PARTNER DODATKU — INFOCONSULTING
GRZEGORZ MUSIAŁ prezes Grupy Doradczej InfoConsulting
Informatyzacja to wydarzenie o wymiarze strategicznym, stwarzające nowe możliwości dla biznesu. Ale jej pozytywne efekty zależą od pomysłu i wyobraźni zarządzających firmą, od oczekiwań i wymagań wynikających przede wszystkim z przesłanek biznesowych. Dla sprawnego i świadomego menedżera jest jasne, że system informatyczny będzie wyłącznie elementem wpierającym pomysły, a wynikający z tego zakres wdrożenia to rzecz wtórna, wymagająca już tylko ustaleń na poziomie operacyjnym.
Dopiero mając świadomość powyższego, można się zastanowić, jak sprawnie przenieść myśl menedżerską na poziom operacyjny, by mieć pod kontrolą cele biznesowe firmy i móc zarządzać projektem wdrożeniowym. Jest kilka metod. Najczęściej spotykane bywa, niestety, przygotowanie wymagań dla systemów informatycznych przez pracowników firmy.
Trudno sobie wyobrazić zarządzanie takim projektem w skali globalnej i przeniesienie celów biznesowych na poziom organizacji. Ponadto: kto dostrzeże różnice między partykularyzmem użytkownika a przydatnym dla firmy rozwiązaniem. Zwykle owocem takiej pracy będzie zbiór zapisów widzianych z perspektywy stanowiska pracy lub najwyżej komórki organizacyjnej. Stracimy czas, a specyfikacja wymagań będzie odzwierciedlała tylko przyzwyczajenia i indywidualne udogodnienia zawarte w dotychczasowych aplikacjach.
Jako doświadczony konsultant proponuję zwykle metodę, która przede wszystkim daje wyobrażenie o potrzebach informatycznych firmy na poziomie menedżerskim i operacyjnym. To wspólna praca doświadczonych konsultantów i użytkowników systemu, zmierzająca do zbudowania rzetelnego punktu odniesienia. To wielkie wyzwanie, ale mniej ryzykowne, biorąc pod uwagę alternatywne — czasami zbyt rewolucyjne — działania.
Istotą częstego braku korelacji celów biznesowych z działaniami operacyjnymi jest brak wiedzy menedżerów o faktycznym realizowaniu strategii w firmie. Elementem inicjującym przedsięwzięcie informatyczne i weryfikującym zgodność działań operacyjnych z celami biznesowymi firmy powinna być analiza procesów biznesowych. Zależnie od zaawansowania firmy może być mniej lub bardziej szczegółowa, ale musimy umożliwiać ocenę przebiegu procesów w świetle szans i pomysłów wynikających z dyskusji na poziomie właścicielskim, zarządczym i menedżerskim. Musimy mieć pewność, że firma funkcjonuje zgodnie z wizją strategiczną i wypełnia zadania zgodnie z odgórnymi ustaleniami. Wtedy dopiero można podjąć dyskusję z użytkownikami o wymaganiach dla systemu informatycznego, zwracając szczególną uwagę na wartość biznesową wdrożenia. Ma to jeszcze jedną zaletę: pozwala przygotować się pracownikom do informatyzacji i daje im szansę na właściwą ocenę ich roli w nowym systemie.
Takie podejście znajduje zastosowanie nie tylko podczas wyboru rozwiązań informatycznych. Daje szerokie pole manewru przy identyfikacji miejsc krytycznych z punktu widzenia rozwoju obecnych aplikacji, integracji, zakupu rozwiązań dedykowanych i dziedzinowych. Częstym efektem ubocznym wdrożenia systemu ERP w firmach przemysłowych, szczególnie tych, które mają bardzo zoptymalizowane zatrudnienie w produkcji, jest spadek efektywności spowodowany koniecznością rejestracji znacznej liczby danych podczas realizacji zlecenia. Kierownictwo firmy domaga się już na etapie wdrożenia rejestracji w systemie wszelkich informacji z tym związanych.
Powoduje to nagły wzrost pracochłonności tej rejestracji. Konieczne jest więc dokładne przeanalizowanie potrzeb i pozostawienie tylko niezbędnych lub/i wdrożenie rozwiązania usprawniającego rejestrację danych opartego o podejście MES. Dobrze jest zastosować obie metody jednocześnie, np. zastanowić się, czy dokładna informacja o czasie pracy konkretnego pracownika przy zleceniu ma istotną wartość w ocenie kosztów? A jeśli taką informację wymusza prawo, np. w branży farmaceutycznej lub mięsnej, można rozważyć wdrożenie identyfikacji personelu na liniach za pomocą kart, czytników kodów kreskowych itp. Rejestrację parametrów produkcji można ograniczyć do minimum i wesprzeć integracją ze sterownikami linii produkcyjnej lub panelami dotykowymi na produkcji.
Nie zawsze pełna informacja o procesie warta jest każdej ceny. Jeżeli dostawca to obiecuje, zapytajmy, jakim kosztem i jak to wpłynie na wydajność. Nie oczekujmy też, że system ERP dostarczy wszelkie dane. Może to zrobić, ale tylko wtedy, gdy ktoś je wprowadzi, poświęcając na to czas niezbędny na inne zadania.