Jeszcze kilka lat temu do różnego rodzaju systemów pozwalających kontrolować sposób użytkowania samochodów służbowych firmy podchodziły z niechęcią.
— Tego rodzaju rozwiązania były traktowane z jednej strony jak drogie nowinki, z drugiej jako narzędzie inwigilacji flotowych kierowców. Pracownicy widzieli w nich ograniczenie własnych swobód, pracodawcy zaś — nie do końca uzasadnioną inwestycję — opowiada Krzysztof Kopysiewicz, kierownik floty samochodowej APC Instytut, członek Stowarzyszenia Kierowników Flot Samochodowych.
Uzasadnienie inwestycji
Rynek systemów telematycznych się rozwija. Jednak nie tylko dlatego takie rozwiązania budzą zainteresowanie. Dziś ich zakup jest dużo bardziej opłacalny niż jeszcze rok czy dwa lata temu. I to nie tylko we flotach ciężarowych.
— Proponowane dziś rozwiązania spełniają wszystkie potrzeby zarządców flot, a nawet wychodzą poza obszar zarządzania samochodami. Mogą służyć również jako narzędzie zarządzania pracą np. grupy handlowców. Oprócz możliwości ciągłego lokalizowania pojazdu oraz jego parametrów, takich jak: prędkość, czas pracy, ilość paliwa w zbiorniku, zapewniają stałą komunikację z pracownikiem w celu kontroli wykonania założonego planu pracy i przekazywanianowych poleceń. Są więc doskonałymi narzędziami nie tylko dla szefów flot, ale również dla szefów działów handlowych — twierdzi Krzysztof Kopysiewicz.
Wszystko to jest jednak tylko dodatkiem do najważniejszej dziś funkcji takich systemów: możliwości osiągnięcia oszczędności w zużyciu paliwa. Przez dwa lata cena oleju napędowego — paliwa, którym najczęściej zasilane są samochody we flotach — wzrosła o ponad 1,5 zł na litrze. Jeśli wzrośnie do 5,5 zł za litr (niestety, wszystko wskazuje na to, że tak się stanie) koszty eksploatacji floty znowu wzrosną. Czy wdrożenie systemu, którego zadaniem jest pilnowanie pracowników, jest już uzasadnione?
Na początek kilka wyliczeń. Różnica w cenie litra ON dwa lata temu (październik 2009) i dziś (październik 2011) powoduje, że dla użytkownika jednego auta z silnikiem diesla, które przejeżdża miesięcznie 1 tys. km (ze średnią spalania 5 l na 100 km), jest drożej o 74 zł miesięcznie. Analogicznie, gdy miesięczne przebiegi wzrosną do 10 tys. km — co w przypadku aut przedstawicieli handlowych jest całkiem niemożliwe — podwyżka rośnie do 740 zł.
Dla zarządzających flotami pojazdów osobowych kwoty te są jeszcze większe. W przypadku floty 50 aut podwyżki wynoszą 3,7 tys. zł (przy średnim przebiegu jednego auta 1 tys. km miesięcznie), a nawet 37 tys. zł (przy średnim przebiegu jednego auta 10 tys. km miesięcznie).
Jeżeli cena litra oleju napędowego wzrośnie do 5,5 zł, to koszty te będą jeszcze większe. I łatwo je policzyć. Rozwiązanie? Są dwa — nie jeździć lub lepiej planować. W przypadku flot w grę wchodzi wyłącznie to drugie.
Systemem w podwyżkę
— Korzyści z instalacji i wdrożenia systemu telematycznego szybko się zwracają — zapewnia Robert Rozesłaniec, prezes AutoGuard.
Dodaje, że w przypadku firmy dysponującej 50 pojazdami osobowymi suma oszczędności w ciągu dwóch lat może wynieść 155 tys. zł, podczas gdy koszt montażu i uruchomienia systemu wynosi około 100 tys. zł. Słowem rocznie w budżecie firmy zostanie 27,5 tys. zł
— System do zarządzania pojazdami jeszcze lepiej sprawdza się w przypadku samochodów ciężarowych. Firma transportowa dysponująca 50 pojazdami może zaoszczędzić na eksploatacji nawet 1,6 mln zł w skali jednego roku — dodaje Robert Rozesłaniec.
Warto podkreślić, że możliwość optymalizowania tras, monitorowania trybu jazdy czy faktycznego kontrolowania jakości pracy to tylko część możliwości tego typu systemów.
— Systemy informują np. o tym, co dzieje się z autem poza godzinami pracy. To istotne, ponieważ jeśli użytkowanie auta do celów prywatnych ma być rozliczone jako dochód pracownika, musimy umieć takie użytkowanie udokumentować — dodaje Krzysztof Kopysiewicz.
Uśmiech finansowego
Mimo oczywistych zalet wciąż niewiele flot korzysta z dobrodziejstw telematyki. Oprócz ponoszenia kosztu samego urządzenia i jego montażu oraz stałego abonamentu za korzystanie z usługi, firma musi także zatrudnić osobę, która zajmie się analizą informacji. Poza tym część danych na temat zużycia paliwa można odczytać — nie inwestując w odrębne urządzenie — w raportach z kart paliwowych. W większości przypadków są one wystarczająco dokładne, by na ich podstawie wdrożyć programy oszczędnościowe.
— Właśnie dlatego w najbliższym czasie nie przewiduję wzrostu zainteresowania telematyką wśród użytkowników firmowych flot. Cieszy się ona największą popularnością w branży FMCG, gdzie służbowe auta pokonują długie trasy, które należy odpowiednio zoptymalizować. Stosowanie urządzeń telematycznych przekładasię zatem na oszczędności wtedy, gdy flota spełnia określone warunki, na przykład jej rozproszenie jest duże, a kierowcy często poruszają się po całej Polsce — uważa Andrzej Jankowicz.
Innego zdania jest Krzysztof Kopysiewicz. Według jego szacunków oszczędności z tytułu wprowadzenia takich rozwiązań we flotach to minimum 15 proc. na samym paliwie. A czy on sam korzysta z takich systemów?
— Jeszcze nie. Nasza firma działa na rynku farmaceutycznym, na którym często trudno pozyskać doświadczonych ludzi i firmy, aby nie zniechęcać do siebie potencjalnych pracowników, bardzo ostrożnie podchodziłydo kontroli kosztów. Na szczęście ta tendencja się zmienia i coraz więcej firm farmaceutycznych wprowadza tego typu rozwiązania. Sytuacja gospodarcza jest trudna i należy szukać oszczędności. Wiem, że nie będzie lekko, wiem, że opór pracowników będzie ogromny, i na koniec — wiem, że to ja będę miał z tego powodu więcej pracy, ale wiem też, że warto — podsumowuje Krzysztof Kopysiewicz.