Większe szanse na zapłatę

Wystarczą precyzyjne zapisy w umowie handlowej, regulujące podstawowe kwestie i kilka prostych, dodatkowych klauzul, żeby zwiększyć prawdopodobieństwo jej wykonania przez kontrahenta albo zmniejszyć negatywne skutki braku zapłaty — przekonują prawnicy.

Istotne drobiazgi

Oprócz opisu przedmiotu umowy, sposobów jej rozwiązania, wskazania ceny czy wynagrodzenia, terminu wykonania usługi bądź dostarczenia towaru, warto pamiętać również o dokładnym określeniu stron umowy i wskazaniu osób uprawnionych do reprezentacji. Lepiej też sprawdzić, czy rzeczywiście osoby reprezentujące kontrahenta są uprawnione do zawarcia umowy, a jeśli mamy do czynienia z pełnomocnikami, to trzeba się upewnić, że mają odpowiednie pełnomocnictwa, które w oryginale albo uwierzytelnionej kopii powinny być jednym z pierwszych załączników do umowy.

— Zdarza się, że kontrahenci, nie chcąc dokonać zapłaty, podważają ważność umowy ze względu na jej zawarcie przez osoby nieuprawnione do reprezentacji — podkreśla Monika Drab-Grotowska, radca prawny i partner w Kancelarii Drab- -Grotowska, Juszczyńska, Achler. Warto też w umowie zamieścić zapis, zgodnie z którym małżonek naszego kontrahenta oświadcza, że wyraża zgodę na zawarcie powyższej umowy. Taka zgoda jest niezbędna dla uzyskania klauzuli wykonalności przeciwko małżonkowi dłużnika.

— W oparciu o tytuł wykonawczy przeciwko kontrahentowi, zaopatrzony dodatkowo w klauzulę przeciwko jego małżonkowi możliwe jest skierowanie egzekucji do ich wspólnego majątku, który często może stanowić jedyny wartościowy składnikmajątku kontrahenta — mówi Paweł Grzęda, radca prawny w SSW Spaczyński, Szczepaniak i Wspólnicy.

W umowie trzeba też wpisać pełną nazwę kontrahenta, np. w przypadku spółek prawa handlowego: adres siedziby i numer KRS, a w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą adres zamieszkania i numer PESEL. Pomocny będzie też NIP i REGON.

— To może mieć szczególne znaczenie na etapie skierowania sprawy do sądu. W przypadku, kiedy nie będziemy mogli podać niezbędnych danych, postępowanie sądowe może zostać zawieszone, tzn. sprawa „utknie” w sądzie do czasu przedstawienia pełnych informacji o kontrahencie — przestrzega Paweł Grzęda. W umowie należy również umieścić sąd miejsca siedziby przedsiębiorcy jako właściwy do rozstrzygania sporów.

— Zapis właściwości miejscowej sądu ułatwia prowadzenie procesu w naszej miejscowości, bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów podróży do innych miast, nie mówiąc o zaoszczędzonym czasie. Brak tego zapisu powoduje, że stosuje się ogólne reguły z Kodeksu postępowania cywilnego, co często oznacza, że właściwy jest sąd miejsca zamieszkania pozwanego kontrahenta — radzi Aleksandra Kołakowska-Juszkiewicz, prawnik w SSW Spaczyński, Szczepaniak i Wspólnicy.

Ani za dużo, ani za mało

Ważne jest także, żeby umowa oprócz dokładnej kwoty zapłaty za usługę czy towar przewidywała termin i sposób jej zapłaty oraz kwestię dostarczania korespondencji wynikającej z umowy — np. faktur, informacji o naliczaniu odsetek czy też oświadczeń, takich jak złożenie wypowiedzenia umowy czy odstąpienia od umowy.

— Jeżeli umowa tego nie precyzuje, może się okazać, że kontrahent nie odbiera naszej korespondencji i nie jesteśmy w stanie ustalić, kiedy odebrano fakturę, a zatem kiedy upłynie jej termin płatności. Najprawdopodobniej nie będziemy też w stanie skutecznie złożyć wypowiedzenia,czy doręczyć ostatecznego wezwania do zapłaty — zauważa Monika Drab- Grotowska.

Aby takiej sytuacji uniknąć, wystarczy umieścić w umowie klauzulę, która może brzmieć następująco: „Wszelka korespondencja związana z realizacją niniejszej umowy powinna być kierowana na adresy stron wskazane na wstępie niniejszej umowy. W przypadku zmiany adresu, strona zobowiązana będzie poinformować o tym fakcie drugą stronę, pod rygorem uznania za skutecznie doręczoną korespondencji wysłanej na ostatni wskazany przez tę stronę adres do doręczeń; dwukrotne awizowanie przesyłki ma skutek jej doręczenia”. Istotnym zabezpieczeniem w umowie na wypadek braku płatności może być ustalenie kary umownej.

— Kary umowne za niedotrzymanie terminu zapłaty będą miały charakter gwarancyjny lub motywacyjny. Dzięki nim przedsiębiorca bez konieczności udowadniania rzeczywistej wartości poniesionej szkody będzie mógł dochodzić jej naprawienia — mówi Marek Gajek, adwokat w Kancelarii Prawnej Gajek i Wspólnicy. Nie zapominajmy tylko, że zapisy o karach umowych, oprócz ich wysokości, również muszą regulować termin i sposób zapłaty.

— Jeśli takich regulacji zabraknie, to w sytuacji niewykonywania albo nienależytego wykonywania umowy przez kontrahenta przedsiębiorca nie skorzysta z prawa do obciążenia drugiej strony karą umowną, bo nie będzie wiedział, jak się o nią zwrócić — wystawić fakturę czy może wezwać do zapłaty. Nie będzie też wiadomo, kiedy roszczenie o zapłatę kary umownej jest wymagalne, czyli kiedy można wystąpić o nią na drogę sądową — zwraca uwagę Monika Drab-Grotowska.

Przy tym kara umowna nie może być zbyt wygórowana. — Zgodnie za przepisami Kodeksu cywilnego dłużnik będzie mógł żądać zmniejszenia kary umownej. Sąd Najwyższy w jedynym z wyroków potwierdził, że przepisy Kodeksu cywilnego nie ograniczają możliwości redukowania kary umownej zastrzeżonej w umowie zawartej między przedsiębiorcami — mówi Monika Drab-Grotowska.

Zabezpieczenia

Przedsiębiorcy, którzy sprzedają na raty, powinni zagwarantować sobie w umowie własność sprzedanej rzeczy ruchomej aż do zapłaty ceny w całości. — Jeśli tego nie zrobią, a kontrahent nie będzie wywiązywał się z umowy, nie tylko nie otrzymają należnych pieniędzy, ale również utracą sprzedawany towar — mówi Monika Drab-Grotowska.

— To może mieć również szczególne znaczenie, w sytuacji kiedy będziemy chcieli odzyskać wydany towar, np. po uzyskaniu informacji o złej sytuacji majątkowej kontrahenta — zauważa Aleksandra Kołakowska-Juszkiewicz.

Dodatkowym zabezpiczeniem w umowie będzie uprawnienie do wstrzymania dostawy towaru lub świadczenia usługi, w sytuacji kiedy klient zalega z płatnościami. Dobrym sposobem jest również zabezpieczenie płatności przez przyjęcie podpisanego weksla in blanco.

— Na podstawie weksla można dochodzić należności w postępowaniu nakazowym, dzięki czemu zyskujemy podwójnie: na czasie, w którym rozpatrywana jest sprawa przez sąd, oraz na opłacie, która wynosi jedną czwartą opłaty sądowej. Ponadto, żeby złożyć zarzuty od nakazu zapłaty wydanego w postępowaniu nakazowym, kontrahent zobowiązany jest do uiszczenia brakujących trzech czwartych opłaty sądowej. Często ten argument wystarcza, żeby skutecznie zniechęcić go do toczenia długich postępowań sądowych — twierdzi Paweł Grzęda.

Warto też pamiętać o poufności.

— Coraz ważniejsza jest kwestia poufności, zarówno co do zakazu informowania, na jakich warunkach umowa została zawarta, jak i zobowiązanie do zachowania poufności danych i informacji dotyczących naszej firmy, które przekazujemy drugiej stronie — przypomina Marek Gajek.