SaaS otworzył małej kancelarii nowe możliwości
Toruńscy radcy zyskali sprawniejszą pocztę elektroniczną i wszędzie dostępny intranet po tym, jak sięgnęli po usługi w chmurze.
Cloud computing, czyli po polsku chmura obliczeniowa, to hasło odmieniane w sektorze IT przez wszystkie przypadki. Gdy jednak w kwietniu 2010 r. pokusiliśmy się o analizę rynku oprogramowania udostępnianego w tzw. chmurze publicznej, czyli jako usługę (SaaS — Software as a Service), okazało się, że popyt na ten model użytkowania oprogramowania ogranicza się do udostępnianych przez Comarch i Power Media aplikacji finansowo-księgowych dla małych firm. Trudno się zresztą dziwić. Palców jednej ręki było za wiele, by zliczyć pozostałe dostępne wtedy na rynku oferty SaaS.
Od tego czasu trochę się jednak zmieniło. Usługi SaaS zaoferowali polskim klientom najwięksi światowi producenci oprogramowania — IBM, Microsoft i Oracle. Przybywa więc użytkowników publicznej chmury obliczeniowej i potrzeb biznesowych przez nią zaspokajanych.
Małe firmy odkrywają też, że model SaaS udostępnia im niekiedy funkcje wykorzystywane dotąd jedynie przez duże przedsiębiorstwa. Taką obserwację poczyniła Magdalena Myrcha, radca prawny prowadząca w Toruniu kancelarię Causa. Od listopada 2010 r. korzysta z udostępnianej przez Microsoft usługi Business Productivity Online Suite (BPOS).
— Prawnicy dużo pracują poza biurem, a ta usługa bardzo to ułatwia — wyjaśnia Magdalena Myrcha.
Dokument aktualny
Poza właścicielką w kancelarii Causa pracuje trzech aplikantów. Magdalena Myrcha wykupiła więc cztery licencje BPOS. W pierwszej kolejności chodziło o usprawnienie odbioru poczty elektronicznej. Właścicielka kancelarii używa w biurze komputera stacjonarnego. Ma też laptopa. Przed wykupieniem abonamentu na BPOS sama sobie przesyłała niektóre e-maile i dokumenty, by mieć te same w obu komputerach. Mimo to nie zawsze miała do nich dostęp, gdy były jej potrzebne.
— Na spotkania u klientów laptopa najczęściej nie biorę. Jak mam zabrać segregatory z dokumentami, to po prostu wygodniej mi nie brać komputera — tłumaczy Magdalena Myrcha.
BPOS rozwiązał problemy z pocztą. Pozwala na odbiór e-maili z dowolnego komputera lub smartfonu, czyli np. iPhone’a wykorzystywanego przez właścicielkę kancelarii.
— Niezależnie od tego, na jakim urządzeniu odczytam e-mail, to jak zaloguję się do skrzynki pocztowej na innym, też go tam znajdę, a jeśli już go przeczytam, to jest oznaczony jako przeczytany — dodaje Magdalena Myrcha.
Po oswojeniu się z nową pocztą prawnicy z Causy sięgnęli po funkcje usługi BPOS pozwalające na współdzielenie plików i kalendarzy. BPOS zawiera bowiem coś, co można przyrównać do intranetu w dużej firmie.
— Zdarza się, że nad jednym dokumentem pracuje kilka osób. Przesyłanie go między pracownikami może prowadzić do błędów, wynikających z tego, że ktoś będzie pracował ze starszą wersją. Umieszczamy więc dokument w wirtualnej przestrzeni i dzięki temu wszyscy mają dostęp do jego najnowszej wersji. W kancelarii prawnej jest to bardzo ważne — podkreśla Magdalena Myrcha.
Współdzielenie kalendarzy pozwala z kolei na podgląd spotkań, rozpraw i spraw do załatwienia innych pracowników kancelarii. Jest też funkcja polegająca na tym, że osoba umawiająca spotkanie wysyłała przez telefon proponowany termin do prawników, których obecność jeszcze by się przydała. Po zaakcpetowaniu terminu spotkanie jest od razu dodawane do kalendarzy wszystkich zainteresowanych.
Microsoft udostępnia w chmurze również funkcje firmowego komunikatora i telekonferencji. One jednak toruńskich prawników nie interesują.
— Mieliśmy nawet szkolenie z tej opcji, ale raczej z niej nie skorzystamy. To coś dla dużych firm. Nas jest tylko czwórka i jak czegoś od siebie chcemy, możemy po prostu krzyknąć — śmieje się Magdalena Myrcha.
Cena w euro
Microsoft wycenia swoje usługi w euro. Podobnie robi IBM, który usługi podobne do BPOS udostępnia pod marką LotusLive.
— Nie spotkaliśmy się z tym, żeby cennik w euro był dla klientów problemem. Zwłaszcza, że większość klientów płaci za rok z góry. Możliwość bezpłatnego testowania usługi przez miesiąc jest dla nich wystarczająca, by mogli świadomie podjąć decyzję — twierdzi Maciej Magierek z IBM Polska.
Faktury z Microsoftu przychodzą co miesiąc. Tylko duże firmy mogą liczyć na opłacanie abonamentu za kwartał, półrocze lub rok. Zresztą miesięczny abonament wydaje się bardziej korespondować z ideą SaaS. W takich ofertach chodzi przecież o to, by rozkładając koszty inwestycji w czasie, udostępnić technologię firmie, dla której byłoby problemem poniesienie kosztów typowego wdrożenia, kumulujących się na początku użytkowania systemu informatycznego. Ale i IBM deklaruje, że ma wśród klientów naprawdę małe firmy, które wykupują licencje na 5-10 użytkowników.
— Takim firmom usługi SaaS przysparzają najwięcej korzyści. Dzięki nim mogą pozyskać technologie, które ze względu na kapitałochłonność tradycyjnego wdrożenia byłyby dla nich zupełnie nieosiągalne — podsumowuje Maciej Magierek.