Ustawy nakładają na instytucje obowiązek archiwizowania informacji o klientach. Teoretycznie powinno to doprowadzić do ożywienia sprzedaży systemów obiegu dokumentów. Jednak nic takiego nie nastąpiło.
Przedsiębiorstwa nierzadko mają problemy z archiwizacją dokumentów papierowych i ponoszą niemałe koszty, związane z prowadzeniem archiwów.
— Przedsiębiorstwo ma do czynienia z wieloma typami dokumentów, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Konieczna jest ich klasyfikacja i odpowiednie, zgodne z prawem przechowywanie. Określają to takie akty prawne jak: ustawa o rachunkowości, prawo bankowe, ustawa o ochronie danych osobowych, ustawa o ochronie baz danych, kodeks pracy, ustawa o podatku od towarów i usług — wylicza Marzena Tarkowska, Xerox Business Services Manager.
Sposób archiwizowania dokumentów jest określony odpowiednimi przepisami.
— Dane muszą być przechowywane w formie, która wyklucza możliwość wprowadzenia zmian, czyli na nośnikach jednokrotnego zapisu na przykład na papierze, czy dysku optycznym — wyjaśnia Maciej Kacprzak, product manager urządzeń wysoko nakładowych i oprogramowania Ricoh Polska.
Dla przykładu firmy telekomunikacyjne są zobligowane do składowania informacji o koncie klienta przez 12 miesięcy w głównym systemie informatycznym. Potem dane wędrują do archiwum. Podobne wymagania muszą spełnić banki.
— W lutym 2003 r. ukazało się rozporządzenie Rady Ministrów odnoszące się do przechowywania dokumentów przez banki, a od 25 sierpnia będą one musiały przechowywać dane klientów w formie elektronicznej — zapowiada Marcin Piołun-Noyszewski, prezes spółki M2 NET.
Instytucje bankowe oczekują uchwalenia ustawy o bankach, ma to nastąpić do końca 2003 r. W ustawie mają się znaleźć zapisy precyzujące, które części działalności przedsiębiorstwa mogą być zarządzane przez wynajętą firmę.
— Zdarza się, że dochodzi do połączenia dwóch banków mających różne platformy IT. Każdy z nich jest zobligowany do przechowywania przez 10 lat danych o swoich klientach. Wykorzystywane są osobne systemy. Migracja informacji do wspólnego, nowego systemu byłaby droższa niż outsourcing. Niestety brakuje decyzji w sprawie działalności, którą może zarządzać zewnętrzna firma — zauważa Tomasz Stępień, konsultant ds. ciągłości działalności i bezpieczeństwa IBM Polska.
Z systemów obiegu dokumentów w polskich warunkach korzystają nie tylko największe firmy. Szacunkowo na 10-20 proc. kosztów prowadzenia biura składają się wydruki i ich archiwizowanie. Gdy dokument jest przeznaczony do wiadomości 5 osób, należy wykonać wydruk w 5 sztukach. Elektroniczne systemy pozwalają na odpowiednie rozdysponowanie wersji cyfrowej.
— Znam przypadek firmy ubezpieczeniowej, która zaoszczędziła dzięki oprogramowaniu do elektronicznego obiegu faksów około 25 proc. budżetu biura, którego największa część przeznaczana była na zakup papieru — mówi Maciej Kacprzak.
Firmy tworzące systemy obiegu dokumentów widzą szansę na zarobek na tym rynku.
— W firmach ubezpieczeniowych powstają swojego rodzaju biblioteki gromadzące dokumenty, przeważnie poza Warszawą, bo w stolicy powierzchnia biurowa jest droga. Wydobycie z nich potrzebnego „papieru” trwa około 3 dni. Trzeba wysłać zamówienie, uzyskać akceptację dostępu i poczekać na dowiezienie oryginału. Przy inwestycji w ucyfrowienie dokumentów, zeskanowany oryginał jest wysyłany do centrali, a po dołączeniu indeksu gotowy do importu do systemu archiwizacji — mówi Marzena Tarkowska.
Maciej Kacprzak zauważa, że największą popularnością cieszą się rozwiązania z zakresu zarządzania obiegiem dokumentów „szyte na miarę”. Według niego, użytkownikom tego typu systemów chodzi o to, aby wkładać jak najmniej własnych sił w proces obsługi, a jak najwięcej procesów zautomatyzować. Jednak im bardziej obieg dokumentów jest zautomatyzowany, tym jest droższy. Dlatego coraz częściej firmy decydują się na rozwiązania zastępcze lub tymczasowe, zakupując małe systemy lub poszukując najtańszych.
Wejście w życie przepisów nakazujących gromadzenie danych klientów, nie tak jak można by się spodziewać, nie przekłada się na wzrost zainteresowania ofertą firm wdrażających systemy obiegu dokumentów.
— Powinno być tak, że rynek rozwinie się wraz z uprawomocnieniem się przepisów. Według mnie, ten problem jeszcze nie jest przemyślany w firmach. Nowi klienci, którzy przychodzą z zapytaniami, nie uzasadniają potrzeby zakupu systemu obiegu dokumentów ustaleniami prawnymi, chociaż nieraz o to pytamy. Na razie nie ma świadomości powinności wdrożenia tego typu infrastruktury. Banki i duże przedsiębiorstwa trochę „bojkotują” te ustawy i rozporządzenia. Mają własne, działające rozwiązania i nie widzą powodu, dla którego miałyby zastąpić je narzuconymi przez państwo — zauważa Marcin Piołun-Noyszewski.
Płatnicy, którzy rozliczają składki za więcej niż pięć osób, są zobowiązani do przekazywania dokumentów do ZUS drogą elektroniczną. Obowiązek ten wynika z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Jednak nie stanie się to motorem napędzającym zyski firmom dostarczającym systemy obiegu dokumentów.
— Nawet w dużej firmie do rozliczeń z ZUS-em służy jeden komputer, najczęściej księgowej, nie połączony z resztą systemu IT przedsiębiorstwa — zauważa Marcin Piołun-Noyszewski.
Według niego, szansą na zwiększenie przychodów może być obserwowany boom na zakup sprzętu służącego do archiwizacji.
Przedstawiciele firm zajmujących się wdrażaniem systemów mających usprawnić zarządzanie dokumentami w przedsiębiorstwach, zgodnie przekonują, że ich sektor ma przed sobą świetlaną przyszłość.
— W najbliższych 2-3 latach nastąpi boom związany z systemami obiegu dokumentów, jednak do tego potrzeba pieniędzy, których nie ma na rynku z powodu recesji — przekonuje Maciej Kacprzak.
— Mimo że o biurze bez papieru mówi się od 15 lat, cały czas nie upowszechniło się ono w praktyce, choć dzisiejsza technologia pozwala na jego stworzenie. Mimo to uważam, że polski rynek systemów elektronicznego obiegu dokumentów z pewnością będzie się dobrze rozwijał — przekonuje Tomasz Stępień.