Zawsze można zorganizować służbową podróż nieco taniej
Rezygnacja z klasy biznes i drogich hoteli, specjalne umowy z usłgodawcami, tele- i wideokonferencje — tak można ciąć koszty służbowych podróżach.
Paweł Kiełczykowski, dyrektor finansów i administracji w firmie Schenker, przestrzega przed działaniami, wynikającymi z pędu do cięcia kosztów.
— Trzeba wprowadzić stały "cost management". Na przykład wybierać hotele oferujące przyzwoite warunki i rozsądną cenę, a niekoniecznie pięć gwiazdek. Ważna jest analiza kosztów i spokojne szukanie oszczędności. Dobre efekty daje współpraca z partnerami, którzy mają wiedzę o kosztach połączeń lotniczych, kolejowych i wynajmie aut, oraz wspólne szukanie optymalnych cenowo rozwiązań — mówi dyrektor Kiełczykowski.
Pomysły, pomysły
Firma AmRest chce w tym roku na podróżach służbowych zaoszczędzić 15-20 proc. w stosunku do ubiegłego roku. Pomysłów, jak to zrobić, ma dużo.
— Na przykład zastąpiliśmy tradycyjny system rezerwacji biletów i hoteli systemem on-line, przedłużyliśmy umowę leasingową na samochody służbowe o kolejny rok i w ten sposób uzyskaliśmy lepsze stawki leasingu — opowiada Anna Robotyka, menedżer PR i CSR w AmRest.
Kilkuset tysięcy złotych rocznie firma zaoszczędzi na zamianie starej siedziby na hotel (AmHotel).
— Pracownicy, którzy przyjeżdżają do Wrocławia z Polski i z sześciu krajów, gdzie mamy oddziały, zatrzymują się w AmHotelu. Współpracu-jemy też z hostelem, który powstał w naszej poprzedniej siedzibie we Wrocławiu — mówi menedżerka z AmRestu.
Cemex też przygląda się bacznie wydatkom na podróże.
— Wybieramy korzystne finansowo połączenia. Wszyscy pracownicy korzystają z klasy ekonomicznej — mówi Marta Sarnowska z Cemeksu.
Cemex współpracuje z wyspecjalizowanymi firmami. Daje to oszczędności i pozwala śledzić nowe oferty na rynku podróży, korzystać z analiz branżowych i przygotowywanych dla firmy, opracowywać i aktualizować wspólnie listę hoteli, w których warunki są najlepsze.
— Renegocjujemy umowy z hotelami, zwłaszcza że korzystamy z nich przy okazji organizowania szkoleń czy konferencji. Korzystamy również z kart paliwowych, co przynosi nam oszczędności przy podróżach samochodami — dodaje Marta Sarnowska.
Ekonomicznie
Artur Sulewski, dyrektor handlowy w LeasePlan Fleet Management, twierdzi, że w przypadku służbowych podróży jego firma zawsze stawiała na zdrowy rozsądek.
— Latamy klasą ekonomiczną i wybieramy hotele o dobrym standardzie, ale nie z przedziału luksusowego. W związku z konieczną optymalizacją kosztów selekcjonujemy wyjazdy służbowe ze względu na ich przydatność i rezygnujemy z tych, które nie są niezbędne. Korzystamy też z korporacyjnych standardów podróży. Optymalizacji kosztów sprzyjają również korporacyjne umowy globalne z podwykonawcami — wylicza Artur Sulewski.
Zdaniem Pawła Kiełczykowskiego, warto oszczędzać na komforcie liczonym liczbą gwiazdek i na wyborze środków transportu, ale nie na podróżach, gdy są niezbędne.
— Trzygwiazdkowy hotel o dobrym standardzie nie stanowi dla menedżera większej różnicy, a zmniejsza wydatki. Na znaczne obniżenie kosztów wpływają także wybór optymalnych połączeń, rezerwacja z wyprzedzeniem albo w ostatniej chwili (tzw. last minute). Oszczędności może dać również większe wykorzystanie połączeń kolejowych i samochodów służbowych w podróżach krajowych zamiast połączeń lotniczych i korzystanie z wiedzy i umiejętności fachowców — dodaje dyrektor z Schenkera.
Spotkania na odległość
Paweł Kiełczykowski twierdzi, że w czasach spowolnienia gospodarczego, kiedy każdą złotówkę ogląda się dwa razy, warto też przemyśleć organizacyjną stronę służbowych spotkań. I tak je zaplanować, by ograniczyć koszty, m.in. wiążących się z nimi podróży. Jeśli to możliwe, warto np. zamieniać bezpośrednie spotkania na tele- i wideokonferencje. Robi tak również AmRest, który w znacznym stopniu zastąpił podróże międzynarodowe konferencjami na odległość.
Mariusz Pleban, partner zarządzający w Multi Communications, też widzi potrzebę znajdowania coraz lepszych i efektywniejszych sposobów oszczędzenia na podróżach i chwali rozwój interaktywnych form kontaktu z otoczeniem, w formie telekonferencji czy internetowych form wymiany informacji. Ale przestrzega przed problemami, jakie mogą powstać, gdy firma zmniejszy częstotliwość wyjazdowych spotkań z klientami.
— Dla sprytnego konkurenta, który zainwestuje w bezpośrednie relacje z klientami, może to być znakomita okazja, by zbudować silny wyróżnik. Szukając oszczędności, warto pamiętać, że nic nie zastąpi bezpośredniego kontaktu i niezależnie od tego, jak technologia idzie do przodu, to nadmierne redukowanie takich kosztów jest w efekcie cięciem relacji biznesowych — ostrzega Mariusz Pleban.