Co przedstawić w strategii podatkowej

Od tego roku nałożono na firmy zadanie, do którego powinna przygotować się także część przedsiębiorców, których ono nie obejmuje. W zasadzie warto, aby już teraz byli w takiej gotowości, gdyż wymaga ono sporo pracy, która może zająć nawet kilka miesięcy. O tym, czy muszą ją wykonać, decyduje wielkość uzyskiwanych przychodów, zbliżona do granicy, której przekroczenie wymaga wywiązania się z nowego obowiązku.

Temu zadaniu podlegają dwie grupy podmiotów – podatkowe grupy kapitałowe (PGK), bez względu na wysokość obrotów, oraz przedsiębiorcy, u których wartość przychodu uzyskana w roku podatkowym przekroczyła równowartość 50 mln EUR. Ustawodawca zobowiązał ich do publikowania na stronie internetowej informacji o realizowanej strategii podatkowej. Pozna ją nie tylko fiskus, ale też klienci, kontrahenci i konkurencja.

Nie takie to proste

– Jeśli w firmach znajdujących się na granicy progu, czyli 50 mln EUR, z planów sprzedażowych wynika, że zostanie on przekroczony w 2021 r., to strategię trzeba przygotowywać już teraz. Obejmuje ona bowiem m.in. procedury podatkowe, do których trzeba stosować się w trakcie roku – mówi Helena Bogdanowska, doradca podatkowy z Kancelarii Ożóg Tomczykowski.

Zgodnie z komunikatem Ministerstwa Finansów (MF) pierwsze informacje mają dotyczyć 2020 r. i pojawić się do końca tego roku. Według przepisów informację o strategii realizowanej w danym roku podatkowym należy opublikować po jego zakończeniu w ciągu 12 miesięcy i powiadomić o tym urząd skarbowy. Za niewypełnienie tego obowiązku w wyznaczonym terminie grozi kara do 250 tys. zł.

Wprowadzone przepisy nie ułatwiają jednak tego zadania. Wymieniają jedynie przykładowy katalog danych, które powinien zawierać taki raport. Wiadomo natomiast, że nie wymaga się umieszczania w nim informacji objętych tajemnicą handlową, przemysłową, zawodową lub procesu produkcyjnego.

– Ustawodawca z jednej strony nie definiuje strategii podatkowej, a zarazem jej brak sankcjonuje. Jednocześnie podaje przykładowy katalog danych, które w szczególności powinna ona zawierać. To oznacza, że podatnik powinien zamieścić jeszcze inne informacje, lecz dokładnie nie wiadomo, jakie – komentuje Radosław Żuk, doradca podatkowy z ECDP Tax Żuk Komorniczak i Wspólnicy.

Jego zdaniem wątpliwości budzi też sam ustawowy katalog, jak np. wskazane w nim procesy i procedury dotyczące zarządzania obowiązkami podatkowymi.

– Podanie takich informacji będzie oznaczało konieczność stworzenia stosownych procedur, jeżeli do tej pory podatnicy ich nie posiadali, co z kolei nie jest wymagane przez przepisy prawa podatkowego. Nie istnieją bowiem żadne regulacje dotyczące konieczności posiadania np. procedury wystawiania faktur czy chociażby użytkowania samochodów przez pracowników – wyjaśnia Radosław Żuk.

Ważenie korzyści i strat

Bogdan Świąder, doradca podatkowy z Grupy Togatus, zwraca uwagę, że na skutek niejasnych przepisów ocena tego, czy strategia jest wystarczająca, będzie zależała od woli urzędnika skarbowego. Uważa, że część z ujawnianych informacji może należeć do danych wrażliwych.

– Ich podawanie nie będzie właściwe ze względu na konsekwencje rynkowe. Samą strategię podatkową można sporządzić w dość szerokim zakresie. Warto natomiast zdecydować, czy jej prezentacja przyjmie formę pełną, czy tylko zgodną z punktami wymienionymi w ustawie, czy uproszczoną, czyli zawężającą. Podatnik musi wyważyć korzyści i straty między upublicznieniem wszystkiego a dobrem swojej firmy – mówi Bogdan Świąder.

– Strategia podatkowa jest tym samym regulacją blankietową, która wymaga od podatników przewidywania woli ustawodawcy, co jest karygodne z perspektywy prowadzenia poważnego biznesu – uważa Radosław Żuk.

Podkreśla, że to obniża zaufanie przedsiębiorców do państwa. Mimo podejmowania prób wypełniania nakładanych na nich obowiązków zawsze mogą bowiem zostać oskarżeni o ich niewłaściwą realizację.

– Z braku ustawowej definicji strategii podatkowej można przyjąć, że jest to stosunek udziałowców i osób zarządzających do podatków przedsiębiorstwa, w tym obowiązków wynikających z prawa i otwartości na ryzyko podatkowe. Ich postawa wpływa na procesy zachodzące w firmie, reguły decyzyjne i komunikacyjne oraz klarowność w zasadach odpowiedzialności. Inna jest polityka podatkowa firm nastawionych na krótkoterminowe zyski, z większą skłonnością do optymalizacji, a inna w zakładających powolny stabilny rozwój, dbających o minimalizację przyszłych potencjalnych strat wynikających ze sporu z fiskusem – wyjaśnia Helena Bogdanowska.

Dodaje, że strategia podatkowa powinna być dopasowana do wielkości i struktury przedsiębiorstwa i branży, aby zachować efektywną zdolność do realizowania jej założeń. Powinna zapewnić również prawidłowe udokumentowanie podejmowanych decyzji oraz ich skutków finansowych i podatkowych. Jej zdaniem warto spisać tę politykę i przyjąć ją uchwałą zarządu, po uprzedniej akceptacji rady nadzorczej.

Analiza za analizą

Pierwszym krokiem powinna być analiza istniejących procesów biznesowych i organizacyjnych – obiegu dokumentów, zgłaszania planowanych transakcji lub restrukturyzacji, akceptacji umów, monitorowania zmian w przepisach, konsultowania wątpliwości z doradcami zewnętrznymi. W drugim kroku należy przyjrzeć się organizacji pracy działu finansowo-księgowego – podziałowi zadań, siatce odpowiedzialności, mechanizmom współpracy z innymi komórkami i kierownictwem. Niezbędne jest wychwycenie procesów zgłaszania nieprawidłowości oraz reagowania na nie. Należy jednak zachować niezależność tego działu od sprzedażowych i operacyjnych oraz zarządu.

– Celem tych jednostek jest optymalizacja zysku, natomiast działu finansowego – dbanie o prawidłowość i terminowość wypełniania obowiązków podatkowych. Właściciele powinni zwracać szczególną uwagę właśnie na ten aspekt, gdyż nieprawidłowości podatkowe przyczyniają się być może do krótkotrwałych korzyści, lecz w dłuższej perspektywie powodować mogą spore straty. Jednocześnie, ze względu na odpowiedzialność osobistą, powinno to być w interesie także osób zarządzających – wyjaśnia przedstawicielka Kancelarii Ożóg Tomczykowski.

Według niej należy też przeprowadzić audyt IT i raportów tam tworzonych, gdyż nawet mały błąd w takim dokumencie może przynieść poważne konsekwencje. Przygotowanie właściwych rozliczeń podatkowych zależy od prawidłowych danych źródłowych, ich wprowadzenia do systemów księgowych i umiejętnej analizy. Konieczna jest też weryfikacja kontroli wewnętrznej i zewnętrznej oraz zarządzania kadrami. Większość błędów wynika bowiem z niedoskonałości pracy ludzkiej. Wreszcie przedsiębiorca musi zbadać, czy i jakie obowiązują u niego procedury podatkowe. To dzięki nim pracownicy powinni wiedzieć, kto i za co odpowiada oraz kto z kim ma porozumiewać się w sprawie obowiązków podatkowych. Celem takiego systemu postępowania jest bowiem ich terminowe i prawidłowe wypełnianie.

Do takich procedur należy np. należyta staranność w VAT w weryfikacji uczciwych kontrahentów, wypełnianie obowiązków w zakresie cen transferowych czy identyfikowanie transakcji wymagających sporządzania w formie pisemnej uzasadnienia biznesowego.

– Spisanie i uporządkowanie strategii podatkowej może zająć kilka miesięcy. Będzie to wyzwanie organizacyjne, wymagające zaangażowania pracowników na różnych szczeblach i w różnych departamentach – uważa Helena Bogdanowska.