W jedności siła

WOJCIECH CHMIELARZ
25-03-2013, 00:00

Mail, telefon stacjonarny, komórka, tablet i wideokonferencje są bardziej efektywne, jeśli stworzyć z nich jeden spójny system.

Globalizacja oraz rozwój technologii informatycznych i telekomunikacyjnych przyniosły w ostatnich latach wielkie zmiany w środowisku pracy. W rezultacie wzrosło znaczenie pracy zespołów, które znajdują się w różnych miastach, krajach, a nawet na różnych kontynentach — polscy inżynierowie rozwiązujący problemy fabryki w Stanach Zjednoczonych to teraz nic wyjątkowego. Jednocześnie rosną oczekiwania co do jakości świadczonych w ten sposób usług i czasu reakcji na pytania współpracowników i klientów. Potwierdzają to badania przeprowadzone na przełomie września i października 2012 r. na zlecenie Siemens Enterprise Communications.

— Wynika z nich, że 79 proc. badanych na co dzień pracuje w zespołach rozproszonych. Jednocześnie mimo dostępności nowoczesnych mediów komunikacyjnych znacząca część użytkowników nie wykorzystuje pełnego potencjału. Powodem jest brak jednolitego rozwiązania teleinformatycznego — mówi Andrzej Zdrojek, dyrektor działu wsparcia sprzedaży, Siemens Enterprise Communications.

Jeden system

Odpowiedzią na ten problem mogą być rozwiązania Unified Communications (UC), które integrują telefony komórkowe, stacjonarne, kalendarz, maile oraz komunikatory biznesowe w jeden spójny system. Poszczególne jego elementy wymieniają między sobą konieczne informacje.

— Dzięki systemowi UC umawiam spotkanie jednym kliknięciem w kalendarzu Outlook, dodając automatycznie generowany link i numer telefonu. Dzięki temu wszystkie zainteresowane strony mogą aktywnie uczestniczyć w zebraniu przez przeglądarkę — słyszeć się, widzieć przez wideo, oglądać prezentację, lub współdzielić pulpity i aplikacje wszystkich uczestników spotkania on- -line. To bardzo wygodne i użyteczne — opowiada Marcin Sokołowski z Integrated Solutions. Dzięki temu przedsiębiorstwa ograniczają wydatki na dojazdy i delegacje. Wszystkie kwestie można omówić z zainteresowanymi stronami jednocześnie, w dogodnym dla nich czasie, bez ruszania się sprzed biurka.

— Nawet jeśli w ostatniej chwili zmienią się nam plany, dzięki integracji wszystkich elementów możemy uczestniczyć w takim spotkaniu „w biegu” — z komórki lub tabletu. Takie sesje można nagrać, tworząc od razu dokumentację projektową, do której można później wrócić, by zweryfikować ustalenia — dodaje Marcin Sokołowski.

Z czego składa się UC

Podstawową każdego systemu UC jest rozwiązanie do przetwarzania połączeń głosowych i wideo. Wokół niego wybudowane są pozostałe elementy, odpowiedzialne m.in. za zapewnienie funkcji komunikatora tekstowego, poczty głosowej, zdalnej współpracy czy realizację funkcji contact center. — Z kolei rozwiązania dla użytkowników końcowych to terminale dla połączeń głosowych, do realizacji połączeń wideo, aplikacje pozwalające na śledzenie statusu użytkowników, wymianę komunikatów tekstowych dostępnych nie tylko na komputery PC, ale również na urządzenia typu BYOD (prywatne urządzenia pracowników wykorzystywane w pracy zawodowej — red.) czy aplikacje typu klient pocztowy zintegrowany z naszym systemem UC — wymienia Aleksander Klessa z NextiraOne. Ostatnio firmy z sektora UC z uwagą obserwują media społecznościowe. Ten sposób komunikacji zyskuje coraz większe uznanie w zastosowaniach profesjonalnych, ponieważ ułatwia utrzymanie kultury pracy, a także zwiększa identyfikację z firmą. Bardzo istotnym elementem UC jest odpowiedni pakiet narzędzi programistycznych, pozwalający na zintegrowanie rozwiązania z aplikacjami biznesowymi wykorzystywanymi przez organizację.

Przed wdrożeniem

Wdrożenie UC ma zmienić sposób, w jaki pracownicy korzystają z technologii komunikacyjnych. — Mimo że rozwiązania są intuicyjne i łatwo je zastosować, użytkownicy muszą być poinformowani o ich możliwościach i „zarażeni” nową kulturą pracy, która pozwoli uwolnić dodatkowy potencjał zespołów. Ważne, by przed implementacją przeanalizować i zrozumieć potrzeby komunikacyjne organizacji, a w szczególności miejsce, jakie komunikacja zajmuje w jej procesach biznesowych — mówi Andrzej Zdrojek.

Ważne jest również dokładne określenie wymagań i funkcjonalności, których oczekujemy od systemu UC. — Chodzi nie tylko o bieżące potrzeby, ale również o te, które się w firmie pojawią w niedługim czasie. Dokładna analiza wszystkich potrzeb przedsiębiorstwa umożliwia precyzyjne dobranie dla użytkowników właściwych urządzeń końcowych i systemów i to zarówno tych, które będą potrzebne już dziś, jak i tych, które mogą zostać dodane w miarę potrzeb — mówi Aleksander Klessa.

Warto się dobrze do takiego wdrożenia przygotować. Dzięki UC firma może zrobić więcej i być bardziej efektywna niż wykorzystując tradycyjne, ale niezintegrowane narzędzia. l

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: WOJCIECH CHMIELARZ

Najważniejsze dzisiaj

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Puls Innowacji / IT&Internet / W jedności siła