Gdy miną trzy miesiące po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego albo epidemii COVID-19, przestaną obowiązywać przyjęte na szczególny czas pandemii zasady organizowania pracy zdalnej, a zaczną nowe – projektowane obecnie – do stosowania w normalnych warunkach funkcjonowania gospodarki. Ten tryb wykonywania zadań służbowych ma być unormowany kompleksowo i szerzej niż telepraca, której przepisy znikną z Kodeksu pracy. Pojawią się natomiast takie, które nie tylko zobowiążą firmy do wewnętrznego uszczegółowienia i uzgodnienia (jeśli nie z całą załogą, to na pewno z danym pracownikiem) reguł wykonywania pracy zdalnie, ale zarazem dopuszczą możliwość świadczenia jej doraźnie, gdy zechce tego podwładny. Rocznie będzie mu przysługiwało do wykorzystania w ten sposób maksymalnie 12 dni. Jest to jedno z nieznanych dotąd rozwiązań i o tyle korzystne, że pracodawca w zasadzie powinien przystać na taki wniosek. Jednocześnie zwolni go to z różnych obowiązków, w tym z ponoszenia kosztów związanych z pracą zdalną, czego w innych przypadkach prawo będzie wprost wymagać.
Zamiast telepracy
W uzasadnieniu do upublicznionego już projektu nowelizacji kodeksu jego autor, czyli resort rozwoju, zwraca uwagę, że w odróżnieniu od przepisów o telepracy nowe regulacje wprowadzą obowiązek pokrycia określonych wydatków związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika. Według wyjaśnień jest to realizacja postulatów związków zawodowych i organizacji pracodawców o ustawowe unormowanie rekompensaty.
Zgodnie z projektem Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii pracodawca będzie zobowiązany do dostarczenia niezbędnych materiałów i narzędzi oraz do pokrycia kosztów ich instalacji, serwisu, eksploatacji i konserwacji. Ma zrekompensować pracownikowi także wydatki na energię elektryczną, dostęp do łączy telekomunikacyjnych i ewentualnie inne ponoszone na cele służące świadczeniu pracy zdalnej, jeśli taki obowiązek zostanie określony w porozumieniu ze związkami zawodowymi lub regulaminie – albo w poleceniu bądź uzgodnieniach z pracownikiem, gdy nie dojdzie do zakładowych uzgodnień czy wydania regulaminowych postanowień. Jeżeli ktoś zechce wykorzystywać własny sprzęt, szczegóły mają być ustalane indywidualnie, łącznie z określeniem wysokości ekwiwalentu pieniężnego.
Projekt przewiduje też inny wariant rekompensowania wydatków – przez wypłatę ryczałtu. Zatem ogólne reguły wykonywania pracy zdalnej, w tym ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub zryczałtowanej kwoty, będą regulowane na poziomie zakładowym. Szczegółowe zasady mogą być zawierane w porozumieniu z pracownikiem, jeśli taka będzie wola stron.
– Według dotychczasowych przepisów ponoszenie kosztów w pełni zależy od woli pracodawcy. Projekt nareszcie przewiduje uregulowanie tej sprawy, lecz nie jest to rozwiązanie w pełni satysfakcjonujące – ocenia Bartosz Ulczycki, prawnik z Kancelarii DGTL Kibil Piecuch i Wspólnicy.
Co do zwrotu
Jego zdaniem plusem jest to, że pracodawca będzie musiał pokryć m.in. wydatki na zużycie prądu i dostęp do internetu. Dobrze też, że projektodawca sugeruje możliwość rekompensowania innych kosztów bezpośrednio związanych ze świadczeniem pracy zdalnej, do których w ocenie prawnika można zaliczyć część czynszu, rachunków za wodę czy wywóz śmieci. Jednak do zwrotu takich właśnie opłat firma będzie zobowiązana wyłącznie wtedy, gdy zostanie to określone w porozumieniu z zakładową organizacją związkową bądź w regulaminie pracy zdalnej albo w poleceniu jej wykonywania. Uwagę na to zwraca również Aleksander Stuglik, partner zarządzający w kancelarii KBZ Żuradzka & Wspólnicy.
– Jak widać brakuje rozwiązań, z których wprost wynikałby obowiązek partycypowania przez pracodawcę w kosztach utrzymania lokalu, najczęściej mieszkania, z którego pracownik świadczy pracę zdalną. Nie potrzebuje on przecież biura i jego infrastruktury. W efekcie po stronie firmy pojawiają się oszczędności, którymi w mojej ocenie powinna podzielić się z zatrudnionymi, płacąc im ryczałt – i to nie tylko za zużyte media, jak energia elektryczna, woda oraz ciepło, ale również za wykorzystaną do pracy powierzchnię mieszkania – twierdzi Aleksander Stuglik.
Uważa, że w zasadzie trudno w ogóle dopatrzyć się racjonalności we wprowadzeniu do Kodeksu pracy nowych przepisów o pracy zdalnej, skoro są już w nim regulacje dotyczące telepracy, które można było jedynie zmienić.
– Faktem jest, że przepisy te nie były często stosowane przez pracodawców. Zostały jednak sformułowane na tyle fortunnie, że wystarczyło je zmodyfikować, biorąc pod uwagę rozwój techniki. Projektodawca nie wyjaśnia, jaka jest różnica pomiędzy telepracą a pracą zdalną, która ma zastąpić tę pierwszą, i po co w zasadzie je zamieniać. Według mnie różnicy nie ma, a kwestia ma charakter nazewniczy – podkreśla Aleksander Stuglik.
Wyjaśnia, że już w obecnych regulacjach dotyczących telepracy znajdują się przepisy o zapewnieniu niezbędnego sprzętu przez pracodawcę bądź o wykorzystaniu prywatnego – należącego do pracownika.
– Projektowane rozwiązania są po prostu bardziej precyzyjne i dokładniejsze, co akurat należy ocenić pozytywnie – mówi przedstawiciel kancelarii KBZ Żuradzka&Wspólnicy.
Ustalenie wysokości kosztów do pokrycia przez pracodawców może jednak sprawiać pewne praktyczne problemy.
– Sposób ich obliczenia nie będzie dowolny. Będzie zależał m.in. od zużycia materiałów, narzędzi i ich cen rynkowych, co ma być udokumentowane, lecz nie wiadomo, w jaki sposób. Tego projektodawca nie przewidział. Z pewnością jednak pracownicy powinni zbierać swoje rachunki za prąd i internet, aby wykazać poniesiony wydatek – mówi Bartosz Ulczycki.
Podatkowe zwolnienie
Pracownicy przyjmą natomiast z zadowoleniem fakt, że wartość przekazanych im materiałów i narzędzi do pracy zdalnej oraz pokryte przez pracodawcę jej koszty nie będą przychodem podlegającym podatkowi dochodowemu od osób fizycznych (PIT). Będzie to ułatwienie także dla przedsiębiorstw, które jako płatnicy muszą ustalać i potrącać zaliczki na podatek od zarobków zatrudnionych w nich osób.
– Jest to w pełni zgodne z postulatami m.in. części prawników i z podejściem Krajowej Informacji Skarbowej do stosowanej ostatnio powszechnie pracy zdalnej – twierdzi Bartosz Ulczycki.
Jak wyjaśnia, w wydanych ostatnio interpretacjach podatkowych organ ten uznał, że koszty pracy zdalnej mogą być zwrócone w wysokości zryczałtowanej bez obowiązku opodatkowania tego rodzaju transferu pieniędzy. Nie jest to bowiem przychód pracownika, a jedynie realizacja obowiązku zapewnienia mu niezbędnego wyposażenia.
Również Aleksander Stuglik ocenia pozytywnie wyłączenie z opodatkowania wyposażenia niezbędnego do pracy zdalnej i związanych z nią wydatków. W przypadku telepracy fiskus nie zawsze rozstrzygał w tej sprawie na korzyść pracownika.
– Niektóre urzędy skarbowe wyrażały pogląd, że jeśli pracownik wykonujący telepracę korzysta ze sprzętu dostarczonego przez pracodawcę również poza godzinami pracy, np. oglądając film na laptopie firmowym, to z tego tytułu powinien wykazać przychód, bo nie musi kupować własnego komputera – wyjaśnia partner zarządzający KBZ Żuradzka&Wspólnicy
– Jedyna wątpliwość, jaką mam, wiąże się z uregulowaniem kwestii podatkowych w przepisach prawa pracy. Tego rodzaju przepisy powinny znaleźć się w ustawie o PIT – zauważa przedstawiciel Kancelarii DGTL Kibil Piecuch i Wspólnicy.