Przedsiębiorcy nie korzystają z wszystkich możliwości, które oferują im systemy informatyczne. Ale to można zmienić.
Większość przedsiębiorców przyznaje, że wykorzystywane przez nich informatyczne systemy finansowo-księgowe nie wspomagają skutecznego zarządzania ryzykiem podatkowym — takie są wyniki ostatniego badania Ernst & Young.
Przyczyny
Główną tego przyczyną jest niewystarczające zaangażowanie osób odpowiedzialnych za rozliczenia podatkowe w przygotowanie i wdrożenie systemu, w tym w opracowanie wykazu wymaganych funkcji podatkowych. Zazwyczaj wymagania te są zdefiniowane bardzo ogólnie i nie uwzględniają potrzeb danej spółki. Wdraża się więc standardowe funkcje systemów zapewniające tylko tzw. ogólną zgodność z przepisami podatkowymi.
— Nie można oczekiwać, że dostawcy oprogramowania lub firmy wdrożeniowe z własnej woli stworzą lub zmodyfikują standardowe opcje systemów informatycznych. Po pierwsze, najczęściej nie mają wystarczającej wiedzy o podatkach, a po drugie, wprowadzenie nowych funkcji wymaga większego nakładu pracy i środków zarówno podczas wdrożenia, jak i w czasie utrzymania systemu — mówi Cezary Przygodzki, menedżer w zespole zarządzania ryzykiem podatkowym Ernst & Young.
Wyrzuć stary system
Sytuacji, w której — mimo wdrożenia systemu finansowo-księgowego kosztem tysięcy, a czasami nawet milionów złotych — rozliczenia podatkowe są w większości prowadzone w arkuszu kalkulacyjnym lub ręcznie, nie można uznać za zadowalającą. Współczesne systemy informatyczne nie tylko wspierają zarządzanie przedsiębiorstwem w takich sferach jak produkcja, dystrybucja czy finanse, ale mogą również realizować podobne cele w zakresie rozliczeń podatkowych.
— Wymaga to jedynie starannego dostosowania ich funkcjonalności podatkowej do potrzeb firmy — wyjaśnia Cezary Przygodzki.
Zarządzanie ryzykiem podatkowym przy wsparciu systemów informatycznych powinno polegać na optymalnym z punktu widzenia działalności przedsiębiorstwa zdefiniowaniu algorytmów podatkowych systemów informatycznych. Pozwala to zminimalizować ryzyko popełnienia błędu w operacjach księgowych, oszczędzić czas, zredukować koszty oraz zwiększyć kontrolę podejmowanych decyzji podatkowych.
Jak tego dokonać?
Przy wdrożeniu systemu trzeba określić funkcje podatkowe, które, biorąc pod uwagę specyfikę przedsiębiorstwa, należy zautomatyzować. Wymaga to udziału specjalistów podatkowych nie tylko w procesie wdrożenia, ale we wcześniejszym etapie — w przygotowaniu wykazu funkcji podatkowych przed złożeniem zamówienia lub podpisaniem umowy z dostawcą systemu.
— Te działania powinny uzupełniać szkolenia pracowników dostosowane do ich indywidualnych potrzeb oraz zakresu powierzonej im odpowiedzialności — dodaje Cezary Przygodzki.