Zamiast telefonu, faksu i wideokonferencji zintegrowany system teleinformatyczny. Pieśń przyszłości? Nie, zunifikowana komunikacja.
Telefon komórkowy, stacjonarny, faks, smartfon, PC, laptop, poczta elektroniczna… Nadmiar urządzeń i technologii zamiast ułatwiać utrudnia komunikację. I odciąga pracownika od jego zadań. Ale tak wcale nie musi być. Unified communications (UC) pozwala połączyć różne kanały przekazu informacji. W rezultacie użytkownicy pozostają ze sobą w kontakcie w czasie rzeczywistym bez względu na miejsce pobytu.
— Inteligentne rozwiązania UC, bazując na informacjach o tzw. kontekście użytkownika, takich jak lokalizacja, dostępność, możliwość komunikacji dwu- lub wielostronnej, sugerują optymalny kanał komunikacji — zachwala Bogdan Kuśpit, menedżer w zespole branżowym telekomunikacja w Infovide-Matrix.
Jak to wygląda od strony technicznej? Na jednym ekranie widać, kto i kiedy próbował się z nami kontaktować. Można mu bezpośrednio i w dogodny sposób odpowiedzieć. Najważniejszymi wyróżnikami rozwiązań klasy UC są: jednorodny, niezależny od urządzenia interfejs, serwer pokazujący obecność użytkownika, a także bogate mechanizmy kierowania komunikacją multimedialną.
Zarządzanie pracownikami
Integracja różnych środków komunikacji, urządzeń i mediów pomaga menedżerom w lepszej organizacji pracy. Przykład? Jak wynika z badań, odbieranie i odpowiadanie na e-maile, SMS-y czy odsłuchiwanie poczty głosowej zabierają statystycznemu menedżerowi dwie i pół godziny dziennie. Dzięki UC można ten czas znacząco skrócić, a zaoszczędzone kwadranse przełożą się na wzrost wydajności.
Jednak podstawową zaletą UC — według przedsiębiorców i szefów — jest zwiększenie możliwości efektywnej pracy także poza stałym miejscem jej wykonywania. Rozwiązanie to — twierdzą — może się nawet przyczynić do popularyzacji elastycznego modelu zatrudnienia.
Arkadiusz Możdżeń, kierownik działu rozwiązań konwergentnych w NextiraOne Polska, zauważa, że unified communications oznacza możliwość komunikacji z każdym i wszędzie, dostęp do zasobów korporacyjnych z każdego miejsca na świecie i bogactwo funkcji, których nie zapewni tradycyjna sieć telekomunikacyjna.
— Niezależnie od tego, czy dokonujemy uzgodnień w hali produkcyjnej, czy objeżdżamy oddziały, czy prowadzimy prezentację w siedzibie klienta, ujednolicona komunikacja wszędzie ułatwia pracę — stwierdza Arkadiusz Możdżeń.
— Dzięki nowym modelom pracy, możliwym do wprowadzenia dzięki zunifikowanej komunikacji, firmy oszczędzają na prowadzeniu biura i transporcie. Nie tracą zaś z powodu opóźnień wynikających z synchronizacji "fizycznego" kontaktu współpracowników — dodaje Bogdan Kuśpit.
Tego typu oszczędności mogą być zauważalne także przy realizacji celów szkoleniowych korporacji. W skład systemu wchodzi przecież oprogramowanie do prowadzenia tele- i wideokonferencji.
— Zebranie setki osób z całej Polski w jednym miejscu to wielotysięczny wydatek. Trzeba zapłacić za bilety, salę konferencyjną i hotel. Ale od czego są systemy wideo- lub webkonferencji? Pracownicy mogą brać udział w szkoleniach, wymieniać się informacjami i opiniami, nie wychodząc z domu czy biura — informuje Bartosz Niwiński z Avaya Poland.
W stronę rynku
UC podnosi również jakość zarządzania relacjami z klientami i partnerami biznesowymi. Więcej — może zapobiec temu, że bez krzty lojalności zmienią z dnia na dzień dostawców.
— Wyobraźmy sobie, że ważny kontrahent dzwoni na telefon stacjonarny, a nas nie ma akurat przy biurku. Klient traci cierpliwość i wybiera usługi konkurencji. Przy zastosowaniu UC informacja o połączeniu trafia natychmiast na komórkę pracownika i można błyskawicznie zareagować — tłumaczy Arkadiusz Możdżeń.
Zunifikowana komunikacja może pełnić wiele funkcji, ale pod warunkiem, że jest dostosowana do specyfiki przedsiębiorstwa. Dlatego — zdaniem Bogdana Kuśpita — wdrażanie UC powinna poprzedzać analiza zachodzących w firmie procesów. Tylko tak można dostosować system do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa, a idąc dalej — do potrzeb pracownika.
— Z innego narzędzia będzie korzystał specjalista z działu administracji czy logistyki, a z innego działający w terenie przedstawiciel handlowy — wskazuje ekspert z Infovide-Matrix.
Realizacja obietnic
Co nas czeka w najbliżej przyszłości? Roman Sadowski, marketing menedżer ds. rozwiązań dla przedsiębiorstw w Alcatel-Lucent Enterprise, nie ma wątpliwości: co się tyczy UC, to w ciągu kilku lat możemy się spodziewać przede wszystkim przechodzenia od fazy obietnic do praktycznej realizacji założeń tego rozwiązania.
— Zunifikowana komunikacja będzie obejmowała coraz większą liczbę urządzeń i aplikacji. Będzie coraz bardziej niezależna od sprzętu. Co ważne — będzie łączyła systemy różnych producentów. Dla użytkownika płynne przechodzenie między różnymi formami komunikacji powinno stać się jeszcze bardziej naturalne — podkreśla Roman Sadowski. l