Zamiast gotówki daj pracownikowi plastik

Grzegorz Nawacki, DCZ
26-09-2007, 00:00

Firmowa karta to dla pracownika wygoda, a dla firmy większa kontrola wydatków.

o niedawna karta firmowa była zarezerwowana dla właścicieli firm. Dziś firmy coraz powszechniej wydają je także pracownikom niższego szczebla — zwłaszcza funkcyjnym. Wyższość kart nad gotówką jest oczywista — bezpieczeństwo, komfort użytkowania, dostępność pieniędzy przez 24 godziny na dobę…

— Powoli karta przestaje być luksusem, a staje się normalnym narzędziem ułatwiającym pracę — twierdzi Aleksandra Myczkowska, rzecznik Banku BGŻ.

Na dowód przywołuje liczby: kartę z logo BGŻ ma już 30 tys. pracowników różnych firm, a w zeszłym roku ich liczba wzrosła o 15 proc.

Większa kontrola

Nic dziwnego. Wbrew stereotypom karta jest bezpieczniejsza, a na pewno wygodniejsza. Prosty przykład: pracownik jedzie w delegację, na którą pobiera zaliczkę 1 tys. zł. Ma opłacić podróż, hotel, taksówkę, kolację z klientem. W trakcie kolacji dostaje namiar na nowego klienta, ale kolejne spotkanie to dodatkowe koszty, a tych zaliczka nie przewidziała i… firma traci okazję.

Teoretycznie można było pracownikowi dać większą zaliczkę, ale co począć, jeśli zostałby okradziony w pociągu, co przecież nie jest takie nieprawdopodobne? Karta firmowa rozwiązuje ten problem. Pracownik ma tyle pieniędzy, ile mu potrzeba i nie obawia się (no, w miarę, rzecz jasna) złodzieja.

— Ważnym elementem w działalności każdej firmy jest szybkie i łatwe regulowanie płatności. Banki oferują karty różnego typu, które doskonale wypełniają to zadanie — mówi Katarzyna Sosin, dyrektor departamentu kart płatniczych w ING Banku Śląskim.

Firmowe karty lubią też księgowe. Dużo łatwiej księguje się wydatki, za które pracownik zapłacił kartą, niż te uregulowane gotówką. Karty lubią, a przynajmniej lubić powinni, również szefowie. Wbrew pozorom nie ma co się obawiać, że pracownik za bardzo z kartą poszaleje. Wręcz przeciwnie — dużo łatwiej kontrolować jego wydatki. Choćby dlatego, że plastikowy pieniądz umożliwia błyskawiczne sporządzanie raportu z wydatków.

Bankowcy dodają, że karta może być również elementem motywacyjnym. Wszak pracownik dostaje swobodę w dysponowaniu majątkiem firmy, co należy odczytywać jako wyróżnienie i dowód zaufania.

Jaką wybrać

Każdy bank, który obsługuje firmy, ma w ofercie karty. Ale karta karcie nierówna — przede wszystkim działają w różnych systemach: są karty z logo MasterCard, Visa czy American Express. Podstawowa różnica pojawia się podczas podróży za granicę. Wówczas trzeba wziąć pod uwagę, że są regiony świata, gdzie chętniej przyjmują jeden rodzaj karty, a kręcą nosem na drugi, a także, że transakcje opłacane MasterCard rozliczane są w euro, a Visą w dolarach. Oznacza to w praktyce, że na przykład, jeśli płacimy Visą w Niemczech czy we Włoszech, to kwota jest dwa razy przeliczana (z euro na dolary, a z dolarów na złote), a jeśli MasterCard to tylko raz — a operacja przeliczania przez bank nie jest bynajmniej za darmo…

Dużo istotniejszy okazuje się typ karty. Firma może posługiwać się kartą debetową, wówczas posiadacz ma do dyspozycji tylko te pieniądze, które aktualnie znajdują się na koncie, lub kartą charge, czyli z odroczonym terminem płatności. W tym drugim przypadku bank kredytuje wydatki firmowe, które są spłacane nawet po kilkudziesięciu dniach.

— Karty są narzędziem do dokonywania płatności zarówno ze środków własnych firmy, jak i z udzielonego przez bank kredytu. Zastosowanie znajdują najczęściej przy regulowaniu płatności związanych z wyjazdami służbowymi lub reprezentacją — mówi Katarzyna Sosin.

Dynamicznie rozwija się segment kart przedpłaconych, czyli zasilanych określoną sumą pieniędzy. Działają dokładnie tak, jak popularne karty pre-paid w komórkach.

— Takie karty często wykorzystywane są np. przez firmy transportowe, do płacenia za benzynę i na inne wydatki związane z pracą kierowców — dodaje Katarzyna Sosin.

Coś ekstra

Wybierając kartę, warto przyjrzeć się, co dostaje się w zamian. Dodawane pakiety ubezpieczeń zwiększają prestiż i komfort. Dzięki ubezpieczeniu od nieuprawnionego użycia, ze spokojem przyjmiemy informacje o kradzieży czy zgubieniu karty. Odpowiedzialność za transakcje bierze na siebie bank. Do niektórych kart dodawane są również ubezpieczenia posiadacza. Wówczas w trakcie podróży, za którą zapłacono kartą, pracownik nie musi się przejmować kosztami leczenia, a jeśli będzie miał wypadek, to bank zorganizuje dlań pomoc.

To nie koniec przywilejów. Najbardziej rozbudowane oferty banków dodają do kart programy oszczędnościowe. Korzystająca z nich firma może płacić mniej za usługi kancelarii prawnej czy sprzęt biurowy, komputerowy i telekomunikacyjny. Do najbardziej prestiżowych kart firmowych dodawane są karty IAPA (International Airline Passengers Association), które dają rabaty przy wynajmie pokoi hotelowych czy samochodów. Są one jednocześnie przepustką do poczekalni lotniskowych dla VIP-ów. l

Okiem eksperta

Ułatwiają życie, czyli także motywują

Ewa Gołębiewska-Krzyżan,

dyrektor ds. personalnych Kompanii Piwowarskiej

W naszej firmie sposób przyznawania i użytkowania służbowych kart kredytowych wynika z korporacyjnych przepisów wewnętrznych. Określają one szczegółowo, jakim pracownikom i na jakich stanowiskach przysługują służbowe karty kredytowe.

Pracownik może otrzymać także kartę, gdy charakter jego pracy wymaga częstych podróży służbowych. Służbowe karty kredytowe są na pewno dodatkowym elementem motywującym, bo umożliwiają pracownikom pełnienie niektórych obowiązków. Pracownik nie musi brać zaliczek na poczet służbowych wydatków ani angażować własnych środków. Można regulować służbowymi kartami płatności za bilety lotnicze lub kolejowe, hotele czy usługi gastronomiczne. Wszystkie dokonywane nimi transakcje są ściśle rozliczane oraz monitorowane pod kątem ich merytorycznej zasadności.

Grzegorz

Nawacki

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Grzegorz Nawacki, DCZ

Najważniejsze dzisiaj

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Kariera / / Zamiast gotówki daj pracownikowi plastik