W usługach telekomunikacyjnych może tkwić spory, niewykorzystany potencjał — zarówno funkcjonalny, jak i finansowy.
Bank Gospodarstwa Krajowego (BGK) wdrożył oprogramowanie firmy Riverbed, które ma zoptymalizować ruch w sieci rozległej (WAN), łączącej centralę i 23 oddziały firmy. Doraźnym celem była chęć wygospodarowania pasma ruchu na dodatkowe usługi wideokonferencyjne bez dodatkowych wydatków na łącza do transmisji danych.
— My akurat musimy ogłaszać przetargi publiczne na takie usługi, ale zamówienie w firmie telekomunikacyjnej lepszych łączy transmisji danych byłoby najprostsze. Tyle że cały system akceleracji ruchu w sieci WAN to wydatek jednorazowy, a za lepsze łącza musielibyśmy płacić wyższy abonament co miesiąc. I musielibyśmy wymienić routery. Te, które mamy, nie obsłużyłyby łączy o wyższej przepustowości. Byłby to więc kolejny wydatek. Choć też jednorazowy, jak na oprogramowanie do akceleracji — wyjaśnia Artur Jarosz, naczelnik wydziału infrastruktury technologicznej BGK.
Łącza, z których korzysta BGK, nie były jeszcze na tyle obciążone, by instytucja już bezpośrednio odczuła korzyści z tego oprogramowania. Ale w dłuższym czasie projekt ma też pozwolić na centralizację infrastruktury informatycznej banku. Teraz część serwerów stoi w oddziałach i choćby po to, by wykonać proste czynności serwisowo-kontrolne, informatycy muszą objeżdżać placówki.
Jest co negocjować
Przykład BGK dowodzi, że w już posiadanych przez firmy usługach telekomunikacyjnych tkwi spory, niewykorzystywany potencjał. Aby z niego skorzystać, wcale nie trzeba inwestować w dodatkowe oprogramowanie czy sprzęt. Często różne sposoby rozliczania połączeń, kuszące pakiety darmowych rozmów, zmieniające się potrzeby firm i długoterminowe umowy z operatorami sprawiają, że firmy wcale nie korzystają z usług najlepiej dostosowanych do ich potrzeb.
— Do optymalizacji kosztów teleinformatycznych trzeba mieć racjonalne podejście. Jej umiejętne przeprowadzenie może przynieść firmie nie tylko korzyści finansowe, ale także pośrednie, na przykład dzięki dodatkowym funkcjom systemów i zwiększeniu efektywności komunikacji. Szybkie zmiany na rynku telekomunikacyjnym sprawiają, że przeprowadzanie takich zmian ma sens zarówno dla dużych, jak i małych przedsiębiorstw. Ale, oczywiście, zupełnie innych efektów może się spodziewać duża firma z wieloma oddziałami, wieloma pracownikami terenowymi, dla których komputer, telefon i internet to główne narzędzia pracy, niż — duży zakład produkcyjny, zatrudniający w większości pracowników fizycznych. W tym drugim przypadku pole manewru jest mniejsze, gdyż zwykle koszty telekomunikacji w takich firmach są dużo niższe. Wtedy warto się skupić na korzyściach pośrednich, które mogą znacznie zwiększyć efektowność funkcjonowania przedsiębiorstwa, a co za tym idzie — jego konkurencyjność — podkreśla Paweł Michałowski, menedżer działu audytu i optymalizacji w firmie doradczej Audytel, specjalizującej się w analizach i optymalizacji kosztów rozwiązań teleinformatycznych.
Przejrzyj rachunki
Umowy z operatorami telekomunikacyjnymi zawiera się na określony czas. To może zniechęcać do przyglądania się im na wiele miesięcy przed wygaśnięciem kontraktu. A warto.
— Nawet w trakcie kontraktu można na ogół zmieniać usługi dodatkowe. W przypadku połączeń międzystrefowych, realizowanych za pomocą tzw. prefiksu, nie ma zaś w ogóle umów terminowych. Jeśli ktoś chce, może negocjować warunki rozliczeń nawet co miesiąc — podpowiada Tomasz Kostański, wiceprezes Eisei Pirst, firmy doradztwa telekomunikacyjnego.
Zresztą, nawet nie zmieniając stawek wynegocjowanych u operatora, firma może płacić mu mniej. Wystarczy wnikliwie przyjrzeć się fakturom i billingom.
— Operatorzy mylą się w rachunkach dla klientów biznesowych. Zarówno na korzyść klientów, jak i na ich niekorzyść. Tych drugich sytuacji jest więcej. Nie wynikają one ze złej woli operatorów, ale z ludzkich błędów, takich jak złe wprowadzanie do systemu billingowego rabatów wynegocjowanych przez klienta czy mylna ich interpretacja. Złożoność rozliczeń danych billingowych powoduje, że klienci nie zauważają pomyłek i płacą więcej, niż powinni — uważa Paweł Michałowski.
Niedostosowanie taryf telekomunikacyjnych do rzeczywistych potrzeb jest powszechne. Przykłady? Korzystanie z "darmowego" sprzętu oferowanego przez operatora przy podpisaniu długoterminowego kontraktu. W rezultacie za wszystko płaci się o 20-30 proc. więcej, niż gdyby sprzęt kupiło się samemu. Z kolei przy transmisji danych pokutuje przekonanie, że łącza kablowe są najbardziej niezawodne. Tymczasem dostępne technologie radiowe nie ustępują im jakością w wielu zastosowaniach, a wzięcie ich pod uwagę zwiększa liczbę rozwiązań alternatywnych i tym samym wzmacnia pozycję negocjacyjną w rozmowach z telekomami. Także wysokie stawki abonamentu dla menedżerów nie zawsze mają uzasadnienie. Jeśli szefowie firmy często bywają za granicą, to te stawki nie obniżają kosztów pojedynczych połączeń, bo w roamingu płaci się tyle samo, niezależnie od wysokości abonamentu.
Sezonowa moda
Zależnie od długości negocjacji skłonność operatorów do ustępstw bywa różna. To też warto wziąć pod uwagę.
— W różnych latach operatorzy mają różne strategie. Gdy chcą pozyskać wielu klientów, są skłonni oferować naprawdę niskie stawki. Rok później mogą się jednak bardzo usztywnić w negocjacjach. To taka sinusoida. W jednym roku jedni operatorzy są bardziej skłonni do ustępstw na rzecz klientów, a w drugim — inni — twierdzi Tomasz Kostański.
Po wynegocjowaniu korzystniejszych cen połączeń z telefonów komórkowych firmy często obniżają limity kwotowe przyznane pracownikom. A to wcale nie zmniejsza kosztów firmy. Dlaczego? Zbyt duża obniżka powoduje, że część ruchu komórkowego przechodzi na telefony stacjonarne i zwiększa wartość faktur za takie połączenia. Ale pozostawienie limitów na poprzednim poziomie też może nie być dobrym pomysłem. Mimo zmniejszenia stawek za rozmowy pracownicy i tak mogą wykorzystywać limity w całości.
— Dlatego konieczna jest kompleksowa analiza potrzeb i struktury usług teleinformatycznych firmy przed rozpoczęciem negocjacji z operatorami. Inaczej, mimo wynegocjowania na pozór atrakcyjnych stawek za poszczególne usługi, można nie osiągnąć obniżenia kosztów — podkreśla Paweł Michałowski.