Jednym z ważniejszych elementów nowoczesnych strategii biznesowych jest uzyskanie certyfikatów jakości. Coraz częściej podpisanie kontraktu jest uwarunkowane posiadaniem systemu jakości. Jednak zarówno jego uzyskanie jak i utrzymanie wiąże się ze znacznymi kosztami. Nie oznacza to również, że otrzymuje się go dożywotnio. Wdrożony system wymaga regularnego potwierdzania jego zgodności z obowiązującymi normami.
Certyfikat można zdobyć, ale i stracić. Firmy, które wdrożyły normy ISO, zobligowane są do eliminowania ewentualnych usterek i ciągłego potwierdzania, że wdrożony system działa bez zarzutu. Weryfikacja certyfikatu następuje najczęściej po okresie 3 lat od jego uzyskania. Służy temu tzw. audyt wznawiający. W przypadku niezgodności certyfikat może być zawieszony lub odebrany. Zdarza się również, że firmy rezygnują z niego z własnej woli.
Certyfikatorzy niechętnie jednak mówią o takich przypadkach. Podają jedynie powszechnie znane, bezpieczne dla wszystkich powody. Zapominają, że ich obowiązkiem jest informowanie opinii publicznej o zaistniałych zmianach, np. poprzez zamieszczanie komunikatu w prasie. Sytuacja jest zaskakująca, bo ochrona firm, które na ten certyfikat nie zasługują, nie służy budowaniu prestiżu jednostek certyfikujących, a także niszczy sens istnienia systemu jakości. Najwyraźniej korzyści materialne biorą górę. Wszyscy liczą na powrót klientów, bo wznowienie certyfikatu oznacza wpływy na konto. Odebranie go w wyniku niezgodności w systemie oznacza ponowną certyfikację, a to kosztuje.
Koszty certyfikacji, np. w Kema Quality Polska, wahają się od 8 tys. zł do kilkuset tys. zł. Choć cena dla każdego klienta ustalana jest indywidualnie, nie oznacza to zupełnej dowolności.
— W wyliczeniach opieramy się na wytycznych zawartych w ISO/IEC Guide 62, a także wewnętrznych ustaleniach Kema Quality Network. Cena uzależniona jest od ilości zatrudnionych osób, struktury firmy, rodzaju systemu zarządzania, który ma być certyfikowany — wyjaśnia Ryszard Cedrowski, prezes zarządu Kema Quality Polska.
Koszt utrzymania certyfikatu to 30-40 proc. ceny wyjściowej. Koszty audytu uzależnione są od nakładu pracy. Decyduje o tym wielkość firmy, posiadanie przez nią filii za granicą oraz oddziałów w Polsce, a także branża, jaką reprezentuje.
— Wśród firm certyfikowanych przez Kema Quality Polska nie było przypadku zawieszenia certyfikatu i mamy nadzieję, że taka sytuacja nie nastąpi. Zdajemy sobie sprawę, że nasi audytorzy stawiają wysoką poprzeczkę organizacjom, które zgłaszają się do certyfikacji. Zdarzyło się natomiast, że klient nie mógł utrzymać certyfikatu ze względów finansowych. Recesja doprowadziła bowiem niektóre przedsiębiorstwa nawet do upadłości. Pracowaliśmy również z firmami, które po uporaniu się z problemami wznawiały procedurę certyfikacji — mówi Ryszard Cedrowski.
Łucjan Chomiak, dyrektor DQS Polska, podkreśla, że najczęściej zmiana certyfikatora związana jest ze zmianami własności w firmie. Nowi udziałowcy mają podpisane umowy z innymi jednostkami i wówczas decyzje o ich zmianie zapadają odgórnie. Czasami również firmy szukają oszczędności. Konkurencja pozwala dziś na wybór tańszego certyfikatora.
— Kilku naszych klientów odeszło do innych firm certyfikujących, na co ani my, ani oni nie mieli bezpośredniego wpływu. Jedna z firm została zakupiona przez koncern zagraniczny, który narzucił swojego korporacyjnego certyfikatora. W innym przypadku miała miejsce podwójna certyfikacja. Wówczas po upływie 3 lat ważności klient pozostał przy polskim certyfikatorze. Kolejny przypadek dotyczył trudnej sytuacji finansowej.
— Są również firmy, którym nie zależy na funkcjonowaniu systemu zarządzania jakością, ale na samym certyfikacie. Te najczęściej poszukują jednostki oferującej tańsze usługi — twierdzi Stanisław Pater, członek zarządu RWTÜV Polska.
Na początku działalności na rynku polskim wdrożyliśmy system certyfikacji ISO 9002. Kolejnym etapem było wprowadzenie QS 9000. Szukaliśmy do współpracy firmy, która mogłaby zaoferować kompleksową obsługę, w tym szkolenia dla pracowników. Wówczas system QS nie był jeszcze rozpowszechniony i niewiele firm było w stanie zaoferować odpowiedni poziom usług. RWTÜV Polska, z którą mieliśmy podpisaną umowę, musiałaby ściągać zagranicznych certyfikatorów, więc podjęliśmy decyzję o zmianie jednostki — opowiada Franciszek Kozub, pełnomocnik ds. jakości w firmie Tenneco Automotiv Polska.
W przypadku Zakładów Elektrod Węglowych w Raciborzu, w momencie wygaśnięcia ważności certyfikatu nastąpiło przejęcie przedsiębiorstwa przez SGL Carbon Group, który narzucił zmianę jednostki. Poza tym, jak podkreślają przedstawiciele firmy, koszty okazały się relatywnie mniejsze. Umowa z nową jednostką była więc korzystniejsza.