Polski przedsiębiorca, który korzysta z pracy lub usług cudzoziemców musi bez wezwania zawiadomić urząd skarbowy o wysokości ich wynagrodzenia. Obowiązek taki ciąży na nim w przypadku, gdy wynagrodzenie jest wypłacane nie przez niego samego, ale firmę nie będącą polskim rezydentem podatkowym. W praktyce dotyczy to firm wchodzących w skład koncernów międzynarodowych.
Obowiązek powstaje, jeżeli zgodnie z umowami o unikaniu podwójnego opodatkowania, których stroną jest Polska, wynagrodzenie takie, gdyby było uzyskane w naszym kraju, zostałoby tutaj opodatkowane. Drugi warunek to powiązanie pomiędzy podmiotem polskim i obcym. Firma zagraniczna musi brać udział w zarządzaniu lub kontroli polskiego przedsiębiorcy lub mieć udział w kapitale uprawniający do wykonywania minimum 5 proc. głosu.
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie informacji podatkowych, obowiązek podawania danych powstaje, gdy wynagrodzenie cudzoziemca sięga 300 tys. EUR (około 1,2 mln zł). Jeżeli obca firma posiada w Polsce przedstawicielstwo, przedsiębiorstwo lub oddział, próg ten obniża się do zaledwie 5 tys. EUR (20 tys. zł).
Przedsiębiorca musi zawiadomić urząd m.in. o wysokości wynagrodzenia oraz formach i terminach zapłaty.
