Czym się różnią systemy ERP (do zarządzania przedsiębiorstwem), CRM (usprawniające sprzedaż) i BI (do analizy biznesowej)? Dla kogo są przeznaczone? I kiedy je wdrożyć osobno albo co najmniej dwa naraz? Mirosław Kapustka, dyrektor sprzedaży w itelligence, nie podejmuje się odpowiedzieć na te pytania. Jego zdaniem trudno w kilku słowach opisać, co decyduje o specyfice i odmienności tych rozwiązań. Zwłaszcza że na rynku panuje pojęciowe zamieszanie. — Definicje ERP, CRM i BI nie są jednoznaczne. Nie dość tego: wielu producentów stosuje je w inny sposób, co ma czasem więcej wspólnego z marketingiem niż z technologią — tłumaczy Mirosław Kapustka.
Nie ułatwia wskazywania różnic między rozwiązaniami także to, że giganci IT, choćby spółka SAP, wprowadzają w swoich systemach ERP procesy typowe dla CRM czy BI. Jednocześnie oferują odrębne narzędzia sprzedażowe lub analityczne. Natomiast mniejsi producenci mogą nie mieć w ofercie osobnych produktów CRM lub BI, lecz proponować je w swoich narzędziach ERP jako odrębne moduły.
— Jakie oprogramowanie podpada pod określenie ERP, a jakie trzeba by opatrzyć metką BI — takie ustalenia miałyby sens jedynie w odniesieniu do konkretnych producentów softu, a nie do całego rynku. Ale byłaby to dyskusja akademicka — uważa dyrektor Kapustka.
Wykorzystaj to, co masz
Korzystająca z systemu ERP firma nierzadko decyduje się na rozbudowę środowiska informatycznego o rozwiązanie klasy BI. Może to wynikać nie tyle z potrzeb, ile ze skuteczności sprzedawców software’u, biegłych w sztuce perswazji i umiejących wykorzystać chwilowe technologiczne mody. Prawda jest zaś taka, że BI często jest zbędny. Nierzadko wystarczy w pełni wykorzystać ERP, jeśli zawiera funkcjonalności analityczne, pozwalające np. na kontrolę kosztów działalności. Dotyczy to głównie mniejszych instytucji. Jak twierdzi Jarosław Iwanek, dyrektor działu konsultingu i analiz w BPSC, przed wdrożeniem analityki biznesowej należy się głęboko zastanowić, czy potrzeby informacyjne menedżerów są tak wysublimowane, że funkcjonalności ERP nie spełnią ich oczekiwań.
— Zwykle okazuje się, że BI powinny kupić wielkie spółki, przetwarzające bardzo dużą liczbę informacji z różnych aplikacji. Bez produktów z zaawansowanymi funkcjami hurtowni danych mogą sobie nie poradzić — podkreśla dyrektor Iwanek.
— Wdrożenie BI jest zasadne, gdy prowadzące działalność na dużą skalę firmy potrzebują narzędzia pozwalającego łatwo i szybko zobrazować rentowność działalności, zleceń czy umów. Takie analizy umożliwiają m.in. błyskawiczną reakcję na wyniki sprzedaży i lepszą współpracę z dystrybutorami — dodaje Michał Siedlecki, wiceprezes spółki Simple.
Większość przedsiębiorstw wykorzystuje systemy ERP do najprostszych zadań: rejestracji zdarzeń, wystawiania dokumentów, rozliczeń płacowych lub finansowych. Tym bardziej nie potrzebują bardziej skomplikowanych i kosztownych rozwiązań IT. Zamiast realizować kolejne wdrożenia warto się zastanowić, jak do maksimum wykorzystać dostępne zasoby informatyczne.
— Ograniczanie roli ERP do ewidencjonowania informacji to marnotrawstwo. Przechowywane w tych systemach dane pozwalają na przewidywanie tendencji rynkowych i koniunktury czy obliczenia, jak szybko zwrócą się planowane inwestycje. Trzeba zrobić z nich jak najlepszy użytek podczas podejmowania decyzji zarządczych i strategicznych — mówi Jarosław Iwanek.
Tylko to, co konieczne
Zdaniem Mirosława Kapustki pod hasłem rewolucji technologicznej firmy podejmują wiele niepotrzebnych przedsięwzięć IT. Skutkiem jest ogromne przeinwestowanie informatyczne. A nadmiar sprzętu i aplikacji nie usprawnia działalności ani nie służy obniżeniu kosztów. Sęk w tym, że wielu użytkowników nawet nie wie, jak się zabrać za inwentaryzację urządzeń, oprogramowania lub weryfikację danych o kupionych licencjach.
— Rozwiązaniem może być wsparcie przez zewnętrznych konsultantów, którzy pomogą określić, jakie klient ma zasoby IT i jakich narzędzi naprawdę potrzebuje — uświadamia dyrektor Kapustka. Taka analiza pozwoli — z jednej strony — uniknąć zbędnych wdrożeń, a z drugiej — zmobilizuje przedsiębiorstwo do realizacji koniecznych inwestycji.
25 proc. Taki średnio odsetek rocznego budżetu firmy pochłania utrzymanie technologii informacyjnej — wynika z badań IDC.