Właściwe zrozumienie informacji na temat celu i zasad funkcjonowania funduszy pomocowych ma zasadnicze znaczenie dla uzyskania unijnego wsparcia.
Akredytowany wykonawca — firma doradcza, szkoleniowa itp., oferująca usługi doradcze objęte programami pomocowymi Phare, posiadająca akredytację PARP. Zgodnie z ogólną zasadą, dotację na doradztwo można dostać tylko na usługi akredytowanych wykonawców. Ich lista jest dostępna na stronie internetowej PARP.
Dotacja — kwota pomocy publicznej stanowiąca bezzwrotną pomoc finansową. W wielu przypadkach wypłacana jest w formie refundacji kosztów.
Działania kwalifikowane — działania, które mogą być dofinansowane dotacją. Są opisane w każdym programie. Na ich podstawie przedsiębiorca może określić, czy jego projekt ma szansę na dotację.
Koszty kwalifikowane — dotacja pokrywa część kosztów, które są:
a) niezbędne do realizacji projektu i zostaną uwzględnione przez instytucję udzielającą dotacji w umowie dotacji oraz są przedstawione w najkorzystniejszej relacji nakładów do rezultatów;
b) rzeczywiście poniesione przez przedsiębiorcę;
c) udokumentowane dokumentami potwierdzającymi dokonanie płatności.
Harmonogram wdrażania — element każdego wniosku — plan działania wnioskodawcy, opisujący poszczególne działania i określający czas realizacji projektu.
Harmonogram wydatków — budżet projektu ze wskazaniem czasu, w którym poszczególne koszty będą ponoszone.
Krajowy System Usług — dobrowolnie zrzeszone organizacje otoczenia biznesu świadczące usługi dla małych i średnich firm. Patronem jest PARP.
Kwota minimalna dotacji — kwota najmniejszej dotacji, o jaką można się starać w programie pomocowym. Wysokość dotacji z reguły jest określona procentowo i kwotowo.
Kwota maksymalna dotacji — kwota maksymalnej dotacji, o jaką można się starać w programie wsparcia. Wysokość dotacji z reguły jest określona procentowo i kwotowo.
Komisja Oceniająca — ocenia wnioski o dotację i sporządza listę tych, które kwalifikują się do otrzymania dotacji.
Mała lub średnia firma – spełnia trzy zasadnicze warunki: zatrudnia mniej niż 250 osób, jej roczny obrót nie przekracza 40 mln EUR albo suma aktywów rocznego bilansu nie przekracza 27 mln EUR oraz spełnia kryterium niezależności. Polega ono na tym, że w strukturze właścicielskiej takiej firmy inne duże przedsiębiorstwa nie posiadają więcej niż 25 proc. kapitału lub głosów w zgromadzeniu wspólników. Wyjątkiem są firmy zarządzane przez publiczne spółki inwestycyjne, fundusz venture capital lub inwestorów instytucjonalnych, o ile nie sprawują oni nad nimi kontroli, oraz firmy, w których kapitał jest tak rozdzielony, że niemożliwe jest ustalenie, w czyim jest posiadaniu lub przedsiębiorca deklaruje, że może prawnie dowieść, że właścicielem ponad 25 proc. nie są duże firmy. Przy obliczaniu wymienionych progów należy dodać wszystkie odpowiednie wielkości dotyczące firmy będącej beneficjentem pomocy oraz wszystkich firm, w których posiada ona bezpośrednio lub pośrednio co najmniej 25 proc. kapitału lub głosów w zgromadzeniu wspólników. Pełna definicja na płycie CD załączonej do broszury.
Przedsiębiorstwo innowacyjne — podejmuje działania innowacyjne, które zgodnie z ustawą o Komitecie Badań Naukowych są definiowane jako prace związane z przygotowaniem i uruchomieniem wytwarzania nowych lub udoskonalonych materiałów, wyrobów, urządzeń, usług, procesów lub metod, przeznaczonych do wprowadzenia na rynek albo do innego wykorzystania.
Punkt Konsultacyjno–Doradczy (PKD) — przedsiębiorca może w nim uzyskać podstawowe informacje na temat prowadzenia działalności gospodarczej oraz dostępnej dla niego pomocy publicznej. Sieć ponad 150 PKD w całej Polsce stworzyła PARP.
Regionalna Instytucja Finansująca (RIF) — przedsiębiorca składa tam wniosek o dotację. W każdym województwie jest jedna RIF. Zajmuje się przyjmowaniem wniosków, w części programów jest też instytucją podpisującą umowy o udzielenie dotacji oraz fizycznie wypłaca firmom dotacje.
Studium wykonalności — jeden z załączników do wniosku w programie dotacji inwestycyjnych. Przedstawia się w nim biznes-plan inwestycji oraz, jeśli to potrzebne, ocenę wpływu inwestycji na środowisko.
Umowa dotacji — zawarta między przedsiębiorcą a instytucją udzielającą dotacji po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku o dotację.
Wnioskodawca — starający się o dotację.
Wniosek o udzielenie dotacji — przedsiębiorca opisuje w nim projekt, na który stara się o dofinansowanie. Musi on być napisany komputerowo. Wzory wniosków dla poszczególnych programów są dostępne na stronach internetowych PARP.
Wniosek o wypłatę dotacji — przedsiębiorca składa go po zakończeniu projektu, na który dostał dotację wraz z rozliczeniem finansowym projektu.
Wytyczne dla wnioskodawców — szczegółowy opis programu. Są swego rodzaju podręcznikiem dla wnioskodawców przygotowujących wniosek o udzielenie dotacji.