Za prywatny e-mail można zwolnić z pracy
Wykorzystywanie przez pracowników służbowej poczty elektronicznej do celów prywatnych może być uznane za ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych i spowodować wyrzucenie z firmy.
Rozwój tzw. nowej ekonomii powoduje upowszechnianie się Internetu i dostępu do komputerów. Wiele, zwłaszcza dużych firm, zapewnia swoim pracownikom możliwość korzystania z poczty elektronicznej. Pracodawcy udostępniając takie narzędzia pracy oczekują, że będą one używane wyłącznie w celach służbowych. Zdarza się jednak często, że pracownicy wysyłają prywatną korespondencję do znajomych. Niekiedy też wykorzystują służbowe narzędzia pracy do wykonywania dodatkowej działalności zarobkowej. Rodzi się tu pytanie, czy pracodawca może zwolnić z pracy osobę wykorzystującą służbowy komputer do wysyłania prywatnej korespondencji elektronicznej.
Jak to robią inni
W USA sądy z reguły stawały po stronie pracodawców, uznając, że mają oni prawo kontrolować zawartość służbowej poczty elektronicznej. Większość firm amerykańskich wprowadza wewnętrzne regulaminy dotyczące korzystania z poczty elektronicznej i Internetu. Pozwala to zredukować ryzyko związane z ewentualnymi sporami z pracownikami.
W podobny sposób w tego typu sprawach orzekają sądy w krajach Unii Europejskiej. Kwestię służbowej poczty elektronicznej próbują uregulować Niemcy i Francuzi. W Niemczech trwają prace nad projektem ustawy chroniącej prawo do prywatności w odniesieniu do służbowego e-maila. Projekt proponuje, aby pracodawcy mogli kontrolować treść służbowej poczty elektronicznej tylko za zgodą pracownika. Trudno przewidzieć, czy ta ustawa zostanie przyjęta. Od pracodawców oczekuje się jednak, że przynajmniej uprzedzą pracowników o możliwości monitorowania ich korespondencji elektronicznej.
A jak w Polsce
Polskie prawo pracy nie zawiera regulacji wprost odnoszących się do kwestii korzystania z poczty elektronicznej czy urządzeń telekomunikacyjnych. Kwestia monitorowania poczty elektronicznej przez pracodawców, niezależnie od oceny prawnej takiego działania, budzi wiele emocji i kontrowersji. Brak wyraźnej regulacji nie oznacza jednak, że na gruncie polskiego prawa nie ma możliwości oceny dopuszczalności korzystania z poczty elektronicznej w celach nie związanych z pracą.
Przepisy kodeksu pracy nakładają na pracownika obowiązek wykonywania pracy na rzecz pracodawcy oraz przestrzegania ustalonego czasu i regulaminu pracy. A zatem pracownik nie może wykorzystywać tego czasu do celów innych niż te, które wynikają z umowy o pracę. Komputer, oprogramowanie, w tym poczta elektroniczna, są narzędziami pracy. Pracodawca udostępnia należące do niego urządzenia nie po to, aby pracownik używał ich do swoich własnych celów, ale aby przy ich użyciu wykonywał umówioną pracę.
Można przyjąć, że korzystanie przez pracownika ze służbowej poczty elektronicznej do celów nie związanych z pracą stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych. Obowiązki te wynikają z kodeksu pracy oraz z wewnętrznych regulacji obowiązujących w danej firmie. Stwierdzenie, czy pracownik używa poczty elektronicznej w celach nie związanych z wykonywaną pracą, jest możliwe tylko przez sprawdzenie zawartości poczty elektronicznej. Rodzi się więc pytanie, czy pracodawca może otworzyć służbową skrzynkę poczty elektronicznej swojego pracownika i czy nie będzie to stanowiło naruszenia prawa do prywatności.
Możliwość kontroli poczty elektronicznej w ramach należącego do firmy systemu komputerowego wynika z tego, iż oprogramowanie i komputery to narzędzia pracy. Stanowią własność pracodawcy. Korespondencja elektroniczna (skrzynka poczty elektronicznej) przechowywana jest na serwerze należącym do pracodawcy. Poczta elektroniczna wysyłana przez pracowników ze służbowych skrzynek w każdym przypadku zawiera informację, że jest wysyłana od konkretnej firmy (z konkretnego adresu e-mailowego). W ujęciu tradycyjnej korespondencji można to porównać np. do listu do bliskiej osoby, wysyłanego na firmowym papierze.
Nie można więc mówić o naruszeniu prywatności, jeżeli pracownik posługuje się służbowymi urządzeniami i gdy dopuszcza się naruszenia prawa.
Orzecznictwo w lesie
Polskie sądy dopiero zaczynają zajmować się zagadnieniami prawnymi związanymi z wykorzystywaniem mediów elektronicznych.
W wyroku z 15 maja 1997 roku Sąd Najwyższy potwierdził, że korzystanie przez pracownika z telefonu służbowego do celów prywatnych jest naruszeniem obowiązków pracowniczych. Co więcej, może być nawet zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i stanowić podstawę rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia, z winy pracownika.
Dlatego argumentację taką w drodze analogii można zastosować również do prowadzenia korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Obecnie, w przypadku sporów dotyczących wypowiedzenia umowy o pracę z powodu używania służbowej poczty elektronicznej do celów prywatnych, sądy podzielają racje pracodawców, uznając, że mieli oni pełne prawo zwolnić pracownika.
W wielu firmach zagadnienia te są regulowane w wewnętrznych regulaminach lub zarządzeniach określających, w jakim zakresie pracownicy mogą i powinni posługiwać się udostępnionymi im urządzeniami.
Pracodawcy powinni więc zabezpieczać się, tworząc odpowiednie zapisy w regulaminach pracy. Każdy pracownik powinien zostać zapoznany z treścią regulaminu i zaakceptować jego warunki.
Pozwoli to uniknąć wielu nieporozumień i kłopotów. W przypadku sporu ułatwi pracodawcy wykazanie przed sądem, że pracownik faktycznie dopuścił się naruszenia obowiązków.
Wojciech Szabunio
Radca prawny w gdańskiej kancelarii D. Janczak i Wspólnicy, stowarzyszonej z Ernst & Young