Ostatnia tura wniosków o dotacje inwestycyjne Phare 2002 pokazała, że błędy formalne nadal są największym problemem składających wnioski.
Podstawowy warunek otrzymania dotacji w ramach działania 2.3 „Wzrost konkurencyjności przedsiębiorstw poprzez inwestycje” to złożenie prawidłowo wypełnionego wniosku. Zanim jednak przyszły beneficjent unijnej pomocy przystąpi do wypełniania dostępnego w internecie formularza, winien dokładnie zapoznać się z „Wytycznymi dla wnioskodawców”. Przy samym wypełnianiu wniosku pomocna będzie też „Instrukcja wypełniania wniosku”.
Dane ogólne
W pierwszej części wniosku przedsiębiorca podaje ogólne informacje o projekcie. Jaki z tym problem? Prawidłowe nazwanie projektu.
— Tytuł nie może być zbyt rozbudowany, ani budzić wątpliwości co do tego, co zostanie zrealizowane w ramach projektu — mówi Agnieszka Józefowicz z Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.
Druga część wniosku identyfikuje wnioskodawcę. Podane tu informacje muszą być zgodne z danymi zawartymi w dokumentach. Jeżeli firma ma kilka adresów, należy wpisać adres siedziby zarządu.
— Bardzo ważne, by podać numer faksu. Gdy Regionalna Instytucja Finansująca znajdzie we wniosku usterki formalne, tą drogą zwróci się do wnioskodawcy z prośbą o poprawki lub uzupełnienie — podkreśla Agnieszka Józefowicz.
Chwili uwagi wymaga również wybór osoby upoważnionej przez wnioskodawcę do podpisania umowy o dofinansowanie. Wskazana osoba musi być uprawniona do tego typu czynności w statucie lub dokumentach rejestrowych firmy, stanowiących załącznik do wniosku. Jeżeli istnieje zagrożene, że ktoś wyznaczony nie będzie mógł podpisać umowy, warto od razu załączyć do wniosku upoważnienie notarialne dla innego pracownika firmy.
Mały lub średni
W trzeciej części wniosku wymaga się scharakteryzowania prowadzonej działalności. Szczególnie istotne jest tu potwierdzenie przynależności do grona małych i średnich przedsiębiorstw.
— Zgodnie z definicją, by znaleźć się w tej grupie, firma musi spełnić trzy zasadnicze warunki. Po pierwsze: zatrudnia nie więcej niż 250 osób. Po drugie: jej roczny obrót nie przekracza 40 mln EUR lub suma aktywów rocznego bilansu nie jest większa niż 27 mln EUR. Trzeci warunek to spełnienie kryterium niezależności: w strukturze właścicielskiej firmy żadne duże przedsiębiorstwo nie posiada więcej niż 25 proc. kapitału lub głosów w zgromadzeniu wspólników. Wyjątkiem pozostają firmy zarządzane przez publiczne spółki inwestycyjne, fundusz venture capital lub inwestorów instytucjonalnych, o ile nie sprawują oni nad nimi kontroli, oraz firmy, w których kapitał jest tak rozdzielony, że niemożliwe jest ustalenie, w czyim znajduje się posiadaniu, lub przedsiębiorca deklaruje, że może prawnie dowieść, że właścicielem ponad 25 proc. nie są firmy duże. Przy obliczaniu wymienionych progów należy dodać wszystkie odpowiednie wielkości, dotyczące firmy-beneficjenta pomocy oraz wszystkich firm, w których posiada ona bezpośrednio lub pośrednio co najmniej 25 proc. kapitału lub głosów w zgromadzeniu wspólników — wylicza dokładnie Agnieszka Józefowicz.
Opis projektu
Ostatnią, ale najważniejszą częścią wniosku jest opis projektu.
— Przedsiębiorca uzasadnia tu realizację projektu, opisuje jego cele, planowane efekty, wyniki, a także podaje mierzalne wskaźniki realizacji projektu — przypomina Agnieszka Józefowicz.
W pierwszej kolejności określa się miejsce realizacji projektu. To istotne — ze względu na wybór odpowiedniej Regionalnej Instytucji Finansującej (RIF).
— Gdy kupowane rzeczy będą instalowane w różnych miejscach, przyjmuje się, że miejscem wdrażania projektu jest to, w którym realizowana jest jego największa lub najistotniejsza część. Gdy takie ustalenie miejsca wydaje się niemożliwe, należy przyjąć, że właściwą RIF jest ta z województwa, w którym znajduje się siedziba firmy — tłumaczy Agnieszka Józefowicz.
Za inny niezwykle istotny element wniosku uznać trzeba określenie celów projektu. Należy tu opisać, co jest celem ogólnym i w jaki sposób projekt przyczynia się do realizacji celów programu WKP oraz podać jego szczegółowe cele. Powinny one zostać przedstawione na trzech poziomach: produktu, rezultatu i oddziaływania.
— W przypadku „produktu” rozumianego jako rzeczy materialne lub usługi trzeba napisać, w jakim stopniu dofinansowanie wpłynie na przyrost czy urozmaicenie oferty firmy. Cele „na poziomie rezultatu” to bezpośrednie i natychmiastowe, mierzone po zakończeniu realizacji projektu, skutki dostarczenia produktu. Poziom „oddziaływania” to cele, jakich przedsiębiorca spodziewa się po pewnym czasie od zakończenia projektu. Podaje się je w sposób uogólniony. Dla uwiarygodnienia należy wpisać sposób gromadzenia danych dla potrzeb prezentacji wskaźników oraz metodologię ich liczenia — wyjaśnia Agnieszka Józefowicz.
Ściśle związane ze szczegółowymi celami projektu są jego mierzalne i policzalne efekty, określone we wniosku jako wskaźniki. Można je podawać w sztukach, liczbach, procentach itp. Każdy cel musi mieć odpowiednik w postaci wskaźnika. Wyjątek stanowią naturalnie te cele, których nie można policzyć.
Wielkość dotacji
We wniosku o dotację trzeba też podać całkowitą wartość projektu oraz źródła jego finansowania — z uwzględnieniem dotacji unijnej.
— Ważne, by wnioskowana kwota wsparcia nie wykraczała poza dopuszczalne pułapy dofinansowania (czyli nie była niższa niż 10 tys. zł ani wyższa niż 1,25 mln zł). W zależności od miejsca realizacji inwestycji przedsiębiorca musi też w odpowiedni sposób wyliczyć udział dotacji w kosztach kwalifikowanych. W powiatach miejskich: Warszawy i Poznania wynosi on 30 proc., Wrocławia, Krakowa, Gdańska, Gdyni i Sopotu — 40 proc., a w pozostałych regionach kraju — 50 proc. — ostrzega Agnieszka Józefowicz.
Trwałość i innowacyjność
We wniosku trzeba zagwarantować trwałość projektu w czasie. Poinformować, czy wnioskodawca zamierza zastąpić środki nabyte dzięki dofinansowaniu — innymi. Ponadto opisać, czy i w jaki sposób dotacja przyczyni się do utrwalenia lub wzmocnienia pozycji wnioskodawcy na rynku w ciągu co najmniej 5 lat od końca realizacji projektu.
Ważną przesłanką jest wprowadzenie innowacji w przedsiębiorstwie. W pierwszym terminie składania wniosków (do 2 grudnia 2004 r.), by otrzymać punkty za rozwiązania innowacyjne, należy przedstawić jako załącznik do wniosku opinię jednostki badawczo-rozwojowej lub innego stowarzyszenia ekspertów w danej branży, potwierdzające, że dane rozwiązanie można rzeczywiście uznać za innowacyjne — w rozumieniu regionalnym, krajowym lub międzynarodowym. W przyszłości taka opinia nie będzie już wymagana.