Problemy firmowych flot są często bagatelizowane przez zarządy i właścicieli firm. Im mniejsze przedsiębiorstwo, tym mniejsza świadomość. Pozorne oszczędności, polegające na braku dokumentów regulujących zasady użytkowania firmowych aut i na braku osób tworzących i realizujących politykę flotową, są niczym w porównaniu z oszczędnościami, jakie można osiągnąć, pilnując flotowego bezpieczeństwa.
Nie chodzi tu jedynie o mniejsze składki ubezpieczeniowe, ale przede wszystkim o minimalizację ryzyka poważnych strat finansowych czy nawet uniknięcie kary więzienia.
Z prawem na bakier
— Wykonując audyty i badania poziomu bezpieczeństwa we flotach, często poddajemy szczegółowej inspekcji takie dokumenty jak „Polityka floty”, regulamin użytkowania pojazdów, umowa przekazania pojazdu itp. Wnioski? Samo posiadanie takich regulacji nie zapewnia odpowiedniego bezpieczeństwa właścicielom, zarządom i kierowcom z firm, w których one obowiązują — przekonuje Sylwester Pawłowski, ekspert ds. bezpieczeństwa flot Safetylogic. W tego typu dokumentach ważna jest treść. I tu tkwi problem.
— Większość tych „regulaminów” dotyczy mniej lub bardziej szczegółowo kwestii związanych z serwisowaniem samochodów i obowiązkami kierowców. Taki dokument częściej chroni interesy administratora floty („Przecież to było obowiązkiem kierowcy, a nie moim) niż firmy i zarządu. Autorzy regulacji skupiają się na kwestiach technicznych, nie uwzględniając obowiązujących przepisów prawa — podkreśla Sylwester Pawłowski.
Zero wyjątków
Przy tworzeniu lub weryfikacji procedur warto zaprosić do współpracy działy sprzedaży, HR, BHP, marketingu i księgowości. Bardzo ważne, aby skonsultować zapisy „Polityki floty” z firmowym prawnikiem lub kancelarią prawną. Przecież nie tworzymy regulacji na dobre czasy, tylko na okoliczność, gdy problem wystąpił i firma potrzebuje wsparcia.
— Gotowy dokument trzeba jeszcze skutecznie wprowadzić do firmowej praktyki i warto to zrobić w taki sposób, aby użytkownicy samochodów służbowych mieli czas na zapoznanie się z jego treścią i mogli dowiedzieć się, w jakim celu jest wdrażany. Przychylność kierowców to klucz do sukcesu. Przy opracowaniu i nadzorze funkcjonowania „Polityki floty” należy przestrzegać kilku zasad.
Pierwsza to zero wyjątków. Ponadto treść i najważniejsze zasady muszą być przekazane w sposób atrakcyjny. Motywowanie do przestrzegania ustalonych reguł powinno zaś być pozytywne. Ale wdrożenie „Polityki floty” w firmie to nie koniec zadań z nią związanych. Rzeczywistość weryfikuje zawartość dokumentów, więc bez uzupełnień i zmian treści się nie obejdzie. Miernikiem efektywności procedury może być m.in. roczna liczba rozpatrywanych wyjątków, których nie regulują przepisy dotyczące floty. Im ich mniej, tym lepiej — podpowiada Sylwester Pawłowski.
Pójdziesz siedzieć!
Wiemy już, co powinno się znajdować w regulaminie stanowiącym fundament polityki flotowej firmy. Ale czy prawo zobowiązuje przedsiębiorców do posiadania takiego regulaminu? Nie, pracodawca nie ma obowiązku jego wprowadzenia. Ma jednak powinność stosowania się do przepisów BHP, a zarządzanie flotą samochodową pozostaje z przepisami dotyczacymi bezpieczeństwa i higieny pracy w ścisłym związku. Naruszenie tego prawa wiąże się z sankcjami. Jakimi? To zależy od konkretnego zapisu i rodzaju naruszenia.
Może to być kara finansowa, ale w skrajnych przypadkach nawet pozbawienie wolności (dotyczyto na przykład pracowadcy, który naraża pracowników na bezpośrednie zagrożenie utraty życia lub ciężkiego uszczerbku na zdrowiu). Nie należy też zapominać o ewentualnej konieczności wypłaty odszkodowań, których mogą dochodzić pracownicy w procesach cywilnych.
Jednym z najskuteczniejszych sposobów wywiązywania się pracodawcy z obowiązków dotyczących BHP jest jednak traktowanie zarządzania bezpieczeństwem (w tym również tego dotyczącego floty) jako jednego z ważniejszych elementów zarzadzania przedsiębiorstwem.
To się liczy w polityce
Treść regulacji flotowych powinna być rozpowszechniona wśród użytkowników firmowych aut. Kierowcy nie mogą być obarczeni odpowiedzialnością i pozbawieni wsparcia ze strony firmy. W regulaminach powinny być zapisy o karach, ale i o nagrodach. Kary zapisane w regulaminie muszą być zgodne z Kodeksem Pracy. W regulaminie powinny się znaleźć założenia programu bezpieczeństwa.
Dobór samochodów powinien uwzględniać kwestie bezpieczeństwa. Firmowi kierowcy muszą być traktowani równo. Ponoszą karę za złamanie regulaminu ponosi i prezes i handlowiec.