Według badań IDC, utrzymanie technologii informacyjnej pochłania średnio 25 proc. rocznego budżetu firmy. Natomiast z analiz BSA wynika, że statystyczne duże przedsiębiorstwo przepłaca 407 USD za oprogramowanie zainstalowane na jednym komputerze. Wygląda na to, że kadra kierownicza nie zna tych danych. W przeciwnym razie decyzje o kolejnych wdrożeniach teleinformatycznych podejmowałaby z większą rozwagą.
— Przeinwestowanie technologiczne wynika z dwóch powodów. Po pierwsze, niektóre instytucje nie wiedzą dokładnie, jakie mają zasoby IT i jakich narzędzi naprawdę potrzebują. Po drugie, część pracowników uruchamia na firmowych stacjach roboczych programy bez wiedzy przełożonych. Prywatny software jest często nielegalny lub zawirusowany, co grozi finansową i wizerunkową klęską — tłumaczy Bartłomiej Witucki, przedstawiciel BSA/The Software Alliance w Polsce.
Po pierwsze: audyt
Są jednak szefowie firm, którzy nim wprowadzą jakieś nowe narzędzie cyfrowe, zastanawiają się, jak usprawnić zarządzanie dostępnymi zasobami. W rezultacie podnoszą efektywność biznesu i ograniczają koszty. Przykładem może być Totalizator Sportowy (TS), który postawił na audyt środowiska IT, aby nie rozbudowywać go ponad potrzebę. Mające 18 oddziałów i sieć 14 tys. punktów sprzedaży przedsiębiorstwo wykorzystuje ponad tysiąc stacji roboczych i prawie 200 serwerów, na których zainstalowano m.in. systemy ERP, workflow i pocztę korporacyjną. Pole do optymalizacji jest więc ogromne.
— Nasza rozległa struktura organizacyjna wymaga wsparcia przez nowe technologie. Zapewniają one większą sprawność i szybkość działania, ale pod warunkiem, że zarządzanie zasobami informatycznymi, w tym oprogramowaniem, będzie spełniało najwyższe standardy. Dopiero wtedy firma jest rzeczywiście efektywniejsza i bezpieczniejsza — wyjaśnia Wojciech Szpil, prezes TS.
Totalizator postanowił sprawdzić, których urządzeń i aplikacji używa i czy robi to zgodnie z licencjami. Chciał się też dowiedzieć, czy skutecznie chroni swoje zasoby informatyczne. Kupił stworzone przez BSA narzędzie o nazwie Verafirm, służące do zarządzania aplikacjami. Takie nowinki pomagają zredukować koszty zakupu i eksploatacji softwaru o 15-20 proc. Jakie korzyści ze swojej inwestycji odniósł narodowy potentat gier liczbowych, loterii pieniężnych i zakładów wzajemnych? Jacek Włoda, dyrektor departamentu informatyki TS, podkreśla, że choć jego spółka jest tuż po wdrożeniu, to już widać efekty.
— Na wielu komputerach było zainstalowane oprogramowanie do kosztorysowania, bo się wydawało, że korzysta z niego wielu pracowników. Verafirm potwierdził, że aplikacji używa sporo osób, ale okazjonalnie.Dlatego podjęto decyzję, by produkt znajdował się na serwerze, a pracownicy mieli do niego dostęp on-line. Tak jest prościej i taniej — opowiada Jacek Włoda.
Nie warto przepłacać
Narzędzie BSA pozwoliło Totalizatorowi na inwentaryzację oprogramowania i weryfikację danych o kupionych licencjach. To zaś umożliwiło określenie rzeczywistych potrzeb w dziedzinie teleinformatyki. Nieużywane rozwiązania TS odinstalował. Zmienił też konfigurację serwerów, by zmniejszyć zapotrzebowanie na licencje. A tam, gdzie było to uzasadnione, zaczął korzystać z tańszych wersji softu. Jednocześnie uruchomił centralny rejestr stacji roboczych, serwerów i oprogramowania, a także informacji o kupionych licencjach.
— Dzięki temu nasz klient mógł wzmocnić kontrolę nad swoimi złożonymi i rozbudowanymi zasobami informatycznymi, a tym samym podniósł swoje bezpieczeństwo IT i usprawnił zarządzanie ryzykiem prawnym, finansowym i reputacyjnym — twierdzi Bartłomiej Witucki. Na Totalizatorze Sportowym mogą się wzorować mniejsze firmy. Rzadko zatrudniają specjalistów IT, więc ciężar decyzji informatycznych najczęściej spoczywa w nich na menedżerach. Ci zaś niekoniecznie znają się na skomplikowanych systemach klasy CRM, ERP czy BI. Grozi to tym, że ich cyfrowe inwestycje przyniosą więcej szkody niż pożytku. W najlepszym razie — sporo za te udogodnienia przepłacą. Jaka na to rada? Jeśli nie profesjonalne rozwiązanie do audytu oprogramowania w rodzaju Verafirmu, to przynajmniej jakaś forma konsultingu technologicznego. Niezależny doradca podpowie, czy firmie wystarczą narzędzia, z których korzysta od miesięcy lub lat, czy powinna rozważyć kolejne wdrożenia.
57 proc. Taki odsetek dyrektorów i menedżerów IT w ogóle nie przeprowadza audytów środowiska teleinformatycznego w swoich firmach albo robi to rzadziej niż raz w roku — wynika z danych IDC.
27 proc. Taki odsetek pracowników z instaluje na służbowych komputerach oprogramowanie bez wiedzy szefów.
51 proc. Na tylu komputerach w Polsce zainstalowane jest nielegalne oprogramowanie, a odsetek złośliwych aplikacji wynosi 21. Te same wskaźniki w Danii wynoszą odpowiednio 23 i 10 proc.
500 mld USD Tyle straciły w ubiegłym roku firmy z powodu wirusów w komputerach.