Przedsiębiorcom zostało niewiele czasu na dostosowanie się do wymogów Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i przejście z papierowych na całkowicie elektroniczne, ustrukturyzowane faktury. Eksperci mówią, że to ostatni dzwonek na przygotowania. Obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch głównych etapach. Dla przedsiębiorstw, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczy kwotę 200 mln zł, wejdzie on w życie 1 lutego 2026 r. Natomiast w przypadku pozostałych – dwa miesiące później.
– Ponadto harmonogram Ministerstwa Finansów (MF) przewiduje wydłużony okres przejściowy dla tzw. podatników wykluczonych cyfrowo. Zgodnie z definicją są to firmy, w przypadku których wartości pojedynczej faktury i miesięcznej sprzedaży nie przekraczają odpowiednio: 450 zł i 10 tys. zł – mówi Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy w firmie inFakt.
Dodaje, że chodzi o najmniejsze firmy. Zastanawia się jednak, czy rzeczywiście są one wykluczone cyfrowo.
– Założenie, że wykluczenie dotyczy wyłącznie przedsiębiorców wystawiających drobne faktury, jest strzałem kulą w płot. Tak naprawdę zależy ono od dostępu do technologii i odpowiednich kompetencji, a nie od skali obrotów czy wartości faktury. W praktyce ryzyko cyfrowego wykluczenia może dotyczyć różnych grup przedsiębiorców, niezależnie od wielkości ich biznesu. Na tej liście znajdują się właściciele mikro i małych firm, którzy dotychczas korzystali głównie z papierowych faktur i nie mają dostępu do profesjonalnego wsparcia IT. Są to również przedsiębiorcy w starszym wieku, nieobyci z nowymi technologiami, dla których obowiązkowa obsługa systemu elektronicznego może być poważną barierą w prowadzeniu biznesu. To tego grona zaliczają się również przedstawiciele firm działających w regionach o słabej infrastrukturze internetowej – wylicza Piotr Juszczyk.
Paradoksalnie, jak zauważa, w definicji podatników wykluczonych cyfrowo brak dostępu do internetu lub odpowiedniego oprogramowania nie jest uznawany za istotny czynnik.
– Firma może mieć doskonałe zaplecze techniczne. Jeśli wystawia faktury o małej wartości, będzie uznana za tzw. wykluczoną cyfrowo. Natomiast przedsiębiorca wystawiający w skali miesiąca jedną fakturę, ale większej wartości, nie załapie się na preferencje, choć może nie mieć żadnego doświadczenia w korzystaniu z narzędzi cyfrowych – mówi Piotr Juszczyk.
Zwraca uwagę, że prawie każdy przedsiębiorca będzie musiał wcześniej czy później zetknąć się z KSeF, choćby jako odbiorca faktur. Dodaje, że odroczenie obowiązku dla mniejszych firm dotyczy tylko wystawiania dokumentów, a nie ich otrzymywania.
– Warto pamiętać, że KSeF nie dotyczy wyłącznie relacji przedsiębiorca - fiskus, lecz również tych między samymi właścicielami firm. Większość z nich zetknie się z KSeF już w lutym 2026 r. tankując paliwo, ponieważ stacje benzynowe należą do największych podatników. Oznacza to, że nawet firmy objęte początkowo ulgą będą musiały nauczyć się odbierać i przetwarzać faktury w nowym systemie od większych kontrahentów – zauważa Piotr Juszczyk.
Uśpiona czujność
Ogłoszone przez MF różne terminy wdrożenia KSeF tylko pozornie dają niektórym przedsiębiorcom więcej czasu na przygotowania. W praktyce, jak podkreśla Piotr Juszczyk, może to uśpić ich czujność i w efekcie mogą nie zdążyć dostosować w odpowiednim czasie systemów księgowych, przeszkolić pracowników i przeprowadzić niezbędnych inwestycji.
– E-fakturowanie to krok w dobrym kierunku. Jednak tempo i sposób jego wdrażania powinny uwzględniać obecne realia. Nie wystarczy założyć, że wszyscy przedsiębiorcy sprostają cyfrowym wyzwaniom z dnia na dzień. Uważam, że lepszym rozwiązaniem byłoby wydłużenie okresu bez kar i wprowadzenie szerokiej kampanii informacyjnej. Dzięki temu zwiększyłaby się świadomość przedstawicieli biznesu dotycząca korzyści wynikających z e-fakturowania. Natomiast rzeczywiście wykluczeni cyfrowo przedsiębiorcy nie byliby od razu ukarani – podkreśla główny doradca podatkowy w firmie inFakt.
Odroczenie kary
Z harmonogramu MF wynika, że do końca przyszłego roku nie będzie kar za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF. Do tego czasu nie będzie również wymogu podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury, podobnie jak w fakturach wystawianych w mechanizmie podzielonej płatności.
Tomasz Kuciel, prezes firmy Editel, powołując się na najnowsze dane MF, podkreśla, że dotychczas z KSeF skorzystało zaledwie 5230 firm. Od 1 stycznia 2023 r. do początku marca przedsiębiorcy wystawili w sumie 2 mln 55 tys. elektronicznych faktur.
– Docelowo do systemu ma wpływać nawet 100 mln dokumentów miesięcznie. Do tej pory w rekordowym pod tym względem grudniu 2024 r. do KSeF trafiło 177 tys. faktur. To pokazuje, w jakim momencie przygotowań znajdują się przedsiębiorcy. Dodatkowo zwiększenie wolumenu faktur z obecnego bardzo niskiego poziomu będzie ogromnym testem dla stabilności KSeF – zaznacza Tomasz Kuciel.
Zwraca uwagę, że termin wprowadzenia obowiązkowego KSeF był już przekładany. Jego zdaniem część przedsiębiorców nie traktuje daty 1 lutego 2026 r. jako ostatecznego terminu wejścia w życie nowych przepisów.
– Problemem jest też brak środowiska testowego. Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że nowe środowisko testowe zostanie udostępnione 30 września – wskazuje Tomasz Kuciel.
Zauważa, że od tego terminu do lutego 2026 r. są tylko cztery miesiące,
– Przedsiębiorcy muszą efektywnie wykorzystać wspomniany czas i nie mogą pozwolić sobie na zwłokę – uważa Tomasz Kuciel.