Dwóch myśliwych ucieka przed niedźwiedziem. Nagle jeden zatrzymuje się i zakłada lekkie, sportowe buty. „Co robisz — pyta drugi — przecież i tak nie uciekniesz przed niedźwiedziem!” „Nie muszę być szybszy od niedźwiedzia, muszę być szybszy od ciebie...” — odpowiedział tamten.
Anegdota ta doskonale obrazuje, co w sytuacji zagrożenia powinien robić każdy biznesmen: zachować rozsądek oraz szukać przewagi nad konkurencją. W warunkach recesji taką przewagę może zapewnić outsourcing. Pozwala bowiem na optymalizację kosztów oraz, co najistotniejsze, daje możliwość skoncentrowania się na działalności kluczowej. Po co zajmować się np. kadrami czy administracją płac, jeśli można to zrobić taniej i często lepiej za pośrednictwem doświadczonej firmy księgowej?
Czasopismo „Harvard Business Review” określiło outsourcing fenomenem naszego wieku i największym odkryciem ostatnich 75 lat. Aż 90 proc. organizacji wykorzystuje tę formę zarządzania w przynajmniej jednej dziedzinie, a wydatki na outsourcing są każdego roku podwajane, tak na europejskim, jak i amerykańskim rynku. Dynamiczny rozwój outsourcingu, obejmującego coraz to nowe dziedziny, obserwuje się także w Polsce. Szczególnie popularnym nad Wisłą pojęciem stał się w ostatnim czasie outsourcing informatyki, polegający na przekazaniu przez firmę zarządzania tą dziedziną podmiotowi zewnętrznemu.
Trzema podstawowymi usługami outsourcingu informatycznego są:
- Hosting — polegający na udostępnieniu infrastruktury informatycznej. Firma, która nie posiada odpowiedniego sprzętu komputerowego, może z niego skorzystać, zyskując tym samym możliwość rozpoczęcia działalności np. w Internecie.
- Kolokacja — jest to udostępnienie powierzchni przystosowanej do przechowywania specjalistycznego sprzętu komputerowego, np. serwerów. Firma nie posiadająca odpowiedniego, bezpiecznego miejsca do przechowywania swoich zasobów informatycznych, może zdecydować się właśnie na kolokację. Wówczas jej sprzęt zostanie umieszczony w specjalnym, klimatyzowanym ośrodku, zwanym popularnie centrum danych. Wyposażony jest on w szereg zabezpieczeń — własne zasilanie awaryjne, system przeciwpożarowy i antywłamaniowy, wielostopniowe zabezpieczenia przed ingerencją z zewnątrz oraz z wewnątrz (np. czytniki linii papilarnych).
- ASP (Application Service Provider) — czyli udostępnianie oprogramowania za pośrednictwem Internetu. Może to być proste oprogramowanie księgowe, pakiet Microsoft Office, ale także skomplikowany system zarządzania przedsiębiorstwem.
Przedsiębiorca zainteresowany outsourcingiem IT często nie wie do końca, z jakich rozwiązań chce skorzystać. Czy wypożyczyć sprzęt, czy przenieść posiadaną już infrastrukturę w bezpieczne miejsce? A może skorzystać z usługi ASP? Dlatego zadaniem dostawcy usług outsourcingu IT jest doradztwo w wyborze optymalnego rozwiązania. Powinien on nie tylko przedstawić dostosowaną do potrzeb klienta ofertę, ale również wskazać, jakie elementy systemu informatycznego najlepiej powierzyć firmie zewnętrznej.
Optymalizacja kosztów działania przedsiębiorstwa, jaką zyskujemy dzięki skorzystaniu z outsourcingu informatyki, pozwala na uzyskanie przewagi nad konkurencją. Zarządzanie informatyką za pośrednictwem firmy zewnętrznej rozwiązuje podstawowy dylemat naszych czasów: jak pogodzić konieczność inwestowania w informatykę z potrzebą ograniczania kosztów. Pozwala bowiem na korzystanie z nowoczesnych technologii informatycznych, bez ponoszenia jednorazowo ogromnych kosztów inwestycji. W modelu outsourcingu IT są one przewidywalne i możemy je szczegółowo zaplanować na kilka lat.
Coraz więcej przedsiębiorców przekonuje się do outsourcingu informatyki. Otrzymują uniwersalne narzędzie, które pomaga im w rozwoju firmy. Z jego zalet może korzystać właściwie każdy, niezależnie od wielkości prowadzonej firmy oraz branży, w której działa. Outsourcing IT z powodzeniem wykorzystywany jest przez koncerny tytoniowe, banki, biura księgowe oraz szpitale. To one wyjdą z gospodarczego zastoju obronną ręką — uciekły bowiem przed niedźwiedziem, który zajął się ich konkurencją.