Już dawno polska informatyka opierała się na shared services center.
Ma więc masę doświadczeń, które warto wykorzystać w biznesie.
Shared services center, czyli centrum usług wspólnych, to dość popularny model usług outsourcingowych. Kojarzy się głównie z obsługą finansowo-księgową i kadrowo-płacową. Centra usług wspólnych realizują wtedy zlecenia pochodzące z kilku jednostek biznesowych lub narodowych jednej organizacji lub też pracują dla wielu zupełnie niezależnych od siebie klientów. Sam ośrodek usługowy może być wtedy albo wydzielonym działem w ramach korporacji albo niezależnym podmiotem gospodarczym.
— Ważne jest to, że realizowane przez ośrodek usługi zaliczane są do tzw. business process outsourcingu, czyli wspierania podstawowej działalności organizacji w zakresie kompleksowego wsparcia procesów zachodzących w organizacji. Ponadto kwestie finansowo-księgowe i kadrowo-płacowe to procesy ustandaryzowane i jasno zdefiniowane — zaznacza Leszek Różdżeński, dyrektor centrum outsourcingu Computerlandu.
Rola informatyki w organizacjach biznesowych ciągle rośnie. Usługi IT wciąż jednak pełnią funkcje wspierające lub pomocnicze i w większości przedsiębiorstw związane są z obszarami mniej krytycznymi dla biznesu. Już ta różnica definiuje nieco inny charakter centrów usług wspólnych w outsourcingu informatycznym.
— Usługi współdzielone to centralne zarządzanie działaniami na rzecz wielu różnych użytkowników. W przypadku outsourcingu IT są to działania na poziomie infrastruktury, narzędzi informatycznych i utrzymania aplikacji biznesowych, a w przypadku usług finansowo-księgowych jest to outsourcing procesu biznesowego, czyli poziomu wyżej — podkreśla Krzysztof Komorowski, dyrektor ds. usług na żądanie w IBM Polska.
Mamy historię i szansę
Istotne różnice pojawią się przy warunkach technicznych, jakie spełnić musi usługodawca zainteresowany utworzeniem informatycznego shared services center.
— Z faktu, iż działalność takiego centrum polegać ma na świadczeniu na rzecz grupy klientów usług opartych na technologiach informatycznych, wynika, że usługodawca musi wcześniej zbudować zaplecze technologiczne, które będzie zaprojektowane tak, by możliwe było efektywne i bezpieczne współdzielenie istniejących systemów i usług przez więcej niż jednego klienta — dodaje Jacek Konczewski, dyrektor działu outsourcingu Incenti.
Przypomina on, że ten model działalności zaistniał w polskiej rzeczywistości na wiele lat wcześniej, niż pojawiło się hasło „outsourcing”, gdy technologie informatyczne nie były dostępne masowemu użytkownikowi, a działanie komputerów i systemów informatycznych ograniczone było jedynie do wyspecjalizowanych ośrodków obliczeniowych. Ośrodki te prowadziły zaś swoją działalność, również w ujęciu komercyjnym — na rzecz innych podmiotów, które były zainteresowane wykorzystaniem możliwości stwarzanych przez działające tam maszyny.
— Tak kilkadziesiąt lat temu narodziły się istniejące w naszym kraju zakłady ZETO, które do dzisiaj prowadzą działalność polegającą na masowym przetwarzaniu danych klienta, zarówno w postaci samych obliczeń, jak i obsługi korespondencji seryjnej — opowiada Jacek Konczewski.
Po latach nastąpił renesans tej koncepcji. Zaczęły powstawać centra usług wspólnych należące do zupełnie nowych organizacji biznesowych. Nierzadko opartych na kapitale zagranicznym.
— Dla podmiotów zagranicznych jesteśmy atrakcyjni ze względu na koszty pracy i wysoki poziom wykształcenia — komentuje Leszek Różdżeński.
— Mówimy o dwu różnych formach. Jedna to wewnętrzne shared services centre, które poszczególne firmy przenoszą do Polski, żeby obsługiwać własnych użytkowników, a druga forma to firmy, których centra danych zlokalizowane są w Polsce, a zorientowane na świadczenie usług IT innym firmom — w kraju i poza nim. Obserwujemy dużą liczbę shared services center obu typów — precyzuje Krzysztof Komorowski.
Nie wszyscy są jednak takimi optymistami.
— Wydawałoby się, że Polska ma wszelkie atuty, aby stać się centrum profesjonalnych usług. Mamy doskonale wyszkolonych fachowców, relatywnie niski poziom płac oraz dużą liczbę absolwentów uczelni akademickich. W kontraście do tego stoi jednak słaba promocja na arenie międzynarodowej, niski poziom wsparcia przez urzędy i agencje, skomplikowany system procedur i procesów niezbędnych do uruchomienia firmy. W wyniku lepszej promocji, aktywnego wspierania i uproszczenia procedur zaczynają nas wyprzedzać Węgry, Słowacja, Czechy, za chwilę zapewne Białoruś i Ukraina. Warto zatem wykorzystać naszą szansę teraz. Szybko uprościć procedury, aktywnie promować nasz kraj i mocno wspierać tego typu inicjatywy. Za chwilę będzie za późno — przestrzega Sebastian Jakubiak, dyrektor projektów outsourcingowych w Hewlett-Packard Polska.
Zalety do rozważenia
Z punktu widzenia klienta, zaletami korzystania z centrów usług wspólnych są: możliwość koncentracji na własnym biznesie, redukcja kosztów, zdefiniowanie poziomu usług, które rzadko są definiowane bez outsourcingu, standaryzacja działań, uwolnienie od konieczności nadążania za zmianami w technologii, zwiększenie wydajności, redukcja wydatków inwestycyjnych, stabilizacja cash flow. Ocena, która z tych zalet jest największa, zależy już od sytuacji konkretnego klienta. Powinien on też mieć świadomość, że niekiedy zalety te wzajemnie się wykluczają.
— W przypadku, gdy głównym celem jest ograniczenie kosztów, trudno spodziewać się jednocześnie znacznego wzrostu ich jakości i odwrotnie — zaznacza Krzysztof Komorowski.
— Trudno podać jednoznaczne wady tego typu modelu biznesowego. Wynika to z tego, że najistotniejszą sprawą jest właściwe zdefiniowanie oczekiwań, na które składa się zakres usług i poziom jakości ich świadczenia. Jeżeli te elementy są nieprecyzyjnie określone, wtedy mogą pojawić się problemy i będą one różne dla różnych kontraktów — kwituje Leszek Różdżeński.