Z raportu Pracuj pl. „Zawodowy styl życia. Różne oblicza pracy Polaków” wynika, że firmowe spotkania i wyjazdy integracyjne są najlepszą okazją do zacieśniania relacji między pracownikami. Eksperci nie mają wątpliwości, że praca zdalna i hybrydowa, zmiany kadrowe w przedsiębiorstwach oraz urlopy wakacyjne wymuszają na pracodawcach konieczność podejmowania inicjatyw, których celem jest integrowanie zespołów. Ich zdaniem w tygodniach po sezonie letnim zwiększy się liczba firmowych spotkań i wyjazdów.
Z danych Briefly, serwisu ułatwiającego organizowanie wspomnianych wydarzeń, wynika, że pracodawcy, menedżerowie od HR i marketingu organizują najczęściej od dwóch do trzech tego typu imprez rocznie.
Bez wiedzy pracodawcy
Eksperci firmy doradczej W&W Consulting zwracają uwagę na kwestię bezpieczeństwa pracowników podczas tego typu imprez.
– Warto rozróżnić spotkania organizowane przez podwładnych po godzinach pracy od tych urządzanych przez pracodawcę w czasie pracy. W pierwszym przypadku szef firmy może nie ponosić bezpośredniej odpowiedzialności za osoby zatrudnione - pod warunkiem, że zorganizowały imprezę bez jego wiedzy lub udziału, a ponadto odbyła się ona poza godzinami pracy i nie miała z nią związku. Jednak warto, aby pracodawcy promowali bezpieczne zachowania wśród pracowników również poza przedsiębiorstwem i oferowali im odpowiednie szkolenia w tej dziedzinie – radzi Magdalena Włastowska, ekspert ds. rozwoju biznesu z firmy doradczej W&W Consulting.
Natomiast w drugim przypadku to na pracodawcy spoczywa pełna odpowiedzialność za uczestników wydarzenia.
– Wyjazd integracyjny organizowany przez pracodawcę powinien być zaplanowany od początku do końca we współpracy z osobami świadczącymi konkretne usługi dotyczące przejazdu, zakwaterowania w konkretnym miejscu, a także różnych aktywności. Przedstawiciele firm, którzy zrealizują wspomniane usługi, muszą wykazać się odpowiednimi kompetencjami i uprawnieniami. Pracodawca powinien je zweryfikować. Dzięki temu będzie mógł przenieść odpowiedzialność za bezpieczeństwo pracowników na te firmy – podkreśla Magdalena Włastowska.
Zauważa, że pracodawca nie musi posiadać specyficznych uprawnień, w tym np. przewodnika miejskiego, kierowcy czy instruktora sportowego. Natomiast na nim jako organizatorze spotkania spoczywa obowiązek zweryfikowania kompetencji i uprawnień usługodawców.
Weź udział w konferencji “Employer Branding w praktyce”, 22-23 listopada 2023, Warszawa >>
Plan spotkania
Ekspertka W&W Consulting zwraca uwagę na konieczność zapoznania pracowników z harmonogramem imprezy i z obowiązującymi podczas jej trwania zasadami bezpieczeństwa.
– Podwładni muszą otrzymać szczegółowe informacje dotyczące zaplanowanych atrakcji, dzięki czemu będą mogli poinformować organizatora o ewentualnych ograniczeniach zdrowotnych, które uniemożliwią lub utrudnią wzięcie w nich udziału – zaznacza Magdalena Włastowska.
W tej sytuacji – jak dodaje – optymalnym rozwiązaniem jest przedstawienie pracownikom alternatywnych propozycji spędzania czasu podczas imprezy firmowej. One również powinny umożliwiać integrację całego zespołu.
Ekspertka zwraca uwagę na konieczność zapewnienia przez pracodawcę podstawowych wytycznych związanych z bezpieczeństwem pracowników. Chodzi m.in. o dostęp do apteczki i obecność w czasie imprezy osób przeszkolonych z udzielania pierwszej pomocy.