Jedni oddają w outsourcing, inni pozostają przy samodzielnej obsłudze.
Outsourcing środków transportu w firmie zewnętrznej czy własny park samochodowy? Oba rozwiązania mają potencjalne wady i zalety. Wybór powinien być dokładnie przemyślany.
Polski rynek CFM (car fleet management) pomimo odnotowywanego co roku wzrostu jest nadal stosunkowo płytki — jego wartość szacowana jest na ponad 800 mln złotych. Główne przyczyny? Kryzys branży motoryzacyjnej oraz brak przekonania przedsiębiorców do outsourcingu firmowej floty samochodowej. Dotyczy to zwłaszcza polskich firm, które nadal wolą zarządzać swoim parkiem samochodowym samodzielnie. W ten sposób głównymi klientami firm z branży CFM w Polsce, pozostają na razie oddziały i przedstawicielstwa międzynarodowych koncernów.
Tymczasem przejęcie przez firmę zewnętrzną firmowej floty może okazać się korzystne dla przedsiębiorcy. Oszczędności kosztów dochodzące nawet do 30 proc. w stosunku do zarządzania samodzielnego, uproszczone fakturowanie, audyt i doradztwo przy wyborze samochodów do floty firmowej — to zdaniem przedstawicieli branży główne zalety tego rozwiązania. Jednak ustalenie, czy outsourcing floty rzeczywiście okaże się dla firmy bardziej opłacalny niż zarządzanie samodzielne, zależy przede wszystkim od profilu jej działalności oraz liczebności parku samochodowego.
Zarządzanie zewnętrzne
Wynajem długoterminowy to jeden z czterech głównych modeli zarządzania flotą samochodową przedsiębiorstwa. W tym przypadku przekazuje ono wszystkie kwestie, a więc finansowanie i zarządzanie flotą samochodową firmie zewnętrznej. Ta kupuje pojazdy, ubezpiecza je oraz zajmuje się pełnym bieżącym zarządzaniem parkiem samochodowym, które obejmuje m.in. obsługę serwisową aut na terenie całego kraju, likwidację szkód komunikacyjnych, karty paliwowe, raporty menedżerskie, logistykę samochodów zastępczych, sezonową wymianę opon oraz wiele innych dodatkowych produktów.
Na wynajem długoterminowy zdecydował się oddział niemieckiego producenta leków generycznych — firma ratiopharm Polska, która swoją flotę samochodową oddała w całkowity outsourcing firmie LeasePlan Fleet Management Polska.
Proces wyboru firmy zewnętrznej do obsługi floty, negocjacji umowy oraz czynności związane z całkowitym przejęciem zarządzania flotą klienta może nawet przeciągnąć się do paru miesięcy. Po ustaleniu umowy, w początkowym etapie przejęcia floty klienta firma zewnętrzna ustala wspólnie z nim m. in. założenia polityki flotowej i zasady użytkowania samochodów przez pracowników oraz sposób wymiany i modernizacji pojazdów floty tak, aby wszystkie samochody były finansowane przez firmę zewnętrzną. W tym konkretnym przypadku firma ratiopharm Polska w okresie przejściowym stopniowo wymieniała swój park samochodowy. Obecnie niemal wszystkie auta są już finansowane przez LeasePlan Fleet Management Polska w modelu leasingu operacyjnego.
— Firmowa flota ratiopharm Polska składa się obecnie z prawie 110 pojazdów. W jej skład wchodzą dwie kategorie samochodów. Pierwsza to eksploatowane przez przedstawicieli medycznych i kierowników regionalnych auta będące ich narzędziem pracy. Są to Ford Mondeo na poziomie kierownika regionalnego i Ford Focus dla przedstawiciela medycznego. Obie te marki stanowią 90 proc. floty. Do drugiej kategorii należą samochody zarządu i menedżerów wyższego szczebla, traktowane jako element pakietu wynagrodzeń. Są to VW Passat oraz Audi A4 i A6 — wyjaśnia Artur Sulewski, kierownik działu sprzedaży LeasePlan Fleet Management Polska.
Chociaż centrala firmy mieści się w Warszawie, przedstawiciele medyczni oraz kierownicy regionalni ze względu na zakres obowiązków zmuszeni są do dalekich wyjazdów. Pracownicy firmy przejeżdżają samochodami służbowymi średnio około 40 tys. kilometrów rocznie. Zasady użytkowania pojazdów dokładnie określają, co wolno pracownikowi oraz za co jest odpowiedzialny. Przedstawiciele firmy mogą używać samochodów poza pracą, np. w dni wolne. Ponieważ auta mają firmowe oznaczenia, obowiązkiem kierowców jest dbanie o wygląd i czystość samochodów, tak aby były wizytówką firmy.
— W ramach umowy dwóch pracowników LeasePlan zajmuje się flotą klienta, przez cały czas pozostając do jego dyspozycji. W przypadku nagłych zdarzeń, np. kolizji lub awarii samochodu, okazuje się to istotne. Główne i kluczowe założenia polityki flotowej są egzekwowane przez zarząd firmy ratiopharm Polska wspólnie z account managerem z firmy LeasePlan — wyjaśnia Artur Sulewski.
Samochody wymieniane są po osiągnięciu przebiegu 150 tys. km lub po trzech latach eksploatacji. Zakupy nowych pojazdów finansowane są poprzez leasing operacyjny. Ryzyko utraty wartości auta po zakończeniu trwania umowy leasingowej spoczywa po stronie firmy zarządzającej flotą klienta.
... i wewnętrzne
Polski oddział firmy Tchibo — producenta i sprzedawcy kawy — dotąd nie zdecydował się na outsourcing swojej samochodowej floty. Zarządza nią samodzielnie.
— W ciągu 12 lat działalności wypracowaliśmy własne metody, które umożliwiają nam między innymi utrzymanie bardzo niskiego poziomu szkód oraz optymalizację kosztów eksploatacji pojazdów. Zależy nam na samodzielnym kreowaniu polityki samochodowej, która jest zbieżna z innymi naszymi zasadami i procedurami oraz indywidualnie dostosowana do specyfiki naszej firmy — wyjaśnia Krzysztof Jezierski, kierownik parku samochodowego w firmie Tchibo Warszawa.
Park samochodowy firmy liczy około 200 pojazdów, w tym kilkanaście pojazdów dostawczych. Auta są wykorzystywane głównie przez przedstawicieli handlowych — miesięcznie średnio przejeżdżają oni około 3,5 tys. km. Nowe samochody kupowane są ze środków własnych. Ponieważ firma w swojej polityce flotowej kładzie duży nacisk na kwestie bezpieczeństwa, przy zakupie nowych aut bierze pod uwagę nie tylko cenę, ale również standardy bezpieczeństwa, statystyki dotyczące występujących usterek, dostępność oraz koszty serwisu.
— Priorytetem w firmowej polityce samochodowej jest bezpieczeństwo. Od kierowców wymagamy asekuranckiego stylu jazdy zgodnego z przepisami ruchu drogowego. Kolizje czy wypadki traktujemy jako sytuacje nadzwyczajne, wymagające drobiazgowego wyjaśnienia i wyciągnięcia wniosków na przyszłość. Bezszkodowa jazda jest dla naszej firmy bardzo ważna, ponieważ decyduje ona o bezpieczeństwie pracowników oraz kosztach funkcjonowania floty — uważa Krzysztof Jezierski.
Menedżer floty firmy Tchibo Warszawa odpowiada m.in. za planowanie budżetu, nabywanie pojazdów, ich rejestrację, ubezpieczenie, organizację serwisu, troskę o wysoki poziom bezpieczeństwa, likwidację szkód, ewidencjonowanie i kontrolowanie kosztów, szkolenie pracowników i udzielanie im doraźnej pomocy w sytuacjach, gdy tego potrzebują.