AGNIESZKA FEDOR adwokat, partner, WKB Wierciński, Kwieciński, Baehr
Działalność każdego przedsiębiorstwa wiąże się z ryzykiem, nie tylko gospodarczym, ale i ryzykiem wynikającym z konieczności poruszania się po labiryncie przepisów prawa. Compliance oznacza praktyki zmierzające do minimalizacji tego ryzyka. Przez compliance, dążymy do tego, aby przepisy ustaw i innych regulacji były realizowane przez przedsiębiorców. Służą temu przede wszystkim odpowiednio skonstruowane wewnętrzne procedury i instrukcje oraz umiejętność ich prawidłowego wdrażania. Compliance w kompleksowym wydaniu wymaga działań profilaktycznych, zapobiegających ryzyku niedostosowania do przepisów prawa, ale i działań naprawczych, w razie zaistnienia takich niezgodności.
Etap 1. Diagnoza i profilaktyka
Pierwszy etap to analiza cech i struktury przedsiębiorstwa (np. liczby etatów, obecności związków zawodowych, ich reprezentatywności) bowiem są to czynniki, które determinują jakie regulacje powinny zostać wprowadzone. Następnie należy przeanalizować istniejące procedury wewnętrzne, sprawdzić, czy w przedsiębiorstwie zostały skutecznie wprowadzone obowiązkowe regulaminy (np. regulamin pracy, regulamin wynagradzania). Trzeba pamiętać także o umowach z pracownikami, umowach cywilnoprawnych, umowach outsourcingowych, które stanowią źródło praw i obowiązków dla przedsiębiorcy i także powinny być zbadane pod kątem compliance. Niekiedy potrzeba dostosowania działalności przedsiębiorstwa do wymogów compliance wynika z przypadkowo ujawnionych nieprawidłowości, np. roszczeń zgłoszonych przez pracownika.
Etap 2. Opracowywanie i wdrażanie rozwiązań Kolejny etap to wybór narzędzi dla danego przedsiębiorstwa. Będą to nie tylko określone procedury i regulaminy, ale i struktury wewnętrzne, odpowiedzialne za realizację określonych zadań. Przedsiębiorca dysponuje szerokim wachlarzem procedur, które ułatwiają realizację jego obowiązków jako pracodawcy. Poza wspomnianymi wyżej regulaminami można do nich zaliczyć procedury związane z polityką równego traktowania i zapobiegania mobbingowi w miejscu pracy, procedurę postępowania w razie konfliktu interesów, monitoringu działań pracowników, ochrony informacji poufnych itd. Opracowanie odpowiednich narzędzi nie gwarantuje jeszcze sukcesu, ważne jest także ich wdrożenie w sposób zapewniający ich skuteczność prawną. Etap wdrażania wiąże się także z oswojeniem pracowników z nowymi rozwiązaniami.
Polityka compliance nie kończy się jednak w tym miejscu. Należy pamiętać, że regulaminy i procedury powinny być systematycznie przeglądane, weryfikowane w odniesieniu do zmieniających się przepisów i aktualizowane. Przedsiębiorca stosujący politykę compliance minimalizuje ryzyko swojej działalności i ma ułatwione zadania w razie ewentualnych kontroli inspekcji pracy czy ZUS. Pisemne instrukcje i regulaminy ułatwiają przeprowadzenie postępowania dowodowego w zakresie realizacji obowiązków pracodawcy nie tylko w razie kontroli, ale także w razie sporu z pracownikiem.