Im wyższy poziom regulacji danego sektora rynku, tym łatwiej zaliczanym do niego firmom spełnić wymagania norm jakościowych.
Przedsiębiorstwo przystępując do wdrażania systemów zarządzania jakością, środowiskiem czy BHP musi ocenić, w jakim stopniu spełnia poszczególne wymagania normy. W dużych organizacjach najczęściej na tym etapie powstaje dokument nazywany analizą rozbieżności. Wskazane są w nim wymagania normy oraz działania, które należy podjąć, aby te wymagania spełnić.
Działalność małych firm jest zwykle mniej sformalizowana. Dlatego w ich przypadku przygotowanie do wdrożenia systemu wygląda inaczej niż w dużych przedsiębiorstwach.
— Większość spraw w małej firmie załatwia się ustnie, a wdrażanie systemu wymaga zwiększonego wysiłku przy budowie dokumentacji, ponieważ w wielu przypadkach firmy po prostu jej wcześniej nie prowadziły — twierdzi Piotr Białowąs, pełnomocnik zarządu ds. jakości w Zakładzie Energetycznym Jelenia Góra.
System ISO 9001: 2000, w porównaniu z jego poprzednią wersją z roku 1996 w większym stopniu opiera się na świadomości, co zmusza do budowania odpowiedniej, projakościowej kultury w organizacji. Im więcej pracownicy wiedzą o systemach, tym lepiej dla przedsiębiorstwa i dla nich samych. Dlatego też kolejnym etapem jest przeprowadzenie szkoleń dla możliwie dużej liczby pracowników.
W dużych przedsiębiorstwach, które są na początku drogi do wdrożenia ISO, pojawienie się stanowiska dyrektora, czy też pełnomocnika prezesa ds. jakości jest często mylnie kojarzone z rozpoczęciem wzmożonych działań kontrolnych wobec pracowników. Idea systemów jest oczywiście zupełnie inna. Na tym etapie bardzo ważna jest akceptacja osoby mającej pełnić nadzór nad systemem oraz pozytywne postrzeganie szkoleń.
Dokumentacja
Najbardziej pracochłonnym etapem prac nad systemem jest budowanie jego dokumentacji. Im więcej występuje w firmie regulacji spełniających wymagania normy, tym łatwiejsze wdrożenie. Obecna norma ISO 9001: 2000 wymaga tylko 6 obligatoryjnych procedur, o kilkanaście mniej w stosunku do jej poprzedniej wersji. Na tym etapie dochodzi do identyfikacji procesów, określenia zależności między nimi oraz zbudowania procedur oraz instrukcji systemowych. Aby system był efektywny, potrzebna jest realizacja uzgodnień z możliwie dużą liczbą pracowników, wtedy z pewnością zwiększy się poziom akceptacji systemu.
Sprawdzenie systemu
Po oficjalnym wdrożeniu dokumentacji systemowej (najlepiej w formie uchwały zarządu przedsiębiorstwa) rozpoczyna się etap mający na celu sprawdzenie poprawności funkcjonowania wdrożonego systemu poprzez audyty wewnętrzne. Jest to bezwzględny wymóg normy, warunkujący przystąpienie do audytu zewnętrznego, czyli certyfikującego. Dobrą praktyką podczas realizacji pierwszej tury audytów jest sprawdzanie poszczególnych komórek organizacji. Umożliwia to lepsze dotarcie do każdej części firmy, a tym samym ułatwia wychwycenie większej liczby niezgodności i błędów.
— Niezgodnościami na pierwszych audytach nie należy się zbytnio przejmować, bo im więcej ich się wyłapie, tym mniej problemów później — podczas certyfikacji — uspokaja Piotr Białowąs.
Po realizacji audytów wewnętrznych oraz dokonaniu formalnego przeglądu efektywności systemu przez najwyższe kierownictwo, można zgłosić firmę do certyfikacji.
