Powodzenie kontraktu outsourcingowego zależy w dużej części od początkowej jego fazy. Najważniejsze to ustalić: co, jak i za ile.
Przejęcie opieki nad określoną sferą działalności firmy przez inną spółkę wymaga dobrego poznania się. Specjaliści z branży twierdzą również, że outsourcing należy wdrażać etapami, a wszystkie one powinny być przed realizacją precyzyjnie opisane w umowie.
Poznać oczekiwania
Zanim firma podejmie działania zmierzające do wyodrębnienia jednostki spełniającej na jej rzecz określone funkcje, kadra menedżerska musi przeprowadzić szczegółową analizę ekonomiczną oraz rozważyć postulaty przemawiające za oraz przeciw takiemu rozwiązaniu.
— Zaczynać należy od najważniejszego, czyli określenia swoich oczekiwań. W przypadku outsourcingu logistycznego cele trzeba wyznaczyć jednocześnie w dwóch obszarach — chodzi o znalezienie równowagi między obsługą logistyczną a kosztem jej realizacji. Należy spojrzeć na poziom serwisu zapewnianego przez dział logistyki, a następnie na jego wpływ na wynik finansowy firmy. Trzeba też zastanowić się, jak ważne dla odbiorców firmy są poszczególne elementy obsługi logistycznej oraz które z tych elementów powierzą firmie logistycznej. To z kolei będzie miało decydujący wpływ na cenę usługi — tłumaczy Piotr Dura, menedżer w firmie Deloitte.
Odbiorcy postrzegają obsługę logistyczną poprzez dostępność towarów, które kupują, czas realizacji zamówienia, zgodność dostawy z załączoną specyfikacją czy terminowość dostaw.
— Są firmy świadczące usługi outsourcingowe, które mogą wziąć odpowiedzialność za wszystkie elementy obsługi. Ale załóżmy, że — tak jak to się dzieje najczęściej — firma będzie chciała pozostawić u siebie zarządzanie zapasami przekazując spółce logistycznej realizację zamówień. Outsourcer ten będzie odpowiedzialny za trzy aspekty obsługi: czas realizacji zamówienia, zgodność dostawy ze specyfikacją oraz terminowość dostaw. W takim przypadku trzeba wiedzieć, czego oczekują odbiorcy, aby uzgodnić i zawrzeć w kontrakcie outsourcingowym odpowiednie parametry usługi realizowanej przez firmę logistyczną. Będzie to podstawą do określenia ceny serwisu — tłumaczy Piotr Dura.
Sprecyzować wymagania
Aby zapobiec ewentualnym późniejszym nieporozumieniom, strony jeszcze przed podpisaniem umowy powinny przedyskutować, zdefiniować i szczegółowo opisać oczekiwania wobec firmy świadczącej usługę i zakres czynności.
— Powinny sprawdzić, czy między ich wzajemnymi oczekiwaniami nie ma żadnych rozbieżności. Partnerzy powinni także ustalić szczegółowo koszty usługi — wycenić wszystkie czynności, pamiętając, że wszystko to, co nie zostanie zawarte w umowie, będzie podlegać dodatkowym opłatom. Powinni też określić, na jakich warunkach i przez kogo udzielana będzie zgoda na poniesienie ewentualnych kosztów dodatkowych — wylicza Lance Kavanagh, dyrektor operacyjny Sodexho Polska.
Zleceniodawca powinien więc chcieć przekazać firmie świadczącej usługę outsorcingu tak szczegółowe informacje, jakie są niezbędne do prawidłowego wykonania czynności. Na przykład, do ilu klientów będzie dostarczany towar, gdzie mają oni siedziby, jaka jest średnia waga przesyłki. Te informacje pozwolą operatorowi logistycznemu przygotować propozycję warunków współpracy.
Ustalić granicę
Przedsiębiorca powinien też zastanowić się, jakie chce utrzymywać relacje z firmą outsourcingową.
— Można wybrać jeden z dwóch wzorców. Pierwszy z nich to typowe relacje nabywca-sprzedawca. Interesuje go tylko cena usługi, dlatego też prawdopodobnie zdecyduje się na współpracę co najmniej z dwoma firmami, aby ich oferty wykorzystać do „rozgrywania” w trakcie negocjacji. Drugi wzorzec zakłada długoterminową współpracę, bazującą na zaufaniu i dążeniu do budowy partnerskich relacji. Co można zyskać w drugim przypadku? Stabilność biznesu, zaangażowanie usługodawcy i elastyczność współpracy rosnącą z upływem czasu — mówi Piotr Dura.