Wprowadzamy na rynek nowy produkt. Negocjujemy umowę z agencją PR. Jakie zapisy są w niej szczególnie ważne?
- Umowa przedstawiana przez agencję to tylko propozycja. Warto dokonać w niej zmian zabezpieczających nasze interesy. Umowy mogą się różnić konkretnymi sformułowaniami, ale zawsze są w nich elementy stałe: część wstępna, przedmiot (zakres) umowy, informacje o usługach dodatkowych, zasady świadczenia umowy i odpowiedzialność. Część wstępna definiuje strony umowy, czyli zawiera nazwy firm z wszelkimi danymi adresowo-rejestrowymi, nazwiska osób reprezentujących firmy wraz z nazwami stanowisk. Sprawdźmy, czy osoby te mają prawo do reprezentowania firmy i są wymienione w KRS.
Dla uniknięcia niedomówień i konfliktów należy jasno zdefiniować zakres usług świadczonych przez agencję PR. Czy będzie ona na przykład wyłącznie reprezentować firmę w kontaktach z dziennikarzami, czy oczekujemy także działań w zakresie komunikacji wewnętrznej i przygotowania eventów — wtedy warto sprecyzować, jakie to mają być eventy i kiedy konkretnie powinny się odbyć.
Wskazanie szczegółowych czynności, nawet jeśli w momencie podpisywania umowy wydaje się zbędne, jest gwarancją na wypadek, gdyby agencja PR zażądała dodatkowego wynagrodzenia za czynności objęte umową. Dlatego warto dodać zapis o świadczeniu wszelkich możliwych usług towarzyszących. Jeśli na przykład oczekujemy, że agencja zorganizuje trzy konferencje prasowe, warto wiedzieć, czy będzie to traktowała jako część media relations, czy jako osobną usługę za dodatkową zapłatę.
Zleceniodawca powinien się także domagać wskazania w umowie osoby lub osób z agencji, z którymi będzie pracował na co dzień. Pozwala to uniknąć sytuacji, kiedy klient nie wie, z kim może się skontaktować. Poza tym jeden specjalista, znający specyfikę branży klienta, potrafi świadczyć usługi na wyższym poziomie niż kilka stale zmieniających się osób.
Dobrze chroni interesy klienta zdefiniowanie rodzaju i profilu mediów, do których kierowane będą komunikaty przygotowywane w jego imieniu przez agencję PR. Lista mediów, zawierająca tytuły najistotniejsze dla budowania pozytywnego wizerunku zleceniodawcy, powinna stanowić załącznik do umowy. Warto też pomyśleć o zapisach dotyczących podejmowania działań konkurencyjnych — zarówno w trakcie, jak i po zakończeniu umowy. Pozwala to uniknąć sytuacji, gdy natychmiast po jej wygaśnięciu agencja — z wiedzą zdobytą w naszej firmie — podejmuje współpracę z konkurencją.
Katarzyna Gajda
PR manager z FPA Group