Dawno, dawno temu firmy nie przejmowały się kosztami eksploatacji drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych, a cyfrowe archiwa były rzadkością. Pracownicy drukowali codziennie setki umów, rachunków, faktur i próbowali je wepchnąć do tysięcy segregatorów i teczek, które ledwo mieściły się w biurach. Nie brakowało też spryciarzy, którzy na służbowym sprzęcie kserowali prywatne książki, notatki czy skrypty. Pociągało to za sobą nadmierne zużycie prądu, papieru i tonerów, których produkcja — jak wiadomo — nie jest obojętna dla środowiska. Pewnego dnia przedsiębiorcy powiedzieli: dość! Chcieli — po pierwsze — ograniczyć nakłady na druk, po drugie — podreperować reputację. Z badań wynikało, że konsumenci lubią produkty i usługi oferowane przez spółki troszczące się o ekologię. Dlatego kto żyw, zaczął wymieniać wysłużone maszyny drukujące na energooszczędne modele najnowszej generacji. Dlatego nikt nie żałował pieniędzy na zaawansowane systemy do zarządzania drukiem i dostępem do urządzeń. Aż wreszcie korzyści finansowe i wizerunkowe wielokrotnie przekroczyły nakłady poniesione na usprawnienie administracji. I już nikt nie mógł uwierzyć, że biznes tak niefrasobliwie podchodził kiedyś do procesu wytwarzania, przechowywania i obiegu dokumentów.
Brzmi jak bajka? Bo to jest bajka. A raczej życzeniowe myślenie ekologów, jednak nie przedsiębiorców. Ci w większości nie interesują się tym, jaką część ich budżetów pochłania rozbuchana papierokracja. — 90 proc. użytkowników nie jest w stanie powiedzieć, ile wydają na produkcję, przechowywanie i obieg dokumentów w miesiącu, kwartale czy roku. Tymczasem koszty druku stanowią od 5 do 15 proc. przychodów firm. Co w przypadku korporacji przekłada się na miliony, a w średnich przedsiębiorstwach na setki tysięcy złotych rocznie — mówi Michał Czeredys, prezes spółki Arcus.
Biurokracji nie mnożyć
O tym, że w naszych biurach ciągle króluje papier, świadczy chociażby raport KPMG. Powstał wprawdzie w 2012 r., ale trudno przypuszczać, by przez ostatnie dwa lata coś w tej dziedzinie radykalnie się zmieniło. Rodzimy biznes zużywa miesięcznie ponad 11 mln ryz papieru A4, czyli 650 kartek na głowę. Nie lepiej jest w administracji publicznej. Statystyczny urzędnik w Polsce drukuje co najmniej 20 kartek dziennie (każda kartka to dwie strony) — wynika z ogłoszonego niedawno badania Rhenus Logistics. Nie byłoby powodu do zmartwień, gdyby każdy wydruk dało się uzasadnić. Tymczasem — jak szacują specjaliści IDC — jeden dokument powielany jest w biurach nawet 19 razy, choć rzadko potrzeba aż tylu kopii. Według raportu „E-faktura w Polsce” zrealizowanego przez PKPP Lewiatan, tylko w nielicznych przedsiębiorstwach (około 10 proc.) większość dokumentów ma formę cyfrową. A przecież e-dokumenty mają tę przewagę nad tradycyjnymi, że nie walają się na biurkach i można je zarchiwizować nawet w telefonie komórkowym.
Zdigitalizowane umowy czy dane łatwo też odszukać. Co roku firmy wystawiają 1,5 mld faktur papierowych. Zaledwie 8-11 proc. rachunków jest przesyłanych elektronicznie. W skali roku oznacza to wycinkę 255 tys. drzew, zużycie 120 tys. MWh energii elektrycznej i zanieczyszczenie około 6,6 mld litrów wody, czyli tyle, ile potrzeba do napełnienia 3 tys. basenów olimpijskich. Gdybyśmy stosowali jedynie faktury elektroniczne, uniknęlibyśmy wycinki około 130 ha lasów, czyli około 700 dziennie. Zużylibyśmy też mniej wody, a także poprawilibyśmy statystyki emisji CO 2.
Cena urządzenia to nie wszystko
Jak ograniczyć koszty związane z drukiem, a przy okazji dbać o środowisko? Dostawcy produktów i usług IT podsuwają użytkownikom wiele rozwiązań technologicznych. Ale radzą, by wszelkie inwestycje w tej dziedzinie poprzedzać dokładnym przyjrzeniem się, jakimi drukarkami firma dysponuje. — Warto zacząć od audytu, który pozwoli określić stan urządzeń, ich liczbę, rozmieszczenie, sprawność, a także potrzeby pracowników. Dopiero ta wiedza umożliwia wybór właściwego rozwiązania — podpowiada Michał Czeredys.
Wbrew pozorom zakup tanich urządzeń to zły pomysł. Takie maszyny są zwykle drogie w eksploatacji. Wykonane z gorszych materiałów, stosunkowo często się psują. Nie mają takich funkcji jak automatyczny druk dwustronny czy uśpienie urządzenia, co oznacza zwiększone zużycie papieru i prądu. Wyższej klasy sprzęt pozwala odgórnie określić limit drukowanych stron na osobę i pilnować, czy pracownicy stosują się do ograniczeń. Monitoring i raportowane skutecznie zniechęcają zatrudnionych do drukowania i kserowania prywatnych materiałów. Zaawansowany technologicznie sprzęt kosztuje mniej, jeśli do jego wytworzenia wykorzystano komponenty ze starych maszyn, jak to robią m.in. spółki Canon i Ricoh.
— O ekologii myślimy już na etapie projektowania produktów. Znaczna część materiałów i kompozytów użytych podczas produkcji naszych urządzeń podlega recyklingowi. Elementy metalowe zostały zastąpione kompozytami z tworzyw sztucznych — zaznacza Mariusz Śliwa, menedżer produktu w Ricoh Polska.
Jeśli kogoś nie stać na zakup urządzeń, może je wydzierżawić, co wiąże się z płaceniem abonamentu. Taka forma finansowania nie obciąża budżetu i płynności finansowej przedsiębiorstwa. Partnerom zewnętrznym można powierzyć nie tylko park maszyn, ale wszystkie sprawy związane z dokumentami.
— Przy korzystaniu z outsourcingu oszczędności większych spółek wynoszą 10-40 proc., a mniejszych od 10 do 30 proc. Inwestycja obejmująca wprowadzenie np. kontroli wydruku czy elektronicznego obiegu dokumentów zwraca się po 12-18 miesiącach, czasem szybciej — informuje Maciej Nuckowski, dyrektor działu usług w Xerox Polska. Jednym z pomysłów na połączenie oszczędności z ekologią jest przeniesienie papierowych archiwów na twarde dyski.
— Digitalizacja przekłada się na optymalizację kosztów i wpływa na wzrost wydajności pracy osób zajmujących się przetwarzaniem i archiwizowaniem dokumentów. Dodatkowa korzyść dla użytkowników to wizerunek firmy odpowiedzialnej społecznie — wskazuje Michał Kuczyński, dyrektor departamentu podatkowego Infosys BPO Poland.
Kierunek jest jasny
Problem w tym, że — jak pokazują dane firmy Ricoh — aż 63 proc. europejskich firm nie jest gotowych na cyfrową transformację. Eksperci nie mają jednak wątpliwości: z powodu konieczności zaciskania pasa większość biur wcześniej czy później przerzuci się na elektroniczną dokumentację. Z pożytkiem dla środowiska naturalnego.
Wydajność w parze z ekologią
MACIEJ KOWALEWSKI
Canon Polska
Wiele firm staje przed dylematem: wydajność czy ekologia. Jednak czy trzeba wybierać? Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań, które pozwalają pogodzić oba aspekty, dlatego przed podjęciem decyzji o zakupie warto zwrócić uwagę na kilka istotnych kwestii. Najwygodniej zacząć od sprawdzenia wskaźników zużycia energii, deklaracji ECO i certyfikacji (np. Energy Star), które otrzymał produkt. Dobrą rekomendację stanowią także nagrody i wyróżnienia branżowe przyznawane przez niezależne firmy badawcze. Nie mniej istotną kwestią pozostają możliwości samego urządzenia, bo ma ono nie tylko wpisywać się w politykę firmy dotyczącą ochrony środowiska, ale także wpływać na zwiększenie wydajności w zakresie produkcji i przetwarzania dokumentów. Kluczowe znaczenie mają tu funkcje digitalizacji oraz dostępne i kompatybilne oprogramowanie. Potrzebne informacje uzupełnia wiedza na temat bezpieczeństwa materiałów eksploatacyjnych oraz ich recyklingu.