskiego, wiceprezesa spółki Simple, przy wyborze programu, najpierw należy zapoznać się z ofertą rynkową, czyli np. wziąć udział w demonstracjach systemów. Najważniejszym kryterium wyboru powinna być zaś relacja funkcjonalności rozwiązania do jego ceny.
— Bardzo ważne dla klienta są również warunki umowy licencyjnej i realizacji wdrożenia oraz zasady świadczenia serwisów. Przed zakupem programu nabywca powinien upewnić się: czy licencja zapewnia uprawnienia, jaki jest czas jej trwania, czy zapewnia efektywne wdrożenie systemu i czy usuwanie wad następować będzie w rozsądnym trybie. Warto też zagwarantować sobie zobowiązanie producenta do dostarczania nowych wersji programu na ustalonych warunkach — wymienia Wojciech Popowski.
Dodaje on, że sam projekt nie będzie skuteczny bez dużego zaangażowania w jego realizację kierownictwa i pracowników firmy.
Czas, wydatek i… poprawa
Koszt zakupu i wdrożenia systemu rozłożony jest na kilka lat, w ciągu, których obciąża budżet przedsiębiorstwa. Dlatego nabywcom zależy na szybkim uruchomieniu aplikacji i równie szybkim zwrocie nakładów.
W przypadku systemów Simple wdrożenie poprzedza analiza potrzeb i wymagań klienta. Wdrożenie, wraz z okresem testów — przy średniej liczbie stanowisk od 15 do 25 — trwa zazwyczaj 3-4 miesiące.
— Opierając się na próbie, nie do końca statystycznej, można zaryzykować twierdzenie, iż system może o kilkanaście procent poprawić wyniki finansowe firmy. Średnioroczne koszty uruchomienia i utrzymania systemu nie przekraczają 2 proc. wielkości obrotów przedsiębiorstwa. Im większa firma tym, udział tych kosztów jest mniejszy. Jeśli przyjmiemy, że system informatyczny żyje w firmach średnio 5 lat i rozłożymy koszty jego uruchomienia i utrzymania, to roczny koszt dla typowego klienta będzie się mieścił w granicach 30-50 tys. zł — szacuje Wojciech Popowski.
Klienci firmy Exact na zakup oprogramowania średnio są gotowi wydać od kilkudziesięciu do kilkuset tysięcy złotych, a drugie tyle przeznaczają na usługi wdrożeniowe. Według Mariusza Bachowskiego, w przypadku dobrze przeprowadzonych wdrożeń odniesione korzyści z użytkowania programu przewyższają poniesione nakłady już po 1–2 latach.
