Unia Europejska ma dla polskich przedsiębiorców miliony złotych dotacji — aby je otrzymać, wystarczy tylko złożyć prawidłowo wypełnione dokumenty. W teorii wydaje się proste, jednak rzeczywistość pokazuje, jak wiele wymogów trzeba spełnić, aby nasz wniosek w ogóle miał szanse na dofinansowanie. Niestety, kryteria formalne są równie ważne co jakość wniosku. Nawet najbardziej innowacyjny projekt trafi do kosza, jeśli będą w nim błędy. Jak tego uniknąć?
— Trzeba wystrzegać się błędów, nawet tych najmniejszych. Warto pamiętać, że złożone projekty muszą przejść dwa etapy oceny. Pierwszy polega na sprawdzeniu dokumentów pod kątem formalnym. Jeśli wniosek nie spełnia chociaż jednego ważnego kryterium, może mu grozić odrzucenie. Z kolei w drugim etapie oceniane jest spełnienie wymogów merytorycznych — mówi Anna Zaleska, ekspert z Accreo Taxand.
Na co zwrócić uwagę
Jednym z najczęstszych błędów wnioskodawców jest brak w złożonych dokumentach jednego z załączników. Zdarza się nagminnie, bo czasem trzeba złożyć ich kilkadziesiąt. Przedsiębiorca musi też złożyć dziesiątki podpisów, pamiętać, aby ponumerować strony, i wiedzieć, gdzie wpisać „nie dotyczy”, a gdzie postawić kreseczkę. Powszechnym uchybieniem jest brak notarialnego potwierdzenia za zgodność z oryginałem lub podpis osoby nieupoważnionej.
Jeśli wniosek przejdzie etap oceny formalnej, czeka go równie ciężka przeprawa na etapie oceny merytorycznej. Projekty najczęściej są odrzucane ze względu na jego niezgodność z założeniami programu. Przedsiębiorcy jeden za drugim ubiegają się o wsparcie na wydatki, których nie ma na liście kosztów kwalifikowanych. Wielu uważa, że takie uchybienie będzie skutkowało jedynie niższą dotacją. Niestety, takie wnioski są odrzucane.
O tym, że wypełnianie wniosków to nie przelewki, świadczą konkursy, w których liczba odrzuconych wniosków sięga… ponad 90 proc. Tak było w niedawnym naborze z działania 8.1 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka (PO IG). Zostało w nim złożonych 1850 wniosków, z których sito eliminacji przeszło zaledwie 160. A prawie 1,7 tys. wniosków trafiło do kosza. Dlaczego?
— Projekty były po prostu za mało konkretne. Często brakowało w nich jednoznacznego określenia grupy odbiorców, ich wielkości i potrzeb — zamiast tego były stwierdzenia ogólne i nieprecyzyjne. W wielu przypadkach wskaźniki produktu były niespójne z treścią wniosku, a budżety przeszacowane lub źle opisane. Zdarzało się, że w różnych punktach wniosku znalazły się rozbieżne dane. Takie projekty nie mogły liczyć na akceptację — mówi Radosław Runowski, dyrektor Departamentu Wsparcia e- -Gospodarki Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP).
Zbliżone, ale nie identyczne
Wypełniając wniosek, trzeba pamiętać, że w PO IG każdy z instrumentów wsparcia ma swój formularz.
— W różnych działaniach są one zbliżone, ale nie identyczne. To powoduje, że beneficjenci mogą popełniać różne błędy w zależności od rodzaju instrumentu, w ramach którego ubiegają się o dotacje — mówi Anna Zaleska.
Czasem firmy mogą liczyć na ułatwienie. W przypadku niektórych instrumentów, np. 1.4 czy 8.1 PO IG, wniosek o dofinansowanie przedsiębiorca wypełnia w elektronicznym generatorze wniosków, gdzie część pól na podstawie podanych danych wypełnia się automatycznie. To pozwala uniknąć niektórych błędów.
— Generator nie pozwoli na złożenie wniosku, czyli nie zostanie dokonana tzw. walidacja, jeśli nie zostanie wypełnione choćby jedno z wymaganych pól. Ale np. w działaniu 4.5 PO IG wniosek uzupełnia się w dokumencie tekstowym (edytor tekstu Word), co zwiększa ryzyko wystąpienia np. błędów rachunkowych — zwraca uwagę Anna Zaleska.
Co ważne, w PO IG można uzupełniać wnioski i korygować niektóre nieprawidłowości na etapie oceny formalnej (takie jak np. brak załączników czy niewypełnienie określonego pola). W PO KL w przypadku niektórych błędów nie ma takiej możliwości.
— Na szczęście polscy przedsiębiorcy są coraz bardziej doświadczeni, jeśli chodzi o ubieganie się o unijną kasę. To przekłada się na zmniejszenie liczby popełnianych błędów, przede wszystkim formalnych. Warto też rozważyć skorzystanie z pomocy instytucji, które specjalizują się w ubieganiu się o wsparcie. To często zapewnia formalną i merytoryczną poprawność wniosku o dofinansowanie — mówi Anna Zaleska.
Nie ma miejsca na dowolność
Jak napisać wniosek, aby dostał dotacje? Przede wszystkim trzeba jak najwcześniej zacząć przygotowania i być skrupulatnym — mówią doświadczeni przedsiębiorcy, w tym starzy wyjadacze, którzy wielokrotnie otrzymywali wsparcie. Spółka Celon Pharma już 14 razy zdobyła unijne dofinansowanie (łącznie na ponad 70 mln zł). Co radzi tym, którzy chcą dostać pieniądze od Unii?
— Im szybciej firma zacznie się przygotowywać, tym więcej będzie miała czasu, by wyjaśnić wątpliwości i poprawić błędy. Warto szczegółowo przeczytać wszystkie instrukcje. Tu nie ma miejsca na dowolność, trzeba bardzo dokładnie stosować się do kryteriów — mówi Monika Lamparska-Przybysz, kierownik działu badań i rozwoju w firmie Celon Pharma.
Jakie błędy są najpopularniejsze
To nieprawidłowości, które najczęściej zdarzają się we wnioskach – niezależnie od instrumentów wsparcia:
Formalne
Niezałączenie wersji elektronicznej wniosku
Podpisanie wniosku przez osoby nieuprawnione (niezgodnie z reprezentacją firmy)
Brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem załączników do wniosku (mimo, że jest taki wymóg)
Brak wymaganych załączników do wniosku
Nieuzupełnienie wszystkich wymaganych pól w dokumentacji
Różna suma kontrolna wersji papierowej i elektronicznej (są w nich różnice)
Podawanie różnych tytułów projektu i nazwy wnioskodawcy w różnych dokumentach (także w tych, które zabezpieczają realizację umowy o dofinansowanie, czyli w akcie notarialnym i deklaracji wekslowej).
Merytoryczne
Błędy rachunkowe (np. źle wyliczona wartość dofinansowania lub nieprawidłowo obliczone koszty w harmonogramie rzeczowo-finansowym)
Błędnie sklasyfikowane koszty związane z projektem (niezgodnie z katalogiem kosztów obowiązującym dla instrumentu wsparcia)
Brak spójności w opisach (np. inne dane we wniosku o dofinansowanie, a inne w biznesplanie)
Niewystarczające uzasadnienie konieczności poniesienia wskazanych wydatków w projekcie.
Kiedy można poprawić błąd?
Bezwarunkowe odrzucenie wniosku bez możliwości poprawy występuje np. wtedy, gdy określone pola we wniosku pozostaną puste oraz gdy nie zostaną dołączone obowiązkowe załączniki. To, które pola trzeba bezwzględnie wypełnić, zawsze jest jasno sprecyzowane w instrukcji wypełniania wniosku. Warto ją dokładnie przestudiować, podobnie jak kryteria oceny wniosku, które trzeba spełnić, aby wniosek został pozytywnie oceniony.
Są jednak sytuacje, kiedy instytucje oceniające wniosek dają szansę na poprawę błędów. Tak jest przy drobnych nieprawidłowościach, takich jak np. brak podpisu lub niektórych załączników. Najczęściej poprawki można nanieść tylko jeden raz.