Analizując dane Polskiego Związku Wynajmu i Leasingu, można zauważyć, że z Full Service Leasingu korzysta już ponad 150 tys. kierowców. Na razie może nie robi to wrażenia, ale niedługo zacznie. Bo zainteresowanie tą usługą rośnie po przynajmniej 10 proc. rocznie. Coraz więcej przedsiębiorców zastanawia się nad zmianą dotychczasowego modelu floty. A to niełatwa decyzja.
Wynajem długoterminowy wymaga nie tylko zmiany sposobu finansowania, ale przede wszystkim sposobu zarządzania autami. Poza tym błędy popełnione na etapie formułowania oczekiwań mogą się odbijać czkawką przez cały czas trwania umowy i skutecznie zniechęcić to tej formy finansowania i zarządzania samochodami w firmie.
Wrażliwa zmiana
Zmiana sposobu zarządzania flotą (bez względu na to, czy wielka, średnia, czy całkiem mała) nie ogranicza się do umów czy dostawcy aut. To zmiana procesowa, a może przede wszystkim mentalna. Cyfry można policzyć, koszty i zyski oszacować.
Profesjonalne wykonanie TCO (całkowity koszt posiadania) tylko ułatwia decyzje. Wystarczy zatem spisać oczekiwania i można wysyłać zapytania ofertowe do wszystkich graczy na rynku wynajmu długoterminowego? Niby tak. W kilka dni na biurkach klientów znajdą się oferty pełne tabel, wykresów i prezentacji. Wystarczy wybrać najtańszą i po krzyku…
Otóż nie. Jest wiele ofert różnych operatorów, które choć wyglądają podobnie, obejmują zupełnie inne świadczenia. Mimo tej samej nazwy raz pełen pakiet serwisów będzie obejmował tylko naprawy przewidziane przez producenta i na gwarancji, a innym razem także naprawę dywaników, wymianę żarówki czy płynów.
— Firmy CFM oferują produkty do siebie zbliżone, ale kiedy przyjrzeć się szczegółom — inne. Można więc kupić coś zupełnie innego, niż się oczekiwało — ostrzega Paul Gogoliński z Total Fleet Solutions.
Najważniejsze elementy
Pierwszy krok musi zrobić klient. Powinien szczegółowo opisać, czego się spodziewa po kupowanej usłudze. — Dokładnie opisane i zdefiniowane oczekiwania rozpoczynają od strony formalnej cały proces zakupowy. Oczywiście zakładam, że już wcześniej zdefiniowano krótko— i długoterminowe potrzeby, określono budżet, policzono prognozowane przebiegi aut, zdiagnozowano zagrożenia — mówi Paul Gogoliński. Potencjalni dostawcy usług powinni w ofertach odnieść się do opisanych potrzeb klienta.
— Szczególnie wszędzie tam, gdzie nie są w stanie spełnić oczekiwań. Przecież chcemy porównywać „jabłka z jabłkami”. Jeżeli mamy wątpliwości, to dyskutujemy z dostawcami tak długo, aż każda oferta będzie wyceniała te same, określone przez nas elementy — zaznacza Paul Gogoliński. Z negocjowaniem cen najlepiej poczekać, aż warunki oferty spełnią oczekiwania klienta.
— To jest moment, gdy na stół powinien powędrować szkic umowy wynajmu długoterminowego. Dlaczego szkic? Bo każdą umowę można negocjować. Ba, trzeba negocjować! Warto poprosić, żeby potencjalny dostawca przygotował szkic umowy na podstawie oczekiwań klienta. Często na stole pojawia się bowiem standardowa umowa, którą należy zmodyfikować do przyjętych ustaleń. Czujność musi być wzmożona. Trzeba pamiętać, aby uzgodnione warunki były przynajmniej załącznikiem do umowy, i nie dopuścić do sytuacji, gdy dostawca poza kontrolą klienta zastrzega sobie prawo do ustalania jakichkolwiek dodatkowych kosztów czy zmian w umowie, które wynikają z jej realizacji, a nie ze zmian w prawie — wskazuje Paul Gogoliński.
Utajone koszty
To właśnie prawo dostawcy do automatycznej, niewymagającej zgody klienta rekalkulacji kontraktu (ceny) w razie realizowania przebiegów innych niż założone (zazwyczaj +/— 15 proc.) jest tzw. elementem krytycznym. Oczywiście rekalkulacja sama w sobie nie jest zła. Ale warto zażądać opisania w umowie sposobu jej przeprowadzania i zadbać o dodanie paragrafu, na mocy którego klient będzie musiał wyrazić zgodę na jakiekolwiek zmiany. Innym elementem tzw. utajnionych kosztów są refaktury za ponadnormatywne zużycie.
— Czasami może się coś zepsuć. Tymczasem dostawca nie zakłada, że kierowca może doprowadzić do wcześniejszej wymiany jakiejś części. Odpowiedzialność jest wtedy po stronie klienta. Dlatego pojawia się refaktura — wyjaśnia Paul Gogoliński.
Punktem umowy, na który także radzi zwrócić uwagę, jest ubezpieczenie i likwidacja szkód komunikacyjnych. Warto się dowiedzieć, na jakich warunkach wynajmujący może zmienić warunki polisy, czy są podane stosowne wzory i przypadki, czy odpowiedzialność nie jest zbyt duża w stosunku do składki.
— Polisa ma chronić. Również przed nadmiernymi żądaniami właściciela pojazdu — przekonuje Paul Gogoliński. Ukryte zagrożenie może dotyczyć sposobu zwrotu pojazdu po zakończeniu umowy najmu. Warto podczas negocjacji się upewnić, że ocena techniczna będzie się odbywała na zasadach opisanych przez Polski Związek Wynajmu i Leasingu Pojazdów.
— Zadbajmy o możliwość wcześniejszej oceny technicznej i o prawo zgłoszenia szkód. Ustalmy jakąś kwotę wolną od obciążeń. Pytajmy dostawcę o organizację odbioru aut i jego program ochrony klienta przed takimi kosztami. Pamiętajmy, że precyzyjne zapisy zabezpieczają obie strony umowy przed wieloma przykrymi niespodziankami. Tylko pod takim warunkiem, składając podpis, masz pewność, że twoja flota będzie w dobrych rękach — mówi Paul Gogoliński.
Rynek CFM wciąż ewoluuje, więc zmieniają się oferty firm i zakres ich świadczeń. Czasem trudno za tym nadążyć. Szczególnie w przedsiębiorstwach, w których nie ma osobnych komórek odpowiadających za zarządzanie flotą. Dlatego jeszcze przed wizytą w firmie CFM warto się rozeznać w ofertach rynku. © Ⓟ
Okiem dostawcy
TRZEBA OKREŚLIĆ POTRZEBY
Artur Sulewski,
dyrektor handlowy LeasePlan Fleet Management Polska
Przygotowując się do podpisania umowy z firmą CFM, warto się zastanowić, jakiej usługi oczekujemy od operatora. Przed rozpisaniem przetargu należy przeprowadzić w firmie dogłębną analizę, która pozwoli określić dziedziny, w jakich potrzebujemy wparcia w postaci zewnętrznego zarządzania. Dopiero po ich sprecyzowaniu można obiektywnie przeanalizować oferty. Na tym początkowym etapie następuje selekcja proponowanych rozwiązań, dzięki której wybierzemy oferty najlepsze pod względem jakości i ceny. Dla firmy, która nie miała wcześniej do czynienia z usługami CFM, sprecyzowanie zapytania przetargowego może się okazać trudne. Nie tylko nie wie, na jakie aspekty zwrócić uwagę, ale często także — czego może oczekiwać od operatora CFM, co jest standardem, a co usługą dodatkową. Dlatego może zadawać zbyt ogólne zapytanie przetargowe, co pozostawia oferentom sporą dowolność interpretowania jego oczekiwań. A stąd już tylko krok do rozminięcia się celów biznesowych partnerów. Skutkiem zazwyczaj jest wznawianie negocjacji i konieczność poświęcenia dodatkowego czasu na doprecyzowanie oferty. I w efekcie wdrożenie zewnętrznego zarządzania flotą się wydłuża.