Ministerstwo Finansów (MF) potwierdziło podczas ostatnich konsultacji z przedsiębiorcami, że obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) dla firm o obrotach powyżej 200 mln zł wejdzie w życie 1 lutego 2026 r., natomiast dla pozostałych – dwa miesiące później.
– To ważna informacja dla przedsiębiorców. Mogą teraz pewniej planować swoje przygotowania do nowego systemu – mówi Maciej Dybaś, partner w Crido.
Optymalne rozwiązania
Anna Mytyk, wicedyrektor departamentu podatku od towarów i usług w MF, nie ma wątpliwości, że wdrożenie KSeF jest sporym wyzwaniem dla przedstawicieli biznesu, zarówno pod kątem technicznym, jak i proceduralnym.
– Wspólnie z rynkiem chcemy wypracować optymalne rozwiązania, które pozwolą przedsiębiorcom sprawnie wejść w proces obligatoryjnego e-fakturowania – podkreśla Anna Mytyk.
Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy w firmie inFakt, przypomina, że 1 kwietnia 2026 r. obowiązkowy KSeF będzie dotyczył przedsiębiorstw, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem wyniosła w 2025 r. mniej niż 200 mln zł.
– Wartość przychodu powinna być brana nie z 2025 r., tylko z tego roku. Istnieje ryzyko, że jeżeli przedsiębiorstwo w grudniu przyszłego roku przekroczy wspomnianą kwotę 200 mln zł, będzie miało na wdrożenie systemu e-faktur jeden miesiąc, a nie trzy miesiące. Dlatego podczas wiosennych konsultacji w resorcie finansów zwracano uwagę na to, że termin wdrożenia KSeF powinien być jeden dla wszystkich firm. Tankując auto w lutym w największych sieciach sprzedaży w Polsce każdy przedsiębiorca otrzyma fakturę w KSeF. Oczywiście stacja benzynowa wyda też tradycyjny dokument. Może się jednak okazać, że będzie musiał na niego poczekać. Warto rozważyć wprowadzenie obowiązkowego KSeF w jednym terminie – podkreśla Piotr Juszczyk.
Faktury papierowe
W okresie przejściowym MF chce utrzymać możliwość wystawiania faktur papierowych dla najmniejszych podatników. Chodzi o dokumenty, których wartość wynosi poniżej 450 zł, natomiast łączna kwota tych faktur w skali miesiąca nie przekracza 10 tys. zł.
– Obawiam się, że może dochodzić do nadużyć poprzez sztuczne dzielenie faktur. Wyobraźmy sobie sytuację, że mamy usługę opiewającą na kwotę 2 tys. zł. Przedsiębiorcy mogą umówić się na wystawienie pięciu faktur po 400 zł. Dlatego lepszym ograniczeniem byłoby kryterium przychodowe i ewentualnie liczba faktur wystawionych w miesiącu – ocenia Piotr Juszczyk.
Maciej Dybaś zauważa, że - wbrew wcześniejszym zapewnieniom MF - tzw. schema e-faktury się zmieni.
– Projekt dotyczący nowej schemy ma być opublikowany we wrześniu. Ta nieoczekiwana modyfikacja może wymagać od przedsiębiorców dodatkowych nakładów pracy – podkreśla partner w Crido.
Wtóruje mu Piotr Juszczyk. Zaznacza, że wiele firm poniosło do tej pory sporo nakładów finansowych, a KSeF został odroczony.
– Z pewnością ogromnym plusem jest to, że jest jeszcze dużo czasu na unormowanie przepisów dotyczących obowiązkowego systemu e-faktur, a także na przeprowadzenie odpowiednich akcji informacyjnych ze strony Ministerstwa Finansów. Docelowo przedsiębiorcy mogą docenić KSeF. Jednak obecnie jednym z głównych zadań, a może nawet wyzwań, jakie stoją przed resortem finansów, jest odczarowanie negatywnego nastawienia do tego systemu – ocenia główny doradca podatkowy w firmie inFakt.
Skomplikowane dane
Maciej Dybaś zauważa, że MF zaproponowało wprowadzenie dobrowolnych załączników do e-faktur.
– To rozwiązanie ma umożliwić m.in. ujmowanie skomplikowanych danych wymaganych przez przepisy. Pozwoli również na dodawanie danych przydatnych pod względem biznesowym oraz korygowanie załączników. Konsultacje w tej sprawie mają rozpocząć się we wrześniu – wyjaśnia partner w Crido.
Warto zaznaczyć, że pierwotnie rozwiązania dotyczące KSeF nie przewidywały możliwości dodawania załączników do faktur wystawianych w tym systemie. Byłby to spory problem dla przedsiębiorców działających w niektórych branżach - szczególnie dla tych, którzy wystawiają faktury za media i w załącznikach przekazują dane podatkowe.
Tryb offline
Podczas konsultacji z przedsiębiorcami MF potwierdziło również utrzymanie trybu offline, umożliwiającego wystawianie e-faktur poza KSeF i przesyłanie ich do systemu następnego dnia roboczego.
– To rozwiązanie ma być dobrowolne i tymczasowe od 1 lutego 2026 r. Najpewniej będzie dostępne przez półroczny okres przejściowy – prognozuje Maciej Dybaś.
Podkreśla, że lipcowe konsultacje MF z przedsiębiorcami dotyczące KSeF przyniosły wiele konstruktywnych uwag i propozycji.
– Mimo iż pewne zagadnienia wciąż wymagają wyjaśnień, charakter rozważanych modyfikacji nie jest na tyle rewolucyjny, by uzasadniać całkowite wstrzymanie przygotowań do wdrożenia systemu e-faktur. Nad wieloma jego elementami przedsiębiorcy już teraz mogą i powinni pracować. Dotyczy to zwłaszcza aspektów KSeF, co do których nie ma już dyskusji i nie należy się spodziewać znaczących zmian. Przygotowania rozpoczęte teraz z pewnością zaprocentują w przyszłości. Pozwolą na sprawniejsze i mniej stresujące przejście na nowy system, gdy ten stanie się obowiązkowy – podsumowuje Maciej Dybaś.