Profesjonalna organizacja konferencji czy spotkań biznesowych to duże wyzwanie. Trzeba odpowiednio przygotować zaplecze konferencyjne, m.in. salę i urządzenia audiowizualne, umożliwiające sprawne prowadzenie prezentacji i aktywność użytkowników. W przypadku dużych organizacji znalezienie wolnej sali konferencyjnej to częsty problem. Zatem jak efektywnie zarządzać ich rezerwacjami?
Z pomocą przychodzi system rezerwacji sal zintegrowany z klientem poczty. Pozwala zarezerwować salę konferencyjną podczas wysyłania do użytkowników zaproszeń e-mail. Inną możliwością jest wykorzystanie ekranów dotykowych zamontowanych przed salami. Dodatkowo efektywność wykorzystania sal można podnieść przez system potwierdzenia rozpoczęcia spotkania na ekranie dotykowym, wykorzystanie beaconów lub zainstalowanie czujników obecności zintegrowanych z systemem sterowania i rezerwacji sal.
System rezerwacji warto połączyć z Digital Signage, który za pomocą wyświetlaczy wielkoformatowych lub ekranów dotykowych umieszczonych w ciągach komunikacyjnych centrów konferencyjnych, hoteli czy biurowców podpowie uczestnikom, w jaki sposób dotrzeć do odpowiedniej sali.
Pierwsze minuty spotkania to zwykle czas stracony na poszukiwanie kabli, pilotów, dopasowanie rozdzielczości obrazu. Można tego uniknąć, wyposażając salę w zintegrowane rozwiązania AV zarządzane z poziomu panelu dotykowego, tabletu czy smartfona. Użytkownik, podłączając notebooka do przyłącza zainstalowanego np. w stole konferencyjnym i uruchamiając prezentację czy wideokonferencję, wybiera jeden z predefiniowanych scenariuszy działania sali. Prosty, intuicyjny interfejs paneli dotykowych, zestandaryzowany dla wszystkich sal w firmie lub centrum konferencyjnym powoduje, że uczestnicy spotkań mogą maksymalnie wykorzystać czas.
W nowoczesnej sali warto też zadbać o łatwość dzielenia się przez użytkowników prezentacjami i dokumentami pochodzącymi z różnych urządzeń: notebooków, tabletów, smartfonów. Pracę nad wspólnymi projektami mogą usprawnić rozwiązania AMX Enzo, Barco ClickShare czy Kramer Via. Pozwalają na bezprzewodowe udostępnianie materiałów, pracę nad nimi, bez problemów ze skalowaniem obrazu.
W przypadku posiadania kilkunastu sal konferencyjnych standardem staje się centralny monitoring zasobów AV, jak AMX RMS. Zintegrowany z systemem BMS, kontrolujący oprócz urządzeń AV także oświetlenie i klimatyzację, dostarcza administratorom budynku czy osobom z IT informacji o wykorzystaniu sal konferencyjnych, problemach technicznych, konieczności wymiany elementów eksploatacyjnych, np. lamp w projektorach.