W zawiązku z wdrożeniem do polskiego systemu prawnego dyrektyw - dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej, zwanej dalej dyrektywą 2019/1152, oraz dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 z 20 czerwca 2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów, oraz uchylającej dyrektywę Rady 2010/18/UE, zwanej dalej dyrektywą 2019/1158 (tzw. dyrektywa work life balance), zostały wprowadzone zmiany do kodeksu pracy. Weszło także wiele zmian, które dotyczyły uprawnień pracowników związanych z urlopem rodzicielskim.
Komu przysługuje urlop, możliwość rezygnacji
Zgodnie z obowiązującymi przepisami do urlopu rodzicielskiego mają prawo oboje rodzice. Pracownicy-rodzice dziecka mają prawo do urlopu rodzicielskiego w celu sprawowania opieki nad dzieckiem w wymiarze do:
1) 41 tygodni – w przypadku urodzenia jednego dziecka;
2) 43 tygodni – w przypadkach urodzenia dwojga lub więcej dzieci przy jednym porodzie.
Natomiast pracownicy-rodzice dzieci którzy posiadają zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem", mają prawo do urlopu rodzicielskiego w celu sprawowania opieki nad tym dzieckiem w wymiarze do:
1) 65 tygodni - w przypadku urodzenia jednego dziecka;
2) 67 tygodni - w przypadkach urodzenia dwojga lub więcej dzieci przy jednym porodzie.
Każdemu z pracowników – rodziców dziecka przysługuje wyłączne prawo do 9 tygodni urlopu rodzicielskiego. Prawa tego nie można przenieść na drugiego z pracowników-rodziców dziecka. W praktyce wygląda to następująco, że rodzic dziecka może skorzystać z puli 32 lub 34 tygodni urlopu rodzicielskiego. Pozostałe 9 tygodni urlopu rodzicielskiego może wykorzystać drugi rodzic dziecka. Rodzice między sobą ustalają i rozplanowują, jak chcą skorzystać z danego urlopu rodzicielskiego - czy jeden z rodziców weźmie cały urlop czy też drugi z rodziców będzie chciał wziąć część przysługującego mu urlopu lub czy oboje będą korzystać z tego urlopu - z tym, że łączny wymiar urlopu nie może przekroczyć 41 lub 43 tygodni. Urlop rodzicielski jest udzielany jednorazowo w pięciu częściach, jednakże nie później niż do ukończenia przez dziecko 6 roku życia. (art. 1821a – art. 1821c ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy – tj. Dz. U. z 2023 r., poz. 1465 z późn. zm., dalej k.p.).
Pracownik może zrezygnować z korzystania z urlopu rodzicielskiego w każdym czasie za zgodą pracodawcy i powrócić do pracy. (art. 1821d § 3 k.p.)
Złożenie wniosku o przyznanie urlopu
Pracownik-rodzic dziecka, który chciałby skorzystać z urlopu rodzicielskiego, powinien przedłożyć swojemu pracodawcy wniosek w formie papierowej lub elektronicznej (czyli przesłany e-mailem), jednakże i tu należy podkreślić - w terminie nie krótszym niż 21 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu (art. 1821d § 1 k.p.).
Do wniosku pracownik obowiązany jest dołączyć dokumenty jako załączniki, które wynikają z § 14 rozporządzenia z 8 maja 2023 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków – Dz. U. z 2023 r., poz. 937z późn. zm.
Wniosek powinien zawierać następujące obligatoryjne elementy:
1) imię i nazwisko pracownika;
2) wskazanie okresu dotychczas wykorzystanego urlopu rodzicielskiego lub zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego oraz liczby wykorzystanych części urlopu rodzicielskiego lub liczby wniosków o zasiłek macierzyński za okres odpowiadający części urlopu rodzicielskiego;
3) wskazanie okresu, na który ma być udzielony urlop rodzicielski lub jego część.
Do wniosku dołącza się:
1) odpis skrócony aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagraniczny dokument potwierdzający urodzenie dziecka (dzieci), wydany przez uprawniony organ dokonujący rejestracji urodzenia w danym kraju - albo kopie tych dokumentów;
2) oświadczenie pracownika o braku zamiaru korzystania z urlopu rodzicielskiego albo z zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego przez drugiego z rodziców dziecka przez okres wskazany we wniosku albo o okresie, w którym drugi z rodziców dziecka zamierza korzystać z urlopu rodzicielskiego albo z zasiłku za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego w okresie objętym wnioskiem;
3) kopię zaświadczenia, o którym mowa w art. 4 ust. 3 u.w.k.c.r w przypadku, gdy wniosek o udzielenie urlopu rodzicielskiego lub jego części dotyczy urlopu rodzicielskiego w wymiarze, o którym mowa w art. 1821a § 2 k.p.
Kompletność wniosku jest kluczowa, gdyż pracodawca będzie rozpatrywał wniosek pracownika-rodzica dziecka.
Zazwyczaj pracodawca powinien uwzględnić wniosek pracownika-rodzica dziecka o udzielenie mu urlopu rodzicielskiego, jednakże gdy wniosek ten nie spełnia wymogów formalnych lub brakuje jednego z dokumentów, pracodawca powinien wezwać pracownika do uzupełnienia braków.
Należy podkreślić, że każdy z pracowników ma prawo do 9 tygodni urlopu rodzicielskiego i tego prawa nie można przenieść na drugiego z rodziców.
Wydłużenie urlopu rodzicielskiego oraz łączenie go z wykonywaną pracą
Niezależnie od powyższego warto zaznaczyć, że pracownik, jeśli będzie chciał, może łączyć korzystanie z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u danego pracodawcy, jednakże w wymiarze nie wyższym niż mówią przepisy k.p. czyli niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy. W takim przypadku urlopu rodzicielskiego udziela się na pozostałą część wymiaru czasu pracy.
Pracownik także i w tym przypadku obowiązany jest do złożenia wniosku w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie nie krótszym niż 21 dni przed rozpoczęciem wykonywania pracy. Należy nadmienić, że pracodawca jest obowiązany do uwzględnienia wniosku.
W tej kwestii pracodawca ma także możliwość odmówienia pracownikowi udzielenia urlopu rodzicielskiego – ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku. (art. 1821e k.p.).
Zauważyć należy, że w przypadku łączenia przez pracownika-rodzica dziecka korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy wymiar urlopu rodzicielskiego ulega wydłużeniu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy wykonywanej przez pracownika w trakcie korzystania z urlopu lub jego części, nie dłużej jednak niż do:
1) 82 tygodni w przypadku urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie lub
2) 86 tygodni w przypadku urodzenia dwojga lub więcej dzieci przy jednym porodzie.
W związku z powyższym wymiar urlopu rodzicielskiego pracownika łączącego urlop z wykonywaniem pracy u pracodawcy, który go udzielił, ulega wydłużeniu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy wykonywanej przez pracownika podczas jednoczesnego korzystania z urlopu.
W przypadku rodziców dziecka posiadającego zaświadczenie stwierdzające ciężkie i nieodwracalne upośledzenie albo nieuleczalną chorobę zagrażającą życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu, zgodnie z art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”, maksymalny wymiar urlopu rodzicielskiego w przypadku łączenia korzystania z urlopu z wykonywaniem pracy u pracodawcy, który udzielił urlopu, wynosi:
1) do 130 tygodni w przypadku urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie lub
2) do 134 tygodni w przypadku urodzenia dwojga lub więcej dzieci przy jednym porodzie.
W sytuacji, gdy powstała w wyniku wydłużenia wymiaru urlopu rodzicielskiego część urlopu rodzicielskiego nie odpowiada wielokrotności tygodnia, jest ona udzielana w dniach. Przy udzielaniu urlopu niepełny dzień się pomija.
Ponadto we wniosku o wydłużenie urlopu rodzicielskiego pracownik określa sposób wykorzystania części tego urlopu, o którą zostanie on proporcjonalnie wydłużony. (art. 1821f k.p.).
W myśl § 15 rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 8 maja 2023 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków – Dz. U. z 2023 r., poz. 937z późn. zm., wniosek o łączenie przez pracownika korzystania z urlopu rodzicielskiego lub jego części z wykonywaniem pracy w wymiarze nie wyższym niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu zawiera:
1) imię i nazwisko pracownika,
2) określenie wymiaru czasu pracy,
3) wskazanie okresu, w którym pracownik zamierza łączyć korzystanie z urlopu rodzicielskiego lub jego części z wykonywaniem pracy w niepełnym wymiarze czasu pracy,
4) oświadczenie pracownika o zamiarze łączenia części urlopu rodzicielskiego powstałej w wyniku proporcjonalnego wydłużenia tego urlopu z pracą w wymiarze nie wyższym niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy, z określeniem wymiaru czasu pracy - albo o braku takiego zamiaru.
Okres, o który urlop rodzicielski zostaje wydłużony, stanowi iloczyn liczby tygodni łączenia urlopu z pracą i wymiaru czasu pracy wykonywanej przez pracownika w trakcie korzystania z urlopu rodzicielskiego. Jeżeli powstała w wyniku wydłużenia wymiaru urlopu rodzicielskiego część tego urlopu nie odpowiada wielokrotności tygodnia, jest ona udzielana w dniach. Przy udzielaniu urlopu niepełny dzień się pomija.
Z kolei w przypadku, gdy pracownik zamierza łączyć korzystanie z części urlopu rodzicielskiego powstałej w wyniku proporcjonalnego wydłużenia tego urlopu, obliczonej zgodnie z zasadą wykonywania pracy w niepełnym wymiarze czasu pracy, wymiar tej części urlopu oblicza się, dzieląc długość części urlopu powstałej w wyniku proporcjonalnego wydłużenia przez różnicę liczby 1 i wymiaru czasu pracy, w jakim pracownik zamierza łączyć korzystanie z tej części urlopu z wykonywaniem pracy. Jeżeli część urlopu rodzicielskiego powstała w wyniku wydłużenia jego wymiaru nie odpowiada wielokrotności tygodnia, jest ona udzielana w dniach, przy czym niepełny dzień się pomija.
Wysokość zasiłku macierzyńska na prawach urlopu rodzicielskiego
Zgodnie z art. 31 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa – tj. Dz. U. z 2023 r., poz. 2780 z późn.zm., dalej u.ś.p.u.s. miesięczny zasiłek macierzyński wynosi:
- 100 proc. podstawy wymiaru zasiłku - za okres urlopu macierzyńskiego, okres urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego;
- 70 proc. podstawy wymiaru zasiłku - za okres urlopu rodzicielskiego.
W przypadku złożenia pisemnego wniosku, nie później niż 21 dni po porodzie, o wypłacenie zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu macierzyńskiego i urlopu rodzicielskiego w pełnym wymiarze (z wyłączeniem okresu 9 tygodni wyłącznego urlopu rodzicielskiego, przysługującego ojcu dziecka), miesięczny zasiłek macierzyński za cały okres odpowiadający okresowi urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego oraz urlopu rodzicielskiego wynosi 81,5 proc. podstawy wymiaru zasiłku.
Podsumowując - przepisy k.p. wychodzą naprzeciw prawom pracownika i dają obojgu rodzicom możliwość korzystania z urlopu rodzicielskiego. Dlatego warto korzystać z przysługujących uprawnień.
Autor:
Małgorzata Piętka, ekspert w dziedzinie kadr i płac, prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, prawnik Casum.pl